+30 km
Uren
Opleiding
Dienstverband
Ervaring
Salaris
Datum
Bedrijfstype
Zoek vacatures
Soortgelijke vacatures omgeving Rotterdam.
Laad meer vacatures

Projectsecretaris Gebiedsbeheer Rotterdam Bright Professionals

Solliciteer nu
Solliciteer als één van de eersten
Opslaan
Solliciteer nu
Opslaan
Delen

Gevraagd

  • 36 uur
  • MBO of hoger
  • Nederlands (taal)

Aanbod

  • Vast contract
 

Vacature in het kort

Rotterdam
Als Projectsecretaris Gebiedsbeheer speel je een cruciale rol in het bieden van perfecte ondersteuning aan projecten. Met jouw ervaring in samenwerking zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt, van notuleren en verslagen maken tot het organiseren van bijeenkomsten. Je werkt nauw samen met diverse stakeholders en draagt bij aan het soepel verlopen van projecten. Jouw flexibiliteit, communicatieve vaardigheden en resultaatgerichtheid maken het verschil. Lees verder en ontdek waarom wij de ideale werkgever voor jou kunnen zijn.
 

Over het bedrijf

Bright Professionals
Werving en selectie21 - 50 medewerkers
Bedrijfsprofiel
Medewerkers
 

Volledige vacaturetekst

Functieomschrijving
Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Projectsecretaris Gebiedsbeheer.

Waar ben jij van?
Jij bent van het bieden van de perfecte ondersteuning. Met jouw ervaring in samenwerking weet jij als geen ander welke ondersteuning en vastlegging er nodig is om het project naar het gewenste resultaat te leiden. In veel gevallen ben jij het oliemannetje en zorg je ervoor dat het project in alle fases soepel verloopt en wordt vastgelegd.

Jouw functie
Jij neemt de projectmanager en programmamanager werkzaamheden uit handen, zoals verslagen maken, acties uitzetten en monitoren, en overleggen inplannen. Informatie hierover haal je uit alle hoeken bij interne en externe stakeholders. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het bijhouden van de RSPW-app, MJP(MeerJarenPlan)-app en een aantal mailboxen, het beantwoorden van vragen van bewoners, en het schrijven van participatieplannen en bewonersflyers. Ook organiseer je bijeenkomsten en werk je de resultaten uit, zodat de projectmanager zich kan richten op integraal projectmanagement.
Door projectmanagers (SB/Gebied) wordt gestuurd op GROTICK-aspecten. Hiervoor hebben zij regelmatig plan team overleggen (planfase) en projectteam overleggen (engineerings- en uitvoeringsfase) om scope, planning en voortgang te bewaken.
Inhoudelijke taken en verantwoordelijkheden
  • Je neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en jouw werkzaamheden met de projectmanager.
Notuleert en maakt verslagen/actielijsten van deze (technische) overleggen.
Ondersteunt bij het schrijven van relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, participatieplannen, voortgangsrapportages, beslisdocumenten, notities, planningen, (uren)ramingen, offerte(aanvragen), risicoanalyses, opdrachten en bewonerscorrespondentie.
Bijhouden van diverse mailboxen.
Je hebt overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming, planning en informatiestromen.
  • Je bent verantwoordelijk voor de documentenstroom en het correct archiveren daarvan in de juiste systemen (DIVA, RSPW-App).

Jij hebt ruimtelijk inzicht en kunt kaarten/tekeningen ‘lezen’.

Jouw profiel
Als projectsecretaris bied jij ondersteuning aan het project op verschillende vlakken en werk je planmatig. Het ene moment organiseer je overleggen en het andere moment notuleer je in een overleg. Jij bent flexibel. Samen met de projectmanager stel je verschillende rapportages op, die worden gelezen door verschillende belanghebbenden, zoals technische collega’s, soms wijkraden en/of bewoners en de ambtelijk opdrachtgever. Jij hebt ruimtelijk inzicht en het vermogen om kaarten/tekeningen te kunnen ‘lezen’. Door jouw communicatieve vaardigheden schrijf je dit op de juiste manier. Door jouw omgevingsbewustzijn speel je in op ontwikkelingen en heb je zicht op de belangen en behoeften van anderen. Daarnaast ben je resultaatgericht en schrikken deadlines jou niet af.
Je bent een verbinder en netwerker met een sterk ontwikkeld sociaal en communicatief vermogen, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent omgevings- en organisatiebewust, waardoor je goed aanvoelt wat er speelt binnen en buiten de organisatie. Als goede luisteraar weet je snel de kern uit gesprekken te halen en deze helder samen te vatten.
Je bent proactief en daadkrachtig: je wacht niet af, maar neemt initiatief en brengt zaken in beweging. De dienstverlening staat bij jou centraal, waarbij je oog hebt voor de behoeften van anderen zonder het resultaat uit het oog te verliezen. Resultaatgerichtheid, nauwkeurigheid en samenwerken vormen de kern van jouw manier van werken.
Je communiceert duidelijk, bent flexibel in je aanpak en past je moeiteloos aan veranderende omstandigheden aan. Deze combinatie van eigenschappen maakt jou tot een waardevolle schakel binnen elk team of organisatie.

De afdeling
Afdeling Gebiedsbeheer, sector Openbare Werken, cluster Stadsbeheer.
Jij bent samen met diverse collega’s verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de buitenruimte van Rotterdam. Bij Gebiedsbeheer zorgen iets meer dan 200 collega’s, verdeeld over zes rayons, voor dagelijks en planmatig beheer en onderhoud van de buitenruimte. Dit doen zij wijkgestuurd, met ruimte voor de wensen van de Rotterdammer en zo min mogelijk integraal, zodat de straat bijvoorbeeld zo min mogelijk open hoeft.

De organisatie
De skyline van Rotterdam. De diversiteit aan bedrijven en publieke instellingen. De bereikbaarheid van stad en regio. De internationale handelsgeest, ondernemerskracht, ambitie en daadkracht. Het zijn voorbeelden van hoe Stadsontwikkeling en Stadsbeheer samenwerken met bewoners en ondernemers aan de voorspoed van de stad. Afgelopen jaren zijn daar extra opgaven bijgekomen zoals de ‘groene groei’: vooruitgang die klimaatvriendelijker, beter voor het milieu en op een circulaire gedachte gebouwd is. Grote ambities die ook plek moeten krijgen in de projecten. De gemeente bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad. Met hart voor Rotterdam en de mensen die er wonen en werken.
Samen met Rotterdammers en verschillende partners geven jullie vorm aan de stad en houden jullie de stad in vorm. Kies jij voor Stadsbeheer, dan is de kans groot dat je ideeën ontwikkelt die een duidelijk stempel achterlaten op Rotterdam. Je gaat vernieuwing en vooruitgang dromen, terwijl je zelf aan de knoppen zit om groei samen met de stad te realiseren. Stadsbeheer is er voor mensen die behoeften zien, de ruimte pakken, ervoor durven gaan en het waarmaken.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.


Functie eisen
  • Je hebt minimaal een afgeronde mbo-niveau 4-opleiding
  • Je hebt kennis van wet- en regelgeving van de openbare ruimte (speelplekken)
  • Je hebt ervaring met participatie, het opstellen van participatieplannen, het organiseren van bijeenkomsten en het verwerken van de uitkomsten
  • Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met de bovengenoemde taken, opgedaan in de afgelopen 2 jaar
  • Je hebt ervaring als projectsecretaris in multidisciplinaire projecten in de buitenruimte in een gemeentelijke omgeving
  • Je hebt aantoonbare werkervaring in het gebruik van Office 365 (Word, Excel, Teams, Outlook)

Functie wensen
  • Het is een pre als je ervaring hebt met het gebruik van de volgende programma’s: ArcGIS, ObSurv, DIVA
  • Bij voorkeur heb je ervaring met Oracle en Cognos
  • Je hebt bij voorkeur een afgerond RSPW, Prince2, IPMA of Projectmatig creëren certificaat
  • Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring in een ondersteunende rol bij een gemeente

Extra informatie
  • Plaats Rotterdam
  • Opleidingsniveau MBO
  • Aantal uur 36 uur per week
  • Startdatum Zo snel mogelijk
  • Geschikt voor ZZP? Nee
  • Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
Vacature opslaan
 Vacature delen
Sluit
Je notitie is succesvol opgeslagen
Voeg een notitie toe aan deze vacature
Opslaan
Sluit
Bedankt, je melding is verstuurd
Rapporteer deze vacature
Leg kort uit waarom je deze vacature rapporteert:
Versturen
Terug naar vacatures
Sluit
Kies 1 of meer
Sluit
Vacature opgeslagen
Klik op het hartje bovenaan de pagina om je opgeslagen vacatures te zien.
Terug naar vacatures
Sluit
Vul een in