Projectsecretaris Gebiedsbeheer Rotterdam • Bright Professionals

• Je neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en jouw werkzaamheden met de projectmanager.

• Je bent verantwoordelijk voor de documentenstroom en het correct archiveren daarvan in de juiste systemen (DIVA, RSPW-App).

Jij hebt ruimtelijk inzicht en kunt kaarten/tekeningen ‘lezen’.

Jouw profiel
Als projectsecretaris bied jij ondersteuning aan het project op verschillende vlakken en werk je planmatig. Het ene moment organiseer je overleggen en het andere moment notuleer je in een overleg. Jij bent flexibel. Samen met de projectmanager stel je verschillende rapportages op, die worden gelezen door verschillende belanghebbenden, zoals technische collega’s, soms wijkraden en/of bewoners en de ambtelijk opdrachtgever. Jij hebt ruimtelijk inzicht en het vermogen om kaarten/tekeningen te kunnen ‘lezen’. Door jouw communicatieve vaardigheden schrijf je dit op de juiste manier. Door jouw omgevingsbewustzijn speel je in op ontwikkelingen en heb je zicht op de belangen en behoeften van anderen. Daarnaast ben je resultaatgericht en schrikken deadlines jou niet af.
Je bent een verbinder en netwerker met een sterk ontwikkeld sociaal en communicatief vermogen, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent omgevings- en organisatiebewust, waardoor je goed aanvoelt wat er speelt binnen en buiten de organisatie. Als goede luisteraar weet je snel de kern uit gesprekken te halen en deze helder samen te vatten.
Je bent proactief en daadkrachtig: je wacht niet af, maar neemt initiatief en brengt zaken in beweging. De dienstverlening staat bij jou centraal, waarbij je oog hebt voor de behoeften van anderen zonder het resultaat uit het oog te verliezen. Resultaatgerichtheid, nauwkeurigheid en samenwerken vormen de kern van jouw manier van werken.
Je communiceert duidelijk, bent flexibel in je aanpak en past je moeiteloos aan veranderende omstandigheden aan. Deze combinatie van eigenschappen maakt jou tot een waardevolle schakel binnen elk team of organisatie.

De afdeling
Afdeling Gebiedsbeheer, sector Openbare Werken, cluster Stadsbeheer.
Jij bent samen met diverse collega’s verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de buitenruimte van Rotterdam. Bij Gebiedsbeheer zorgen iets meer dan 200 collega’s, verdeeld over zes rayons, voor dagelijks en planmatig beheer en onderhoud van de buitenruimte. Dit doen zij wijkgestuurd, met ruimte voor de wensen van de Rotterdammer en zo min mogelijk integraal, zodat de straat bijvoorbeeld zo min mogelijk open hoeft.

De organisatie
De skyline van Rotterdam. De diversiteit aan bedrijven en publieke instellingen. De bereikbaarheid van stad en regio. De internationale handelsgeest, ondernemerskracht, ambitie en daadkracht. Het zijn voorbeelden van hoe Stadsontwikkeling en Stadsbeheer samenwerken met bewoners en ondernemers aan de voorspoed van de stad. Afgelopen jaren zijn daar extra opgaven bijgekomen zoals de ‘groene groei’: vooruitgang die klimaatvriendelijker, beter voor het milieu en op een circulaire gedachte gebouwd is. Grote ambities die ook plek moeten krijgen in de projecten. De gemeente bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad. Met hart voor Rotterdam en de mensen die er wonen en werken.
Samen met Rotterdammers en verschillende partners geven jullie vorm aan de stad en houden jullie de stad in vorm. Kies jij voor Stadsbeheer, dan is de kans groot dat je ideeën ontwikkelt die een duidelijk stempel achterlaten op Rotterdam. Je gaat vernieuwing en vooruitgang dromen, terwijl je zelf aan de knoppen zit om groei samen met de stad te realiseren. Stadsbeheer is er voor mensen die behoeften zien, de ruimte pakken, ervoor durven gaan en het waarmaken.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-niveau 4-opleiding
• Je hebt kennis van wet- en regelgeving van de openbare ruimte (speelplekken)
• Je hebt ervaring met participatie, het opstellen van participatieplannen, het organiseren van bijeenkomsten en het verwerken van de uitkomsten
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met de bovengenoemde taken, opgedaan in de afgelopen 2 jaar
• Je hebt ervaring als projectsecretaris in multidisciplinaire projecten in de buitenruimte in een gemeentelijke omgeving
• Je hebt aantoonbare werkervaring in het gebruik van Office 365 (Word, Excel, Teams, Outlook)

• Het is een pre als je ervaring hebt met het gebruik van de volgende programma’s: ArcGIS, ObSurv, DIVA
• Bij voorkeur heb je ervaring met Oracle en Cognos
• Je hebt bij voorkeur een afgerond RSPW, Prince2, IPMA of Projectmatig creëren certificaat
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring in een ondersteunende rol bij een gemeente

• Plaats Rotterdam
• Opleidingsniveau MBO
• Aantal uur 36 uur per week
• Startdatum Zo snel mogelijk
• Geschikt voor ZZP? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.