Projectsecretaris Gebiedsbeheer Rotterdam • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris Gebiedsbeheer.

Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor het bieden van ondersteuning aan projectmanagers en programmamanagers. Je neemt hen werkzaamheden uit handen zoals het maken van verslagen, het uitzetten en monitoren van acties, en het inplannen van overleggen. Je verzamelt informatie van interne en externe stakeholders en bent verantwoordelijk voor het bijhouden van diverse apps en mailboxen. Daarnaast beantwoord je vragen van bewoners, schrijf je participatieplannen en bewonersflyers, organiseer je bijeenkomsten en werk je resultaten uit.

Verantwoordelijkheden

• Actief deelnemen aan relevante overleggen en regelmatig overleg voeren over de voortgang van het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.
• Notuleren en maken van verslagen/actielijsten van (technische) overleggen.
• Ondersteunen bij het schrijven van projectdocumenten zoals projectplannen, participatieplannen, voortgangsrapportages, en bewonerscorrespondentie.
• Bijhouden van diverse mailboxen en het overzicht behouden over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming, planning en informatiestromen.
• Verantwoordelijk voor de documentenstroom en het correct archiveren daarvan in de juiste systemen.

Profiel

Je bent een flexibele en planmatige ondersteuner met ruimtelijk inzicht en het vermogen om kaarten en tekeningen te lezen. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en bent in staat om rapportages op te stellen die door verschillende belanghebbenden worden gelezen. Je bent resultaatgericht, schrikt niet van deadlines en hebt een sterk ontwikkeld sociaal en communicatief vermogen. Je bent proactief, daadkrachtig en hebt oog voor de behoeften van anderen zonder het resultaat uit het oog te verliezen.

Wensen

• Ervaring met het gebruik van programma’s zoals ArcGIS, ObSurv, DIVA, Oracle en Cognos.
• In het bezit van een afgerond RSPW, Prince2, IPMA of Projectmatig creëren certificaat.
• Minimaal 1 jaar werkervaring in een ondersteunende rol bij een gemeente.

Gevraagd

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-niveau 4-opleiding
• Je hebt kennis van wet- en regelgeving van de openbare ruimte (speelplekken)
• Je hebt ervaring met participatie, opstellen participatieplannen, organiseren van bijeenkomsten en het verwerken van de uitkomsten
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met de bovengenoemde taken, opgedaan in de afgelopen 2 jaar
• Je hebt ervaring als projectsecretaris in multidisciplinaire projecten in de buitenruimte in een gemeentelijke omgeving
• Je hebt aantoonbare werkervaring in het gebruik van Office 365 (Word, Excel, Teams, Outlook)

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.