Projectsecretaris Gebiedsbeheer - cluster SO Rotterdam • FlexIntens Werving, Selectie & Detachering

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor de gemeente Rotterdam is FlexIntens op zoek naar een Projectsecretaris Gebiedsbeheer voor 36 uur per week.

Jij bent van het bieden van de perfecte ondersteuning. Met jouw ervaring in het samenwerken weet jij als geen ander welke ondersteuning en vastlegging er nodig is om het project naar het gewenste resultaat te leiden. Jij bent in veel gevallen het oliemannetje en zorgt ervoor dat het project in alle fases soepel verloopt en wordt vastgelegd. 

De ondersteuner neemt de projectmanager en programmamanager werkzaamheden uit handen zoals verslagen maken, acties uitzetten en monitoren, overleggen inplannen etc. Informatie hierover moet uit alle hoeken en gaten gehaald worden bij interne en externe stakeholders. Daarnaast is de ondersteuner verantwoordelijk voor het bijhouden van de RSPW-app, MJP(MeerJarenPlan)-app en een aantal mailboxen, het beantwoorden van vragen van bewoners en het schrijven van participatieplannen, bewonersflyers, het organiseren van bijeenkomsten en het uitwerken van resultaten. Als dit alles wordt opgepakt kan de projectmanager zich richten op het benodigde integraal projectmanagement. 

Door projectmanagers (SB/Gebied) wordt gestuurd op GROTICK-aspecten.  

Daarvoor hebben ze regelmatig plan team overleggen (planfase) en projectteam overleggen (engineerings – en uitvoeringsfase) om scope, planning, voortgang te bewaken. 

Inhoudelijke taken en verantwoordelijkheden 

• Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager
• Notuleert en maakt verslagen/actielijsten van deze (technische) overleggen
• Ondersteunt bij het schrijven van de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, participatieplannen, voortgangsrapportages, beslisdocumenten, notities, planningen, (uren)ramingen, offerte(aanvragen), risicoanalyses, opdrachten en bewoners correspondentie.
• Bijhouden diverse mailboxen
• Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming, planning en informatiestromen. 
• Is verantwoordelijk voor de documentenstroom en het correct archiveren daarvan in de juiste systemen (DIVA, RSPW-App) 
• Ruimtelijk inzicht en kaarten/tekeningen kunnen ‘lezen’

Als projectsecretaris bied jij ondersteuning aan het project op verschillende vlakken en werk jeplanmatig. Het ene moment zul je overleggen organiseren en het andere moment notuleren in een overleg. Hierin ben jij flexibel. Jij zult samen met de projectmanager verschillende rapportages opstellen, welke worden gelezen door verschillende belanghebbenden, denk aan technische collega’s, soms wijkraden en/of bewoners en de ambtelijk opdrachtgever. Jij hebt ruimtelijk inzicht en het vermogen om kaarten/tekeningen te kunnen ‘lezen’. Door jouw communicatieve vaardigheden is dit op de juiste manier geschreven.  Door jouw omgevingsbewustzijn speel jij in op de ontwikkelingen die zich afspelen en heb je zicht op de belangen en behoefte van andere. Daarnaast ben je resultaatgericht en schrikken deadlines jou niet af. 

Je bent een verbinder en een netwerker met een sterk ontwikkeld sociaal en communicatief vermogen, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent omgevings-en organisatiebewust, waardoor je goed aanvoelt wat er speelt binnen en buiten de organisatie. Als goede luisteraar weet je snel de kern uit gesprekken te halen en deze helder samen te vatten.

Je bent proactief en daadkrachtig: je wacht niet af, maar neemt initiatief en brengt zaken in beweging. De dienstverlening staat bij jou centraal, waarbij je oog hebt voor behoeften en van anderen zonder het resultaat uit het oog te verliezen. Resultaatgerichtheid, nauwkeurigheid en samenwerken vormen de kern van jouw manier van werken.

Je communiceert duidelijk, bent flexibel in je aanpak en past je moeiteloos aan veranderende omstandigheden aan. Deze combinatie van eigenschappen maakt jou tot een waardevolle schakel binnen elk team of organisatie.

De afdeling

Afdeling Gebiedsbeheer, sector Openbare Werken, cluster Stadsbeheer

Stadsbeheer houdt de Rotterdamse buitenruimte in vorm. Met ruim 3000 collega’s zorgen we ervoor dat de stad een fijne, veilige en schone stad is om in te wonen, werken en recreëren. De afdelingen Schone Stad, Openbare Werken en Toezicht & Handhaving dragen hier gezamenlijk zorg voor. Wijkgestuurd, met oog voor het ritme van de stad en samen met de Rotterdammers.  Vakmanschap staat bij ons hoog in het vaandel, gericht op het beste resultaat op straat.  Efficiënt, duurzaam en innovatief. Altijd de verbinding zoekend met de behoefte van burgers, bedrijven en bezoekers. Daar wordt Rotterdam zichtbaar beter van!    

Afdeling Gebiedsbeheer  

Je bent samen met diverse collega’s verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de buitenruimte van Rotterdam. Bij Gebiedsbeheer zorgen iets meer dan 200 collega’s, verdeeld over zes rayons, voor dagelijks en planmatig beheer en onderhoud van de buitenruimte. Dat doen we Wijkgestuurd: met steeds meer ruimte voor de wensen van de Rotterdammer en  zoveel mogelijk integraal: zodat de straat bijvoorbeeld zo min mogelijk open hoeft. 

De skyline van Rotterdam. De diversiteit aan bedrijven en publieke instellingen. De bereikbaarheid van stad en regio. De internationale handelsgeest, ondernemerskracht, ambitie en daadkracht. Het zijn allemaal voorbeelden van hoe Stadsontwikkeling en Stadsbeheer samenwerken met bewoners en ondernemers aan de voorspoed van de stad. Afgelopen jaren zijn daar een extra opgaven bijgekomen zoals de ‘groene groei’: vooruitgang die klimaatvriendelijker, beter voor het milieu en op een circulaire gedachte gebouwd is. Grote ambities die ook plek moeten krijgen in de projecten. De gemeente bouwt dus aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad. Met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken.  

Samen met Rotterdammers en verschillende partners geven we vorm aan de stad en houden we de stad in vorm. Kies jij voor Stadsbeheer, dan is de kans groot dat je ideeën ontwikkelt die een duidelijk stempel achterlaten op Rotterdam. Je gaat vernieuwing en vooruitgang dromen, tegelijkertijd zit je zelf aan de knoppen om groei samen met de stad te realiseren. Stadsbeheer is er voor mensen die behoeftes zien, de ruimte pakken, ervoor durven gaan en het waarmaken.

Gevraagd

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Je hebt minimaal een afgeronde mbo-niveau 4-opleiding;  
2. Je hebt kennis van wet- en regelgeving van de openbare ruimte (speelplekken);
3. Je hebt ervaring met participatie, opstellen participatieplannen, organiseren van bijeenkomsten en het verwerken van de uitkomsten;
4. Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met de bovengenoemde taken (onder het kopje ‘jouw functie’), opgedaan in de afgelopen 2 jaar;  
5. Je hebt ervaring als projectsecretaris in multidisciplinaire projecten in de buitenruimte in een gemeentelijke omgeving;  
6. Je hebt aantoonbare werkervaring in het gebruik van Office 365 (Word, Excel, Teams, Outlook)

Wensen:

1. Je hebt ervaring met het gebruik van de volgende programma’s: ArcGIS, ObSurv, DIVA, Oracle en Cognos;  
2. Je bent in het bezit van een afgerond RSPW, Prince2, IPMA of Projectmatig creëren certificaat; 
3. Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring in een ondersteunende rol bij een gemeente.
    

Aanbod

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: voor elke opdracht is het beheersen van de Nederlandse taal verplicht.

36 uur per week van maandag t/m donderdag.

In het kader van Anders werken wordt er gedeeltelijk vanuit huis gewerkt. Er wordt minimaal 2 dagen per week vanuit kantoor gewerkt. Mocht de samenwerking met de projectmanagers dit vergen, dan worden er meer dagen vanuit kantoor gewerkt. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Wanneer fysieke aanwezigheid benodigd is vindt dit voornamelijk plaats op de werklocatie: Lucie Vuylstekeweg 5 (gebiedskantoor Prins Alexander).

Waar je gaat werken