Directiesecretaris SO Rotterdam • Gemeente Rotterdam

Als directiesecretaris ben je de rechterhand van de directeur en help je bij het beheren van belangrijke taken. Je werkt in een politieke omgeving en helpt zaken soepel te laten verlopen. Je moet snel kunnen schakelen en goed kunnen samenwerken. Ook is het belangrijk dat je ideeën hebt om het werk beter te organiseren. Je helpt mee om de afdeling waar je werkt leuk en effectief te maken. Dit is een kans om in een grote organisatie te werken en echt een verschil te maken. Nieuwsgierig naar wat deze functie verder inhoudt? Lees door voor meer informatie.

Jouw rol
Als directiesecretaris ben je de vertrouwenspersoon van de directeur. Je ondersteunt de directeur bij het vervullen van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden en werkt nauw samen om de portefeuille effectief te beheren. Tegelijkertijd ben je zichtbaar voor de afdeling(en) en afhankelijk van je portefeuille ook voor (het team van) de wethouder. Mensen weten wat zij aan jou hebben: een behulpzame partner, die tegelijkertijd rolzuiver is en opgaven neerlegt waar ze thuishoren. Je draagt eraan bij dat er werkafspraken zijn die de boel goed doen laten lopen en jou helpen jouw rol te pakken.

Deze vacature gaat in principe over de positie naast de directeur Economie en Duurzaamheid, maar een wisseling van portefeuilles behoort ook tot de mogelijkheden. Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en in een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat achter de schermen processen goed moeten lopen. Als directiesecretaris ben je op de hoogte van de formele en informele procedures en ken je de mensen die daarvoor relevant zijn. Je werkt op het snijvlak van inhoud en proces. Van nature kan je snel schakelen. Het ene moment ben je secretaris van een belangrijk overleg, het andere moment lees je mee met een gevoelig stuk en de volgende dag sta je aan de lat om een ingewikkelde kwestie goed in de organisatie te beleggen.

Daarnaast vragen we je mee te denken hoe we benodigde werkzaamheden effectiever en efficiënter kunnen organiseren, zonder dat er gaten vallen in onze huidige dienstverlening voor de directie en het bestuur. Je onderzoekt, analyseert, structureert en signaleert mogelijke afwijkingen, knelpunten, kansen en bedreigingen voor de werkzaamheden gerelateerd aan de afdeling en brengt op basis hiervan een advies uit.

Tot slot help je mee om van de afdeling DBO de leukste afdeling van het Rotterdamse concern te maken (te houden!). Je brengt nieuwe ideeën in en helpt deze werkelijkheid te maken. Je draagt bij aan het gevoel van gezamenlijkheid en slagvaardigheid.

Oke! Maar wat ga je dan concreet doen?
De volgende werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden kun je in ieder geval verwachten:

• Je adviseert en toetst stukken voor directie en bestuur op samenhang en politiek-bestuurlijke aspecten. Daarbij heb je oog voor het vervolg, zowel qua kwaliteit als qua planning.
• Je draagt zorg voor een goed en effectief lopend directie-overleg;
• Je legt afspraken vast en door jou weet of leert men wat er moet gebeuren;
• Je bent rolbewust, en weet je collega’s te activeren en motiveren om zo veel mogelijk zelfstandig zaken op te pakken;
• Je bent een kritische vriend voor ‘jouw’ directeur, waarbij je hem of haar gevraagd en ongevraagd van advies voorziet;
• Je bent voor ‘jouw’ directie de spil voor de processen rondom piekmomenten, zoals voorjaarsretraite, voorjaarsnota- en begrotingsbehandeling voor jouw portefeuille(s).
• Je hebt een rol in de voorbereiding van externe momenten voor jouw directeur.  Samen draag je zorg voor presentaties die aansluiten bij het verhaal van Stadsontwikkeling, de actualiteit en passend bij de doelgroep.

Jouw profiel
Om te beginnen moet je het leuk vinden om dingen te regelen, en dat op een secure en betrouwbare wijze, terwijl iedere week net weer (of heel erg) anders loopt dan dat je van tevoren bedacht had. Ideaal voor iemand die zowel gedijt in zelfstandig én samenwerken, en zichzelf constant weet bij te sturen op basis van nieuwe informatie zonder de kluts kwijt te raken.

• Hart hebt voor de stad Rotterdam en affiniteit hebt met organisatieontwikkeling en politiek bestuurlijke processen.
• Een afgeronde opleiding op WO-niveau hebt.
• Scherp en snel kunt analyseren en glashelder kunt adviseren.
• Snel kunt schakelen in een dynamische omgeving, waarbij je hoofd- en bijzaken kunt scheiden, scherp kunt prioriteren en grenzen stelt.
• Relatie- en verwachtingsmanagement je tweede natuur is en je spreekt je collega’s hierop aan.
• Een grote werkvoorraad en wekelijkse deadlines je niet afschrikt.
• Je ook secuur bent én actie onderneemt als je geen druk ervaart.
• Stressbestendig bent, in staat bent om rust te brengen en kunt relativeren.
• Niet alleen hard kunt werken, maar vooral in staat bent slim te werken.
• Je hebt brede affiniteit met alle onderwerpen van Stadontwikkeling.
• Je hebt bij voorkeur 3 tot 5 jaar relevante werkervaring.

Heb je interesse?
Wil je meer inhoudelijke informatie over de functie neem dan contact met op Marjolein Aarts, Directie-adviseur, te bereiken via tel. .

Bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang in de selectieprocedure.

De sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 35 en 36.

Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen. 

Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.

 

Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor de gemeente Rotterdam? Lees meer over externe inhuur.