Projectsecretaris PMB Rotterdam • ELLBRU

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor het projectmanagementbureau van de gemeente Rotterdam zijn wij voor 36 - 40 uur per week op zoek naar een projectsecretaris. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Jij bent van het overzicht, structuur en beheersbaarheid. Als projectsecretaris heb jij een helikopterview en ben jij dé rechterhand van de projectmanager. Jij bent in staat continu het overzicht te bewaren, proactief te handelen en de voortgang te bewaken en rapporteren. Met jouw passie voor en ervaring met projectbeheersing draag jij bij aan het succes van projecten voor de gemeente Rotterdam.  

Jouw functie 
De functie van Projectsecretaris valt onder het cluster Stadsontwikkeling bij het Projectmanagementbureau (PMB). De focus van de projectsecretaris is gericht op de besturing van projecten op grond van de beheersaspecten (in het geval van projectmanagement Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). De primaire taak van de projectmanager is gericht op het managen van het project, het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam. De secretaris richt zich op de organisatie van de backoffice. Dit betekent dat de secretaris zorgdraagt voor relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere beslisdocumenten. Kortom, in jouw rol ben je van de ordening, de transparantie en het overzicht gedurende alle projectfasen.

De hoofdtaken van de Projectsecretaris:

• Produceert de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten;
• Toetst documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming;
• Coördineert het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces;
• Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen;
• Is verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten;
• Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming;
• Bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover;
• Vergaart vanuit zijn of haar specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project;
• Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus;
• Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager. 

Gevraagd

Als Projectsecretaris bij PMB ben je in de eerste plaats integer en resultaatgericht. Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Bovendien ben je flexibel en stressbestendig. Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken. Je bent in staat de gezamelijke doelen te behalen en je eigen handelen aan te passen op de ethische normen van de gemeente. Je weet goed samen te werken met je collega’s en je bent klantgericht. Daarnaast weet je om te gaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties. Je kunt goed luisteren, neemt initiatief en komt waar mogelijk met de juiste oplossing. Je neemt het voortouw en bent niet bang om leiding te geven. Je bent in staat de voortgang en planning te bewaken en stemt de activiteiten tijdig af met anderen. Hierin kun jij de juiste prioriteiten stellen en kun jij planmatig en secuur werken. Waar nodig kom jij gevraagd en ongevraagd met advies. Tot slot ben je communicatief vaardig en politiek sensitief.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding;
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris opgedaan in de afgelopen 5 jaar, waarbij je kennis en ervaring hebt opgedaan op het gebied van projectbeheersing en financiën;
• Je hebt een aanvullende opleiding gedaan op het gebied van projectmanagement;
• Je hebt ervaring met het plannen van overleggen of bijeenkomsten en het beheer van actie- en besluitenlijsten blijkend uit het cv;
• Aantoonbare werkervaring met diverse Microsoft Office applicaties (Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint).

Wensen

• Je hebt kennis van en ervaring met coördineren van het proces van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners, blijkend uit het cv.
• Je hebt werkervaring met vraagstukken omtrent gebiedsontwikkeling in een stad met minimaal 200.000 inwoners en kan dit aantonen middels een referentieproject in het cv.
• Je hebt een relevante HBO of WO opleiding afgerond, bijvoorbeeld Bestuurskunde. 

Aanbod

Als projectsecretaris bij het projectmanagementbureau van de gemeente Rotterdam werk je binnen een gedreven team.

Daarnaast bieden wij:

• Interessante en complexe projecten bij toonaangevende opdrachtgevers;
• Doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Data kennismakingsgesprek: week 31
• Salarisschaal 9: €3.426 - €4.908
• Een baan van 36 - 40 uur per week;
• In het kader van Anders werken wordt er 50% op kantoor en 50% thuis gewerkt. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Thuiswerkdagen zijn hierin in overleg;
• 25 vakantiedagen per jaar op fulltime basis.

Op deze vacature kunnen geen ZZP'ers reageren. U kunt reageren tot 24 juli.