Projectsecretaris PMB Rotterdam • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris PMB. 

Als Projectsecretaris ben jij de rechterhand van de projectmanager en zorg je voor overzicht, structuur en beheersbaarheid binnen projecten. Je richt je op de organisatie van de backoffice en draagt zorg voor relevante projectdocumenten zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere beslisdocumenten. Je bent verantwoordelijk voor de ordening, transparantie en het overzicht gedurende alle projectfasen.

Hoofdtaken

• Produceren van relevante projectdocumenten, waaronder projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten;
• Toetsen van documenten op consistentie ten opzichte van eerdere besluitvorming;
• Coördineren van het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces;
• Overzicht houden over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen;
• Verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten en beheer van actie- en besluitenlijsten;
• Vormgeven aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project met betrekking tot bestuurlijke opdrachten en besluitvorming;
• Bewaken van de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit) en adviseren en rapporteren aan de projectmanager;
• Actief kennis en informatie vergaren over relevante aspecten van het project vanuit jouw specialisme;
• Informeren en adviseren van andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus, zowel gevraagd als ongevraagd;
• Actief deelnemen aan relevante overleggen en regelmatig overleggen met de projectmanager over de voortgang van het project en eigen werkzaamheden.

Jouw profiel

Persoonlijke eigenschappen: Integer, resultaatgericht, proactief, ondernemend, flexibel en stressbestendig.

Vaardigheden en kennis: Ervaring met projectmatig werken, in staat om gezamenlijke doelen te behalen en eigen handelen aan te passen aan ethische normen. Je werkt goed samen met collega’s, bent klantgericht en kunt omgaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties. Je luistert goed, neemt initiatief en komt waar mogelijk met de juiste oplossing. Je neemt het voortouw en bent niet bang om leiding te geven.

Organisatie en communicatie: Je bent in staat de voortgang en planning te bewaken, stemt activiteiten tijdig af met anderen, stelt de juiste prioriteiten en werkt planmatig en secuur. Je geeft gevraagd en ongevraagd advies en bent communicatief vaardig en politiek sensitief.

Gevraagd

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris opgedaan in de afgelopen 5 jaar, waarbij je kennis en ervaring hebt opgedaan op het gebied van projectbeheersing en financiën
• Je hebt een aanvullende opleiding gedaan op het gebied van projectmanagement
• Je hebt ervaring met het plannen van overleggen of bijeenkomsten en het beheer van actie- en besluitenlijsten blijkend uit het cv
• Aantoonbare werkervaring met diverse Microsoft Office applicaties (Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint)

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.