Programmasecretaris RO Rotterdam • Masters in Public

Opdracht
Omschrijving
De Hoeksche Waard is een unieke omgeving waar de mensen hard werken, voor elkaar zorgen en trots zijn op het eiland. Hier krijg je de kans om je dagelijks in te zetten voor de groei en leefbaarheid van de regio. Wat jij doet, heeft direct invloed op het leven van onze inwoners, ondernemers en bezoekers. In de Hoeksche Waard heerst een mentaliteit van aanpakken, innovatief denken en samenwerken. Bij ons krijg je de ruimte om jezelf te ontwikkelen en het verschil te maken. Wij geloven in de kracht van betrokkenheid en het creëren van oplossingen die er écht toe doen. Het werk bij gemeente Hoeksche Waard biedt je de kans om in een prettige werkomgeving je ideeën en talenten in te zetten. Met ruim 800 collega’s zorg jij ervoor dat de Hoeksche Waard een plek blijft waar het fijn wonen, werken en recreëren is. Kom jij ook het verschil maken? Ontdek wat werken bij gemeente Hoeksche Waard voor jou kan betekenen.
Gemeente Hoeksche Waard. Jij maakt het echt.

Waar kom je te werken?
Als programmasecretaris ben je onderdeel van team Projectontwikkeling Ruimtelijke Ordening (PRO). Binnen dit team werken we samen met onze andere collega’s uit de organisatie aan het ondersteunen van het college en het directieteam bij het realiseren van de collegeprioriteiten. De focus van team PRO ligt op de verbinding en integraliteit – zowel binnen het team als met de rest van de organisatie – om met onze partners en netwerken in de dorpen en regio aan de slag te gaan met de gezamenlijke fysieke opgaven.
De functie bestaat uit de directe ondersteuning van de ambtelijk opdrachtgever (AOG) en de directeur Fysiek waarbij je verantwoordelijk bent voor het stroomlijnen van o.a. besluitvormingsprocessen, bestuurlijke overleggen en portfolio fysieke programma. Je hebt een centrale coördinatie- en informatierol binnen de organisatie en bent een belangrijke schakel bij vragen over zaken die aan het college, wethouder, directie en/of AOG voorgelegd worden. In deze vacature ligt het accent op de ondersteuning van de AOG waarbij je nauw samenwerkt met de verschillende collega’s uit het IPM team, projectbeheersing, contractmanagement, omgevingsmanagement, communicatie en projectmanagement. Jullie zullen als een team samenwerken.

Samen met de AOG en de directeur fysiek bereid je elke week de agenda van de verschillende strategische- (bestuurlijk) en tactische (directie) overleggen voor waarbij je stuurt en adviseert op tijdige en kwalitatief gedragen agendastukken. Je zet lijntjes uit bij de verschillende projectteams om de juiste en volledige informatie te hebben die de directie ondersteunt bij het maken van besluiten. Tijdens de verschillende overleggen ondersteun je de voorzitter en heb je een proactieve inbreng door de AOG/Directie (waar mogelijk) te adviseren op integrale vraagstukken. Je zorgt voor een duidelijk en zelfstandig leesbaar samenvattend verslag waarin de genomen besluiten helder zijn verwoord en je de voortgang op de actiepunten mede bewaakt. Je hebt overzicht, legt dwarsverbanden en zoekt proactief afstemming in de organisatie.

Wat ga je doen?

Je bereidt samen met de AOG en directeur Fysiek de agenda van het college- en/of bestuurlijk overleg voor en ondersteunt een effectieve/efficiënte besluitvorming, waaronder sturen en adviseren op tijdige en kwalitatief gedragen agendastukken;
Je neemt actief deel aan het bestuurlijk overleg en adviseert (zo mogelijk) de AOG/directeur fysiek bij verschillende integrale vraagstukken;
Je zorgt voor verslaglegging en terugkoppeling van actiepunten uit verschillende overleggen op strategisch en tactisch niveau en het mede bewaken van voortgang hierop;
Je zorgt voor afstemming met gasten aan de verschillend overleggen;
Je voorziet de AOG en directeur Fysiek van organisatorische en procesmatige ondersteuning;
Je biedt ambtelijke ondersteuning aan de AOG t.b.v. (voorbereiding en verslaglegging) vergaderingen;
Je ondersteunt de AOG bij de werkzaamheden in regionaal verband.