Projectleider Implementatie MS Teams & Sharepoint Rotterdam • OverheidZZP

In het kort: Je gaat als projectleider de implementatie van Microsoft Teams en SharePoint aansturen, herstelwerkzaamheden uitvoeren en de samenwerking tussen afdelingen en externen optimaliseren, met focus op communicatie en informatiebeheer.

Projectleider Implementatie MS Teams & Sharepoint

Over NWO
De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) is de belangrijkste wetenschapsfinancier in Nederland en zorgt voor kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap. NWO investeert jaarlijks één miljard euro in onderzoek. Het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek en het vergroten van wetenschappelijke en maatschappelijke impact – oftewel het succes van NWO – valt of staat met de inzet, kwaliteit, bevlogenheid en diversiteit van onze medewerkers. We werken elke dag weer aan een inclusieve omgeving waarin alle medewerkers hun talenten kunnen ontwikkelen en zich gewaardeerd en betrokken voelen. Een werkomgeving waarin ruimte is voor verschillen en waarin iedereen kan uitblinken, zich geïnspireerd en gemotiveerd voelt.

Opdrachtomschrijving:
Ruim een jaar geleden heeft NWO een start gemaakt met het implementeren van Microsoft Teams waarbij het accent ligt op het optimale gebruik van Teams in het samenwerken. Het project heet dan ook Samenwerken met Teams. De introductie van Teams loopt parallel met het migreren van documenten van de G-schijf naar Sharepoint en het op orde brengen van ons digitale archief. In het najaar van 2024 zijn de eerste Teams vrijgegeven voor samenwerkingen die binnen een afdeling plaatsvinden (voorbeeld managementteams, hoofdenteams) (= fase 1). We staan nu voor het vrijgeven van Teams voor het samenwerken over de afdelingen heen in projecten en NWO-brede overlegvormen (fase 2) en het vrijgeven van Teams waarbij ook met externen samengewerkt kan worden (fase 3). Het project loopt al een tijdje binnen NWO en kent helaas ongelukkige vertragingen, fouten bij de implementatie van fase 1 en wisseling van projectleider. Voor het afronden van dit project Samenwerken met Teams (herstelwerkzaamheden fase 1 en realisatie fase 2 en 3) zoeken wij een inhoudelijk en communicatief sterk projectleider die overzicht heeft, analytisch is, gedegen en bewezen MS Teams en Sharepoint kennis heeft in combinatie met kennis van de Archiefwet en Informatiebeveiliging. Iemand die strak en duidelijk kan sturen en het einddoel niet uit het oog verliest.

Jij geeft inhoudelijk sturing aan het projectteam, rapporteert maandelijks aan de stuurgroep en stemt tussentijds belangrijke informatie en stappen af met de opdrachtgever en relevante stakeholders. Jij bent het boegbeeld van de implementatie en helpt ons dit succesvol en zonder verdere onnodige vertraging of complexiteit over de finish.

De opdracht kent de volgende onderdelen/fasen:
Herstel fase 1:
– Identificatie en verwijdering van dubbele data die in fase 1 in Teams is gemigreerd
– Identificatie en afzonderen van niet-actieve data die toch is gemigreerd in een “kennisbank” ten behoeve van de latere migratie naar Sharepoint archief.
– Realisatie van retentielabel op Team niveau van de reeds bestaande afdelings Teams.

Realisatie Fase 2:
– Inventarisatie per organisatieonderdeel welke Teams vrijgegeven kunnen worden met als scope interne project-, proces-, en overlegorganen
– Uitbreiding van aantal template sharepointsites van de Teams voor project, proces en overlegorgaan voorzien van retentielabels op basis van de selectielijst
– Inventarisatie per Team welke actieve data van de G-schijf gemigreerd moet worden naar het Team
– Inventarisatie per team welk template van toepassing is in verband met het retentielabel
– Realisatie van het format (indeling kanalen) voor de Teams in het financieringsproces in samenwerking met de gezamenlijke hoofden procesvoering
– Realisatie van een voorbeeldformat voor de overige Teams voor project, proces en overlegorganen
– Realisatie van de migratie van de actieve bestanden naar de ingerichte Teams

Realisatie fase 3:
– Idem aan activiteiten fase 2, maar dan gericht op Teams waarbij samengewerkt kan worden met externen buiten NWO.
– Realisatie van activiteiten gericht op adoptie en op beter gebruik van samenwerken met Teams door individuele medewerkers en afdelingen
– Realisatie van communicatie gericht op (tijdelijke) werkwijze met redenen en vervolgtraject

Over de afdeling. Waar komt de kandidaat te werken?
De afdeling ISC is een hele jonge afdeling, vol in ontwikkeling en beweging, net zoals NWO zelf. Naast experts op het gebied van data, informatiemanagement en informatiebeheer is ook het CRISP team onderdeel van dit expertisecentrum. Naast inhoudelijke thema’s omtrent informatiemanagement zijn wij ook verantwoordelijk voor het goed implementeren en borgen van gedegen en wettelijk informatiebeheer. We houden bij NWO van teams met een mooie mix. Qua leeftijden, achtergronden, ideeën en ervaringen. Bij IT werken doorgewinterde professionals, jonge talenten en alles daar tussenin. Hoe meer verschillende perspectieven, hoe waardevoller. NWO’ers hebben ook veel gemeen: we zijn ambitieus, gedreven door kwaliteit en voelen ons verbonden met ons werk. We willen van elkaar leren en samen beter worden, in een open en prettige sfeer. We werken hard, maar er is ook ruimte voor gezelligheid en afdelings- en teamactiviteiten. Het werkplezier en de persoonlijke ontwikkeling van onze medewerkers zijn belangrijk; we besteden daar veel aandacht aan, stimuleren en faciliteren het.

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.