Beheerder Digitaal Projectarchief & Documentbeheer Rotterdam • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Beheerder Digitaal Projectarchief & Documentbeheer. 

Als beheerder van het digitaal projectarchief ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering in het document management systeem. Je voert activiteiten uit zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers, geef je training en opleiding aan projectmedewerkers en zorg je voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Belangrijkste taken

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het document management systeem.
• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB).
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen ten behoeve van applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaat van de opdracht

1. Een ingericht projectarchief volgens de gemaakte afspraken dat voldoet aan de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat, waaronder ordening, waarderen en selecteren, en toepassen van metadata.
2. Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur.

Gevraagd

• Je hebt minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het Document Management Systeem (DMS) Connect/Sharepoint en met het vakgebied van digitaal archiveren
• Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen

Competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen: verbanden kunnen leggen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-om mentaliteit: kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden: rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen; didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren: de vraag achter de vraag kunnen achterhalen
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn: weten wat er binnen de organisatie speelt
• Pro-actieve instelling
• Plannen en organiseren: zelfstandig het eigen werk indelen en deadlines zonder stress halen
• Zelfontwikkeling: leren van de omgeving en situaties en dit toepassen in het werk
• Zelfstandigheid: zelfstandig kunnen werken, initiatief nemen om zaken te verbeteren en collega’s opzoeken indien nodig

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.