Executive Assistant Advocatenkantoor Amsterdam • Career Pilots

Ben jij op zoek naar een nieuwe en inspirerende stap in jouw carrière? Ben jij een selfstarter die zich graag verder wilt ontwikkelen in een internationale omgeving? Dan is deze rol als Executive Assistant zeker iets voor jou!

Werken bij dit advocatenkantoor 

Je gaat aan de slag bij een internationaal advocatenkantoor in Amsterdam, waar ongeveer 40 collega’s werken en waar de organisatie blijft groeien. De sfeer op kantoor is open, professioneel en ontspannen. Er wordt veel waarde gehecht aan een goede werk-privébalans, diversiteit en aan een werkomgeving waar iedereen zichzelf kan zijn.

Wat ga je doen als Executive Assistant?

In deze functie ondersteun je de kantoordirecteur, die daarnaast ook actief is als partner en advocaat. In deze gecombineerde rol beweegt het werk zich voortdurend tussen kantoormanagement, cliëntzaken en internationale dossiers. Geen dag is hetzelfde en juist daar zit jouw kracht.

Je bent zijn eerste aanspreekpunt en sparringpartner op het gebied van planning, prioriteiten en dagelijkse organisatie. Jouw taak: het overzicht bewaken, structuur aanbrengen en zorgen dat alles soepel verloopt.

Daarnaast werk je nauw samen met de PA van het TMT (Technologie, Media & Telecom) & Data Privacy-team, een praktijkgroep met technologierecht-experts die volop in ontwikkeling is. Samen zorg je ervoor dat het team optimaal wordt ondersteund.

Waar ga jij je mee bezighouden?

•  Agenda- en mailboxmanagement: beheren en bewaken van een complexe agenda, slim filteren en prioriteren van e-mails, opvolgen van acties;
• Structuur en overzicht creëren: actielijsten beheren, deadlines bewaken en overzicht behouden;
• Vergaderingen en reizen organiseren: voorbereiden van vergaderingen, notuleren en opvolgen van actiepunten, boeken van reizen en coördineren van internationale meetings;
• Documentbeheer en ondersteuning bij evenementen: beheren van dossiers en correspondentie, ondersteunen bij de organisatie van interne en externe kantoorevenementen;
• Samenwerking en afstemming: nauw samenwerken met de PA van het TMT-team en collega’s van andere vestigingen in binnen- en buitenland.

Dit heb jij in huis

Jij bent iemand die het leuk vindt om het speelveld te overzien en ervoor te zorgen dat alles op rolletjes loopt. Je voelt je thuis in een omgeving waar veel verschillende zaken tegelijk spelen, snapt hoe de advocatuur werkt (of leert dit snel), en weet precies wanneer je moet sturen en wanneer je even gas terugneemt. Daarbij draai je je hand er niet voor om om een drukbezette kantoordirecteur scherp te houden en te zorgen dat wat geregeld moet worden, ook echt geregeld wordt.

Verder:

• Heb je minimaal hbo werk- en denkniveau en beheers je het Nederlands en Engels uitstekend in woord én geschrift;
• Een aantal jaren werkervaring in een soortgelijke functie;
• Ben je behendig met digitale systemen, zoals Microsoft 365 en bij voorkeur ook IManage of een vergelijkbaar systeem;
• Heb je sterke organisatorische vaardigheden en ben je niet bang om je handen uit de mouwen te steken wanneer je ziet dat ondersteuning nodig is;
• Ben je discreet, zelfverzekerd en heb je oog voor kwaliteit en detail.

Dit biedt de opdrachtgever

Een internationale, uitdagende en inspirerende werkomgeving waar veel ruimte wordt geboden aan jouw persoonlijke ontwikkeling. Je komt direct in dienst bij de opdrachtgever. Afhankelijk van jouw achtergrond en werkervaring kijken ze samen met jou naar een passend salaris.

Verder bieden ze jou:

• Reiskosten- en thuiswerkvergoeding;
• Ruimte om bij te dragen aan maatschappelijke initiatieven zoals het steunen van de voedsel- en kledingbank en verschillende projecten op het gebied van diversiteit en inclusie;
• Fietsplan;
• Lunch, fruit en snacks op kantoor;
• Een warme en gezellige werksfeer met betrokken en gedreven collega’s!

Daarbij organiseert deze werkgever met regelmaat leuke evenementen, borrels en andere activiteiten voor de medewerkers.

Zie jij jezelf al werken als Executive Assistant? Solliciteer direct!

Solliciteer dan direct via de knop op deze pagina! Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met Debby, zij is de contactpersoon voor deze vacature. Je kunt haar een mailtje sturen via Debby.

Bij Career Pilots kijken wij verder dan jouw cv, wat ook inhoudt dat wij alle kandidaten die op deze vacature solliciteren gelijk behandelen zoals beschreven in ons antidiscriminatiebeleid. Ben jij een kandidaat met afstand tot de arbeidsmarkt? Niet bij ons! We moedigen je aan om altijd te solliciteren, zodat we in gesprek kunnen over alle mogelijkheden.