Duik in de wereld van cruciale infrastructuur bij het project A20 Nieuwerkerk aan den IJssel-Gouda, waar je als Documentalist een sleutelrol speelt in het verbeteren van de regionale verkeersdoorstroming. Je beheert het archiveringssysteem, traint projectmedewerkers en draagt zo bij aan een efficiënter verkeerssysteem. Een unieke kans om bij te dragen aan maatschappelijk relevante projecten en jezelf te ontwikkelen binnen een omgeving. Lees door en ontdek hoe jij jouw talenten kunt laten zien in deze rol.

Over het bedrijf

Bright Professionals

Werving en selectie•21 - 50 medewerkers

•

Volledige vacaturetekst

Functieomschrijving
Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentalist a20 Nieuwerkerk Aan Den IJssel Gouda. Je gaat aan de slag als Documentalist binnen het project A20 Nieuwerkerk aan den IJssel-Gouda. De A20 speelt een cruciale rol in de bereikbaarheid tussen Rotterdam en Utrecht, maar het traject tussen Nieuwerkerk aan den IJssel en Gouda vormt een knelpunt in het regionale verkeerssysteem. Op dit moment worden er maatregelen onderzocht om de doorstroming en verkeersveiligheid te verbeteren.
Je werkt binnen de richtlijnen van het project en Rijkswaterstaat. Jouw verantwoordelijkheden bestaan uit het beheren van de archivering in het document management systeem (DMS) dat door projectmedewerkers gebruikt wordt. Je voert activiteiten uit zoals het registreren, voorzien van metadata, ordenen en classificeren van documenten op vertrouwelijkheid. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers, geef je training aan (project)medewerkers en draag je zorg voor de benodigde middelen.
Een belangrijk onderdeel van jouw taak is het trainen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming. Hierdoor verbeter je continu de informatiehuishouding.

Taken

Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte DMS.
Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het document management systeem, afgestemd op de behoeften van medewerkers.
Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers, zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren.
Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
Actueel houden van alle documenten die horen bij het beheer van het projectarchief.
Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
Opstellen en uitvoeren van een verbeterplan op basis van de resultaten van de tussentijdse toets van DIM.
Monitoren en waar nodig uitbreiden van de opslagcapaciteit van het DMS.
Melden van storingen op de Connect-site aan de ICT helpdesk.
Inventariseren en melden van verbetervoorstellen van applicaties als functionele wensen.
Opstellen van voortgangsrapportages en dashboards, en deze maandelijks bespreken met de manager projectbeheersing.
De site(s) gereed maken voor overdracht naar het archief.

Resultaat

Een projectarchief dat is ingericht volgens de gemaakte afspraken en voldoet aan de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat, waaronder ordening, waarderen, selecteren en het toepassen van metadata.
Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur.

Leiding en toezicht
Er wordt leiding en toezicht gegeven.

Meest essentiële competenties

Analytisch denkvermogen.
Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
Hands-on mentaliteit; je denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, zoals het opstellen van rapportages en hulpmiddelen en het hebben van didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
Nauwkeurigheid en oog voor detail.
Proactieve en gestructureerde werkhouding.
Kunnen plannen en organiseren.
Zelfontwikkeling: je leert van je omgeving en situaties en past deze kennis toe in je werk.
Zelfstandigheid: je kunt zelf je werk uitvoeren, neemt initiatief om zaken te verbeteren en zoekt collega’s op wanneer nodig.

Eisen

HBO denk- en werkniveau en/of een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het DMS Connect en het vakgebied van digitaal archiveren.
Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
Aantoonbaar zelfstandig werkinstructies en handreikingen op kunnen stellen.

Wensen

Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
Ervaring met recordmanagement in de 365 SharePoint applicatie.
Aantoonbare kennis van en ervaring met een overheidsinstelling.
Werkervaring in het vakgebied van digitaal archiveren.
Ervaring met werken met de archiveringssoftware SharePoint Connect van Rijkswaterstaat.

Jouw profiel
Je beschikt over analytisch vermogen, bent dienstverlenend, nauwkeurig en proactief. Je weet zowel zelfstandig als in teamverband te werken, ontwikkelt jezelf voortdurend en neemt het initiatief om processen te verbeteren. Je hebt affiniteit met informatiemanagement en digitaal archiveren en bent in staat anderen hierin te instrueren en begeleiden.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

Functie eisen

Je beschikt over HBO denk- en werkniveau en/of een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het DMS Connect en het vakgebied van digitaal archiveren
Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
Je bent in staat om zelfstandig werkinstructies en handreikingen op te stellen

Functie wensen

Het is een pre als je kennis hebt van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata
Je hebt ervaring met recordmanagement in de 365 SharePoint applicatie
Bij voorkeur heb je aantoonbare kennis van, en ervaring met, een overheidsinstelling
Je hebt ervaring in het vakgebied van digitaal archiveren
Ervaring met de archiveringssoftware SharePoint Connect van Rijkswaterstaat is een pluspunt

Extra informatie

PlaatsRotterdam
OpleidingsniveauMBO/HBO
Aantal uur8 uur per week
StartdatumZo spoedig mogelijk
Geschikt voor ZZP?Nee
Thuiswerken mogelijk?N.t.b.

Gerelateerde zoekopdrachten

Documentalist Rotterdam Fulltime Rotterdam MBO Rotterdam Vast contract Rotterdam Rotterdam Provincie Zuid-Holland Documentalist Salaris Documentalist

Vacature opslaan

Gefeliciteerd, je bent succesvol ingeschreven!

Vanaf nu ontvang je automatisch de best passende vacatures automatisch in je mailbox.

Jouw inschrijving
Emailadres:
Functie:
Plaats:
Frequentie:

Wijzig je inschrijving

Ontvang als eerste nieuwe vacatures voor Documentalist in Rotterdam

Je e-mail

Frequentie

(Uitschrijven kan altijd via elke e-mail die je ontvangt)

(Uitschrijven kan altijd via iedere app die je ontvangt)

Documentalist in Rotterdam gezocht?
Vind nieuw personeel op Werkzoeken.nl

Plaats gratis je vacature Zoek gratis door 181.181 CV's