Documentenbeheer tunnelrenovaties Zuid Holland Rotterdam • Bright Professionals

• Je stelt een autorisatiematrix op en houdt deze actueel.
• Je verleent en trekt autorisaties tot het gebruikte document management systeem in.
• Je maakt standaardweergaven of standaard zoekvragen in het systeem op basis van de behoefte van medewerkers.
• Je instrueert (nieuwe) projectmedewerkers, zodat zij zelfstandig en adequaat taken rondom documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren.
• Je voegt nieuwe (sub)dossiers toe, ordent, waardeert, selecteert en mutueert deze binnen de ordeningsstructuur.
• Je houdt alle documenten die bij het projectarchief horen up-to-date.
• Je verplaatst documenten en/of (sub)dossiers waar nodig.
• Je ziet toe op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de kaders. Je zorgt ervoor dat de juiste informatie tijdig bij de juiste persoon terechtkomt.
• Je meldt storingen aan Lokaal Functioneel Beheer, bijvoorbeeld de afdeling Informatievoorziening en beheer.
• Je inventariseert en meldt verbetervoorstellen voor applicaties als functionele wensen via het proces van LFB.

• Je richt het projectarchief in volgens gemaakte afspraken en voldoet aan de geldende kwaliteitseisen (zoals ordening, waarderen, selecteren en metadata).
• Je zorgt voor actuele middelen voor documentbeheer en archivering, waaronder autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een heldere ordeningsstructuur.

• Je beschikt over analytisch denkvermogen en kunt verbanden leggen.
• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Je denkt in mogelijkheden en praktische oplossingen.
• Je communiceert uitstekend mondeling en schriftelijk en kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je bezit didactische vaardigheden om gebruikers te instrueren en begeleiden.
• Je luistert goed en achterhaalt de vraag achter de vraag.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je bent omgevingsbewust en weet wat er binnen de organisatie speelt.
• Je bent proactief.
• Je plant en organiseert zelfstandig je werk en haalt je deadlines zonder stress.
• Je ontwikkelt jezelf door te leren van je omgeving en situaties en past dit toe in je werk.
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief om zaken te verbeteren en schakelt collega’s in wanneer nodig.

• Je hebt minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding op het gebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Je beschikt over meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het Document Management Systeem (DMS): Connect/SharePoint en op het gebied van digitaal archiveren.
• Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

• Je hebt kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Je beschikt over kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Je hebt ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• Je voldoet in hoge mate aan de genoemde competenties.

• Je bent nauwkeurig, proactief en werkt zelfstandig.
• Je hebt oog voor kwaliteit en verbetering van processen.
• Je bent communicatief vaardig en weet anderen te instrueren en te begeleiden voor optimaal documentbeheer binnen het project.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

• Je hebt minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het Document Management Systeem (DMS): Connect/SharePoint en ervaring binnen het vakgebied van digitaal archiveren.
• Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

• Je hebt kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
• Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
• Het is een pre als je ervaring hebt met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie

• PlaatsRotterdam
• OpleidingsniveauMBO/HBO
• Aantal uur24-32 uur per week
• StartdatumZo spoedig mogelijk
• Geschikt voor ZZP?Nee
• Thuiswerken mogelijk?N.t.b.