Documentbeheer Specialist DMS Rotterdam • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Documentbeheer Specialist DMS. 

Als Documentalist ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het document management systeem (DMS) van het project. Je voert activiteiten uit zoals het registreren, metadata toevoegen, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers en geef je training en opleiding aan projectmedewerkers. Een belangrijk onderdeel van je taak is het trainen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming, en deze adequaat uitvoeren. Hierdoor verbeter je continu de informatiehuishouding.

Taken en verantwoordelijkheden

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• Verlenen en intrekken van autorisaties voor het DMS
• Maken van relevante standaardweergaven en zoekvragen in het DMS
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers over documentbeheer en archiefvorming
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• Actueel houden van alle documenten binnen het projectarchief
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
• Opstellen en uitvoeren van een verbeterplan op basis van tussentijdse toets van DIM
• Monitoren en zo nodig uitbreiden van de opslagcapaciteit van het DMS
• Melden van storingen aan de ICT helpdesk
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties
• Vervaardigen van voortgangsrapportages en dashboards en deze maandelijks bespreken met de manager projectbeheersing
• Voorbereiden van de site(s) voor overdracht naar het archief

Resultaat van de opdracht

• Een ingericht projectarchief volgens de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat, inclusief ordening, waarderen, selecteren en toepassen van metadata
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur

Competenties

• Analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit met focus op mogelijkheden en werkbare oplossingen
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, inclusief rapportages en didactische vaardigheden voor instructie en begeleiding
• Nauwkeurigheid en oog voor detail
• Proactieve en gestructureerde werkhouding
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling en toepassen van geleerde kennis
• Zelfstandigheid en initiatief nemen om verbeteringen door te voeren

Gevraagd

• HBO denk- en werkniveau en/of afgeronde MBO opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het DMS Connect en digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Aantoonbare zelfstandigheid in het opstellen van werkinstructies en handreikingen

Wensen

• Kennis van relevante kaders en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata
• Ervaring met recordmanagement in de 365 SharePoint applicatie
• Aantoonbare kennis van en ervaring met een overheidsinstelling
• Werkervaring in het vakgebied van digitaal archiveren
• Ervaring met de archiveringssoftware SharePoint Connect van Rijkswaterstaat

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.