Documentbeheerder Tunnelrenovaties Zuid-Holland Rotterdam • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Documentbeheerder Tunnelrenovaties Zuid-Holland. 

Als Documentbeheerder Tunnelrenovaties ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het document management systeem (DMS) door projectmedewerkers. Je voert activiteiten uit zoals registreren, meta-dateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers en geef je training en opleiding aan projectmedewerkers. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming, en deze adequaat uitvoeren, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Belangrijke taken:

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• Verlenen en intrekken van autorisaties voor het document management systeem
• Maken van relevante standaardweergaven en zoekvragen in het DMS
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers over documentbeheer en archiefvorming
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• Actueel houden van alle documenten binnen het projectarchief
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
• Toezien op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders
• Tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie aan de juiste personen (routeren van post- en e-mailstukken)
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB)
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties conform het proces van LFB

Resultaat van de opdracht

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat, waaronder ordening, waarderen, selecteren en toepassen van metadata
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur

Competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, inclusief rapportages en didactische vaardigheden
• Luisteren en de vraag achter de vraag kunnen achterhalen
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Proactieve instelling
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling
• Zelfstandigheid

Gevraagd

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het Document Management Systeem (DMS): Connect/SharePoint en digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
• De mate waarin je voldoet aan de genoemde competenties

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.