Documentalist -A20 Nieuwerkerk aan den IJssel – Gouda Rotterdam • Masters in Public

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen.

Project A20 Nieuwerkerk aan den IJssel-Gouda
De A20 is van groot belang voor de bereikbaarheid van de Rotterdamse regio en als verbinding tussen Utrecht en Rotterdam. Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW), de provincie Zuid-Holland en de gemeenten Gouda, Waddinxveen, Zuidplas en het Hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard stellen vast dat de A20 tussen Nieuwerkerk aan den IJssel en Gouda een belangrijke verbinding vormt in het verkeerssysteem in de regio’s Midden-Holland en Rotterdam en dat de doorstroming en verkeersveiligheid onder grote druk staat. Het deel van de A20 tussen Nieuwerkerk aan den IJssel en Gouda is een bottleneck voor het verkeer. Dit weggedeelte is het enige deel van de A20 dat uit 2×2 rijstroken bestaat. In beide richtingen staan regelmatig files en er gebeuren veel verkeersongevallen. Door de toekomstige groei van het verkeersaanbod worden de problemen voor de doorstroming en de verkeersveiligheid groter. Rijkswaterstaat en bestuurlijke partners in de regio nemen maatregelen om de doorstroming en verkeersveiligheid te verbeteren op de A20 en de A12 tussen Nieuwerkerk aan den IJssel en Gouda. Op dit moment wordt onderzocht met welke maatregelen de doorstroming en verkeersveiligheid verbeterd kunnen worden.

Opdrachtomschrijving Documentalist
Opdracht moet worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project en RWS. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het document management systeem (DMS) door projectmedewerkers. Dit beheer betreft activiteiten zoals registreren, meta dateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
Daarnaast gaat het om het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het trainen van de projectmedewerkers zodat deze zich bewust zijn van de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren, waardoor de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn onder andere:
• het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
• het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte DMS;
• het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
• het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
• het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
• het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
• verbeterplan maken en uitvoeren op de resultaten van de tussentijdse toets van DIM;
• de opslagcapaciteit van het DMS monitoren en zo nodig uitbreiden;
• het melden van storingen op Connect-site aan ICT helpdesk;
• het inventariseren en melden van verbetervoorstellen van applicaties in de vorm van functionele wensen;
• het vervaardigen van de voortgangsrapportage en dashboard en dit maandelijks bespreken met de manager projectbeheersing;
• te zijner tijd de site(s) gereed maken voor overdracht naar het archief.

Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Leiding en toezicht
Ja

Meest essentiële competenties
• Analyseren/analytisch denkvermogen;
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling;
• Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen);
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
o rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
o didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Nauwkeurigheid en oog voor detail;
• Proactieve en gestructureerde werkhouding;
• Plannen en organiseren;
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk);
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt).