Sr. Management Assistent | Hogeschool Utrecht Utrecht • Pienk | Office Professionals

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij een betrokken en professioneel organisatietalent dat graag een ander ontzorgt en faciliteert op topniveau? Dan zoeken wij jou! Als Senior Managementassistent ben je één van de belangrijke ondersteuners van een lid van het College van Bestuur (CvB) van Hogeschool Utrecht.

In deze 1-op-1 rol ligt je belangrijkste focus op het zorgvuldig en proactief beheren van complexe en voortdurend wisselende agenda's van 1 lid van het CvB (ongeveer 70% van je werk). Jij zorgt ervoor dat afspraken optimaal gepland zijn en dat het CvB-lid altijd goed voorbereid en zonder zorgen aan tafel schuift. Daarbij stem je regelmatig af met je collega’s binnen het bestuurssecretariaat en de Bestuursdienst, zodat alles soepel verloopt.

Je handelt e-mails efficiënt af, bewaakt overzicht en legt zaken tijdig voor waar nodig. Je bent de verbindende factor die meedenkt, vooruitkijkt en zorgt dat de bestuurder zich kan focussen op de inhoud.

Daarnaast ondersteun je bij bredere werkzaamheden binnen de Bestuursdienst, waardoor je een onmisbare schakel in het team bent. Je werkt in een hecht, collegiaal team waarin samenwerken en elkaar versterken centraal staat. Op vrijdag ben je vast op kantoor aanwezig en op dinsdag neem je deel aan het wekelijks werkoverleg.

• Beheren van de mailbox van je bestuurder en de gezamenlijke CvB-mailbox;
• Prioriteren en zelfstandig afhandelen van e-mails, of doorzetten naar de juiste collega’s;
• Voorbereiden en afstemmen van de dagplanning;
• Inkomende stukken verwerken in iBabs;
• Vragen uitzetten bij collega’s en de opvolging bewaken;
• Ondersteunen bij het organiseren van vergaderingen en evenementen;
• Voorbereiden van en deelnemen aan overleggen met je bestuurder (geen notuleerwerk);
• Flexibel inspelen op last-minute wijzigingen en spoedoverleggen;
• Actief bijdragen aan een prettige, collegiale werksfeer.

Een veelzijdige functie waarin je dagelijks bijdraagt aan rust, overzicht en structuur voor het CvB-lid. Je bent het vaste aanspreekpunt dat zaken soepel laat verlopen en ervoor zorgt dat de puzzel altijd klopt. De functie is in te vullen voor 32, 36 of 40 uur per week.

Krijg jij energie van ontzorgen, structureren en vooruitdenken? En ben jij die professionele managementassistent die met discretie, precisie en een faciliterende houding het verschil wil maken? Solliciteer dan nu en versterk het team van Hogeschool Utrecht!

Resultaatgerichtheid, samenwerken en initiatief zijn drie kerncompetenties van de HU – en precies de pijlers waar jij jezelf in herkent. Als ervaren managementassistent ben jij iemand die stevig in je schoenen staat, overzicht bewaart en ervoor zorgt dat zaken soepel verlopen. Met jouw eigenaarschap en organisatietalent ontzorg je op topniveau, ook wanneer de hectiek groot is.

• Minimaal een secretariële opleiding op MBO 4-niveau;
• HBO werk- en denkniveau;
• Aantoonbare ervaring in de ondersteuning van een directie, MT of bestuur binnen een complexe organisatie, bijvoorbeeld als (directie)secretaresse, managementassistent of executive assistant;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk (een taaltest maakt onderdeel uit van de procedure);
• Beschikbaar voor (parttime) 32 tot 40 uur per week;
• Ervaring met MS Office;
• Ervaring met iBabs is een pré.

• Een écht ontzorger: aan een half woord heb jij genoeg;
• Communicatief sterk: je weet ideeën en meningen helder, correct en professioneel over te brengen;
• Efficiënt en zorgvuldig: je schakelt snel zonder het overzicht te verliezen;
• Een geboren organisatietalent: plannen en structureren zitten in je natuur;
• Stressbestendig: je voelt je thuis in een dynamische omgeving en weet onder (tijds)druk de rust te bewaren.

Voel jij je thuis in een hectische omgeving, vind je het leuk om jouw bestuurder te ontzorgen, kun je snel schakelen in verschillende situaties en blijf je overzicht houden onder grote (tijds)druk? Dan spreken we jou graag!

Naast de vele mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen en door te groeien binnen een maatschappelijk georiënteerde omgeving, binnen een fijn team, kun je ook rekenen op de volgende arbeidsvoorwaarden:

• Direct een jaarcontract bij Hogeschool Utrecht voor (parttime) 32 of 36 uur;
• Fulltime 40 uur werken is ook mogelijk, de uren boven 36 uur spaar je dan wekelijks op als extra verlof;
• Een mooi salaris, afhankelijk van kennis en ervaring. Je wordt ingeschaald in schaal 8, met een minimum salaris van € 3.311,92 en een maximum van € 4.376,45 op basis van 36 uur;
• Gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%;
• Tegemoetkoming in de zorgverzekering van € 300 bruto per jaar;
• Internetvergoeding van € 37,50 netto per maand;
• Thuiswerkvergoeding van € 2,35 netto per dag;
• NS Business Card waar je ook privé gebruik van mag maken,  óf een uitstekende kilometervergoeding voor auto of fiets;
• Uitstekende ontwikkelings- en studiemogelijkheden;
• Circa 53 dagen verlof (obv 40 uur) en 45 duurzame inzetbaarheidsuren per jaar;
• Een laptop en smartphone in bruikleen.

Verder zijn er veel leuke extra's zoals een fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness. 

Jouw ontwikkelingsperspectief 
Bij Hogeschool Utrecht zijn er heel veel mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen en door te groeien. Zo helpen je jouw bij ontwikkeling; of dit nu gaat om kennisuitbreiding, coaching of om de volgende stap in je carrière. Je kunt jezelf blijven ontwikkelen in een uitdagende en maatschappelijk georiënteerde omgeving waarbij plezier centraal staat. Kansen zijn er altijd. Het is aan jou om deze kansen te pakken.

De werving voor deze functie is uitbesteed aan Pienk | Office Professionals. Wil je in aanmerking komen voor deze positie dan kun je via Pienk solliciteren. Ook bij vragen verzoeken wij je om contact op te nemen met Pienk | Office Professionals. Je kunt ons bereiken op 030 - 276 71 87.

Hogeschool Utrecht (HU) is een grote kennisinstelling met bijna 40.000 studenten en ruim 4.000 docenten, onderzoekers en medewerkers. Zij werken intensief samen met de beroepspraktijk en met elkaar. De HU-gemeenschap is open, rechtvaardig en duurzaam en zo geven zij vorm aan de professionals van de toekomst. 

De Bestuursdienst is een eenheid in het hart van de bestuurlijke organisatie van de Hogeschool Utrecht en bevindt zich op het Utrecht Science Park. Zij zijn verantwoordelijk voor de secretariële, bestuurlijke en organisatorische ondersteuning van het College van Bestuur, de Raad van Toezicht en de Medezeggenschap. 

Een positief werkklimaat staat hoog in het vaandel. De Bestuursdienst bestaat uit 25 collega's.