Personal Assistant (32 – 40 uur, Amsterdam) Amsterdam • ZIJ

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Sara vertelt graag over de functie van Personal Assistant bij dit advocatenkantoor. Denk jij na het lezen van haar verhaal “ja, dit is wat ik zoek in een baan én werkgever!”. Neem dan zeker contact met ons op (contactgegevens vind je onderaan) 

“Wat dit kantoor voor mij typeert? De unieke combinatie van professionaliteit én gezelligheid.” 

Toen ik hier begon als Personal Assistant merkte ik al snel dat dit geen doorsnee baan is. Je bent niet alleen degene die afspraken regelt en de mailbox op orde houdt – je bent écht de rechterhand van de partner en het team. Dat betekent dat je de spin in het web bent, degene die overzicht houdt en de lijntjes kort maakt. 

De dag start vaak met het doornemen van de agenda’s: wat staat er voor de partners en advocaten op de planning, welke afspraken moeten voorbereid worden en waar liggen de prioriteiten? Soms betekent dat schuiven met afspraken, soms het organiseren van een belangrijke meeting. 

Naast agendabeheer zorg ik ervoor dat de mailbox en administratie op orde zijn. Ik bewaak deadlines, hou dossiers netjes bij en coördineer het maandelijkse declaratieproces. Het klinkt misschien zakelijk, maar dit is juist waar ik het verschil maak: ik neem zorgen weg, zodat de partners zich volledig op hun cliënten kunnen richten. 

Ook de details doen ertoe. Documenten controleren op huisstijl, spelling en grammatica – ik heb er oog voor. En wanneer er een KYC-proces (Know Your Customer) moet worden opgestart, werk ik nauw samen met Compliance om ervoor te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt. 

Voor ik hier begon, dacht ik dat de advocatuur formeel en afstandelijk zou zijn. Het tegendeel bleek waar. Het voelt als een hechte club, waar jong en oud samenwerkt, waar hard gewerkt wordt, maar waar ook gelachen wordt. Samen lunchen, etentjes, teamuitjes en kantoorfeesten zorgen voor een sterke band. 

Wat ik bijzonder vind, is de aandacht voor persoonlijke ontwikkeling. Vanaf dag één werd er een plan gemaakt om niet alleen mijn professionele vaardigheden te versterken, maar ook mijn persoonlijke groei te stimuleren. Dat geeft mij energie en vertrouwen. 

Als PA sta je nooit alleen. Je bent een belangrijk aanspreekpunt, voor de partner, het team én voor cliënten en andere contacten. Je werkt in een omgeving waar collegialiteit telt en waar initiatief gewaardeerd wordt. Wat ik vooral heb geleerd, is dat het niet uitmaakt wat je doet, maar waar je het doet. En bij dit kantoor maakt dat echt het verschil. 

• Complex agendabeheer, organiseren en voorbereiden van afspraken en meetings. 

• Beheren van mailbox en administratie voor partner en advocaten. 

• Zorgen voor een strakke administratie van dossiers. 

• Fungeren als aanspreekpunt voor partner, team en interne/externe contacten. 

• Controleren en beoordelen van documenten op huisstijl, lay-out, spelling en grammatica. 

• Coördineren van het maandelijkse declaratieproces. 

• Het KYC-proces in goede banen leiden, in samenwerking met Compliance.

Omdat je houdt van dynamiek, van overzicht creëren en van het gevoel écht onmisbaar te zijn in een team. Omdat je jezelf wilt ontwikkelen in een professionele én warme omgeving. En omdat je weet dat de advocatuur pas écht draait met een sterke PA aan het roer. Ben jij klaar om het verschil te maken als Personal Assistant bij dit advocatenkantoor?  

De functie is fulltime of parttime (4 of 5 dagen) te vervullen in (32 – 40 uur). Jouw werkdagen zijn in overleg goed bespreekbaar en je hebt de mogelijkheid om 1 tot 2 dagen thuis te werken. Het kantoor ligt direct bij station Amsterdam Zuid WTC en is daardoor heel goed bereikbaar met het OV, ook hebben zij een parkeerplek beschikbaar voor als je liever met de auto reist. 

Salaris voor een Personal Assistant: € 3.200 – € 4.400 bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Het is een ruime bandbreedte waar ze kijken naar de werkervaring die je meebrengt. Wanneer je bij deze organisatie in dienst treedt ontvang je een jaarcontract.  

Daarnaast hebben ze een heel goed pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:  

–13e maand 

–Vakantiegeld 8% 

–Reiskostenvergoeding 

–26 vakantiedagen 

–Elk jaar een inflatiecorrectie (stijging in salaris) 

–Goed bereikbaar met OV en auto (er is een optie om te parkeren) 

–De mogelijkheid tot een collectieve ziektekostenverzekering 

–Goede pensioenregeling  

–Ruimte voor jouw persoonlijke ontwikkeling met een breed aanbod aan opleidingen/trainingen 

Als je via ZIJ een nieuwe baan vindt dan ontvang je van ons een cadeaubon naar keuze ter waarde van €100. Je kan o.a. kiezen voor een nieuwe garderobe voor jouw eerste werkdag, nog even die training/workshop te volgen voor extra kennis of even heerlijk ontspannen tijdens een weekendje weg zodat jij fris aan jouw nieuwe avontuur kan beginnen. 

Heb je interesse in deze vacature of wil je meer weten? Stuur dan een mail naar via de button "Solliciteer nu" op deze pagina. of bel naar Ellen Schelvis-Blom van ZIJ op telefoonnummer 020 6888 499. We ontvangen graag jouw CV. Heb je nog geen up-to-date CV, is dat geen probleem, dat kan altijd later. We vinden het leuk te horen waarom deze vacature jou aanspreekt! 

Binnen één week ontvang je een reactie op jouw mail. Dit kan zowel telefonisch als via mail gebeuren (houd hiervoor ook jouw spam in de gaten). 

ZIJ is hét werving & selectiebureau waar ondersteunende professionals en werkgevers elkaar vinden – van secretarieel en administratief tot HR en marketing en communicatie. Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via LinkedIn, Instagram (zij.maakthetverschil) en Facebook om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.