Management Assistent(e) 24 uur Dronten • Solidmoves Werving & Selectie

Voor een klant in Swifterbant zijn wij op zoek naar de Secretaresse, Management Assistente.

Voor een bedrijf in de omgeving van Dronten, zijn wij op zoek naar een ervaren medior secretaresse of management assistente. Het gaat om een baan voor 24 tot 28 uur.

Je ondersteunt het team op secretarieel en organisatorisch vlak. Het gaat om een bedrijf waarbij verschillende partijen aangesloten zijn.

In deze functie op MBO plus niveau, ben je het aanspreekpunt voor interne en externe collega’s. Je bent sterk in het beheren van complexe agenda’s van meerdere personen, waaronder de directie. Denk aan het inplannen van afspraken, waarbij je zelf ook goed de prioriteiten kan inschatten. Je organiseert en bereid vergaderingen voor (beleidstukken) door achtergrondinformatie te verzamelen. Je zorgt voor alle benodigde materialen en plant de vergadering in de juiste volgorde in bij meerdere gremia, vanwege governance. Tijdens deze vergaderingen zorg jij voor het notuleren, uitwerken en verspreiden van de notulen. Jij zorgt voor opvolgacties, bewaakt deze en rapporteert aan de directie. Je kan goed doorpakken.

Verder komen er verschillende werkzaamheden bij, waaronder het omzetten van correspondentie naar eigen huisstijl, postafhandeling, emailboxen beheren, archiveren, scannen, en facilitaire zaken. Jij zorgt dat alles op voorraad is voor een soepel lopend kantoor in afstemming met de office manager.

Vaardigheden:

In deze rol als management assistente, kan jij goed omgaan met veranderende omstandigheden, zoals het op het laatste moment wijzigen van alle agenda’s en afspraken. Jij kan goed gestructureerd werken en weet zelf prioriteiten te stellen. Je houdt als het ware van puzzelen, ook bij het aanpassen van de afspraken, om te zorgen dat alles goed en effectief verloopt.

Je zorgt voor een heldere communicatie tussen de verschillende partijen op alle niveaus. Jij kan draagvlak creëren en bent tactisch sterk in het onderhouden van relaties. Door jouw sterke voelsprieten, kan jij de samenwerking en informatie uitwisseling tussen de verschillende partijen bevorderen.

Je kan zelfstandig werken, bent stressbestendig, flexibel (meerdere dagdelen beschikbaar) en accuraat. Je kan goed zelfstandig binnen een team werken. Je bent dienstverlenend, maar geen ja knikker. Je kan goed je eigen mening onderbouwen.

Een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift zijn een vereiste. Spreekvaardigheid in het Engels is een pré.

Je hebt goede kennis van en omgang met Microsoft Office programma’s zoals Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams en SharePoint. Kennis van ICT is een pré.

Wij zoeken iemand met minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie met complexe agendabeheer.

• Competenties:
• Klantgericht;
• Accuraat, betrokken en integer;
• Cijfermatig inzicht;
• Communicatief vaardig;
• Proactieve houding, flexibel en collegiaal;
• Je bent accuraat, discreet, zelfstandig en sociaal;
• Je kan goed schakelen.

Solliciteren op deze functie? Vermeld de
functienaam op het sollicitatieformulier.