Projectmedewerker ProjectManagementBureau - cluster SO Rotterdam • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als projectmedewerker ben jij het eerste aanspreekpunt voor alle administratieve en facilitaire zaken binnen het project. Je vervult een zelfstandige rol waarbij je ondersteunende en secretariële werkzaamheden verricht ten behoeve van de projectmanager(s). Je bent een echte "ontzorger" en een spin in het web die verschillende werkzaamheden kan uitvoeren. Je bent flexibel en kunt snel schakelen tussen verschillende projecten en projectmanagers.

Je houdt je bezig met facilitaire (basis)werkzaamheden, zoals het bijhouden van complexe agenda's en het boeken van vergaderzalen. Daarnaast ondersteun je de projectmanager bij de planning en uitvoering van dagelijkse werkzaamheden. Je verzorgt de coördinatie van de agenda, verslaglegging door middel van notulen en bewaakt de voortgang van acties. Ook ben je bereid om ad-hoc "spoedzaken" op te pakken en te helpen bij de organisatie van participatiebijeenkomsten, teamactiviteiten en borrels.

Je bent een resultaatgerichte en stressbestendige projectmedewerker die energie haalt uit het optimaal ontzorgen en ondersteunen van het team, zowel in een faciliterende als actieve rol. Je bent initiatiefrijk en zoekt proactief naar praktische verbeteringsmogelijkheden. Je werkt planmatig en accuraat, stelt je flexibel op en past je handelen aan bij afwijkende resultaten.

Je werkt zelfstandig en voert je taken zorgvuldig en met grote precisie uit. Je levert tijdig het afgesproken resultaat en bent in staat vooruit te kijken om knelpunten of problemen, bijvoorbeeld in de planning, te signaleren en proactief bij te dragen aan oplossingen.

Je functioneert effectief onder tijdsdruk en blijft rustig, vriendelijk en open. Je stelt prioriteiten en koppelt tijdig terug. Je staat open voor constructieve feedback en blijft je ontwikkelen in je rol. Integriteit en een groot verantwoordelijkheidsgevoel zijn voor jou vanzelfsprekend. Je bent betrokken en bewust van je omgeving.

Je bent bereid om minimaal één keer per week op een locatie in het projectgebied te werken. Daarnaast ben je communicatief- en adviesvaardig en beheers je de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.

Gevraagd

Eisen:

1. Je beschikt over minimaal een afgeronde opleiding op MBO4 niveau
2. Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als projectmedewerker met ondersteunende werkzaamheden of een secretariële achtergrond opgedaan in de afgelopen 5 jaar
3. Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met notuleren in een projectteam
4. Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met complex agendabeheer. Hiermee bedoelen we het beheren van agenda's die meerdere variabelen, personen, locaties, of afhankelijkheden omvatten. Het gaat dus verder dan simpelweg afspraken inplannen: het vereist coördinatie, vooruitdenken en vaak ook het oplossen van conflicten tussen agenda’s
5. Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Officeprogramma’s (Excel, Word, Outlook en MS-teams)
6. Je bent minimaal 36 uur per week beschikbaar vanaf 01-10-2025 of eerder

Wensen:

• Je hebt een secretariële opleiding of training afgerond of een aanvullende opleiding of training in de richting van projectmanagement
• Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met werken bij een gemeentelijke organisatie met meer dan 100.000 inwoners
• Je hebt ervaring met de RSPW of een soortgelijke methodiek
• Je hebt ervaring met het organiseren van bewonersbijeenkomsten
• Je hebt aantoonbare ervaring met het ontzorgen en ondersteunen van teams en hebt daarmee een daadwerkelijk verschil voor het team gemaakt. Van deze ervaring staat een concreet voorbeeld omschreven in het cv

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.