Procescoördinator S11 Den Haag • JS Consultancy

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Functieomschrijving
Voor DJI/Team Service & Beheer is JS Consultancy op zoek naar een Procescoördinator S11. Dit betreft een functie in loondienst voor 24 - 36 uur per week, per z.s.m. voor een periode van6 maanden (met optie tot verlenging).
DJI zorgt namens de Minister van Justitie en Veiligheid voor de uitvoer van straffen en vrijheidsbenemende maatregelen, die na uitspraak van een rechter zijn opgelegd. DJI is verantwoordelijk voor de dagelijkse zorg van justitiabelen en werkt op vele manieren met hen samen aan voorbereiding op terugkeer in de maatschappij. Voor DJI worden de inkooptrajecten van verschillende DJI-inrichtingen en vestigingen centraal geregeld vanuit het IUC DJI.
Op deze functie ben jij de kennis- en procescoördinator van het team Service & Beheer. Het team bestaat uit ongeveer 12 functioneel beheerders die werkzaamheden uitvoeren binnen Leonardo: het Oracle-systeem voor de financiële administratie van JenV-organisaties. Het team Beheer & Services richt zich met name op het functioneel beheer van applicaties en levert diensten die het werken in het digitale domein ondersteunen en versterken. Het team heeft een servicegerichte aanpak en regelmatige afstemming met ketenpartners binnen hun eigen organisatie en het domein van JenV. De teams verzorgen gebruikersondersteuning, beheren bedrijfsinformatie en verzorgen het autorisatiebeheer.
Je bent als procescoördinator verantwoordelijk voor het faciliteren van het werk van de functioneel beheerders, in tooling en processen. Een aantal projecten hiervoor zijn al gestart, maar door drukte op het primaire proces van de functioneel beheerders is er te weinig tijd dit verder te brengen. Zo zijn ze begonnen met het optimaliseren van een aantal werkprocessen (onder andere rondom TopDesk en met het gebruik van Jira), dit moet nog worden afgerond en geborgd. Van een deel van de al bestaande processen ontbreekt het aan goede documentatie, afspraken en (beleid)kaders. Ook willen ze hun afstemming met interne en externe stakeholders verbeteren. Er ligt dus veel om op te pakken. Dit biedt de kans voor veel initiatief maar vraagt ook een proactieve houding en verantwoordelijkheidsgevoel.
Je fungeert naast de teamleider en inhoudelijk coördinator als aanspreekpunt voor het team en de rest van de organisatie. Hiertoe onderhoud je contacten met collega’s, van andere afdelingen binnen het SSC, om op de hoogte te blijven van lopende ontwikkelingen. Waar nodig neem je deel aan afstemming overleggen met stakeholders binnen of buiten het SSC.
Verder sta je aan de lat voor:
• Optimaliseren gebruik van TopDesk binnen het team; goede TopDesk-kennis binnen team en goede inrichting van TopDesk;
• Kwaliteitscheck op tickets en afhandeling escalaties, niet inhoudelijk maar procesmatig en in communicatie;
• Proces van ticketafhandeling; doorlooptijd, werkvoorraad bewaken en roosterplanning;• Rapportages maken voor managementinformatie (KPI’s), capaciteitsplanning, benodigde kennisopbouw en procesverbeteringen binnen of buiten het team;
• Serviceformulieren en andere routes voor tickets beheren en verbeteren;
• SLA’s opstellen, bewaken, updaten naar aanleiding van nieuwe afspraken met afdelingen;
• Regie op Key-useroverleggen; overzicht, agenda, planning en vastlegging;
• Kwaliteit en actualiteit kennisbank en procesbeschrijvingen verhogen en bewakenFunctie-eisen
Je hebt minimaal een afgeronde HBO opleiding;Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het opstellen van rapportages uit TopDesk of een vergelijkbaar ITSM-systeem voor het analyseren van het ticketproces;
Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met het coördineren van werkzaamheden van een service- of supportteamJe hebt kennis van servicemanagementprocessen ITIL en/of BISL en kan dit aantonen doormiddel van een afgeronde opleiding, training of werkervaring;Je hebt ervaring met gestructureerd intern en extern stakeholdermanagement en kan dit aantonen doormiddel van relevante werkervaring;Je hebt ervaring met het optimaliseren en opzetten van werkprocessen en kan dit aantonen doormiddel van relevante werkervaring;
Je hebt ervaring met het opzetten van een digitale kennisbank in 2 eerdere opdrachten.Arbeidsvoorwaarden
Wij kunnen je inzetten op basis van een detacheringsconstructie: op projectcontract of in vaste dienst bij ons.
Naast een persoonlijke benadering, horen bij een detacheringsconstructie in een dienstverband bij JS Consultancy, goede arbeidsvoorwaarden. Hierbij kan je denken aan:• Aantrekkelijke salariëring conform cao opdrachtgever afhankelijk van jouw opleiding en ervaring en op basis van een 36-urige werkweek;
• Vakantiegeld van 8,33% en een aantrekkelijke eindejaaruitkering;
• Pensioenregeling bij StiPP. Het 1e jaar nemen wij voor onze rekening;
• Aanvullende relevante opleidingen en trainingen passend bij jouw ambities met een opleidingsbudget van €5000;
• Intervisie, coaching en periodieke kennissessies over actuele thema’s in het werkveld;
• Toegang tot het unieke netwerk van JS Consultancy;
• Laptop en een telefoon (die je ook privé mag gebruiken);
• Reiskostenvergoeding, NS Businesskaart of, afhankelijk van je reistijd, de mogelijkheid tot een leaseauto!);
• En natuurlijk een gezellige groep collega’s en regelmatig leuke bijeenkomsten en borrels.
JS Consultancy is de carrièrepartner van professionals en managers voor de publieke zaak. Bij ons werk je aan jezelf én aan oplossingen voor de belangrijkste uitdagingen in onze samenleving. Maatschappelijk resultaat. Samen met jou maken we het waar.Sollicitatieprocedure
Enthousiast geworden? Deze procedure heeft een korte looptijd, daarom ontvangen we graag z.s.m. je cv en korte motivatie via onderstaande sollicitatiebutton.

Reageren op deze vacature kan tot en met 23 september, 15.00 uur
Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met onze recruiter Sevim Imeci via de button "Solliciteer nu" op deze pagina. of via 0630278564