Office Manager (met HR taken) | Yard Digital Agency | 24-32 uur Utrecht • Pienk | Office Professionals

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij een regelaar pur sang met oog voor detail én voor mensen? Krijg jij energie van een kantoor waar alles klopt, waar collega’s zich welkom voelen en waar jij de verbindende factor bent? Dan is deze (parttime) functie Office Manager met HR-taken jou op het lijf geschreven. Je komt te werken bij Yard Digital Agency, een digitaal bureau dat zich richt op organisaties met een maatschappelijke missie.

Als Office Manager ben jij het kloppend hart van het kantoor. Jij zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt en dat collega’s zich volledig kunnen richten op hun werk. Of het nu gaat om een goed georganiseerde werkplek, een warme ontvangst voor bezoekers, of het organiseren van een spontaan teammoment, jij regelt het.

Naast jouw rol als spil op kantoor ben je ook verantwoordelijk voor alle operationele HR-taken, zowel uitvoerend als ondersteunend. Dat betekent dat je betrokken bent bij personeelsadministratie en contractbeheer, maar ook meedenkt over thema’s als vitaliteit, werkplezier en het versterken van de cultuur. Zo combineer je het beste van twee werelden: een strak georganiseerde backoffice én een warm en verbindend gezicht op de werkvloer.

Office & faciliteiten

• Creëren van een fijne en goed georganiseerde werkomgeving
• Regelen van lunch, kantoorartikelen en facilitaire zaken
• Onderhouden van contact met leveranciers en beheren van contracten
• Zorgen dat pandzaken en verzekeringen netjes op orde zijn

HR & administratie

• Ondersteunen bij salarisverwerking, urenregistratie en contractbeheer
• Begeleiden van ziekmeldingen en ondersteunen bij verzuimtrajecten
• Verzorgen van een warme onboarding en soepele offboarding van collega’s
• Nauw samenwerken met HR en leidinggevenden bij personeelszaken
• Beheren van de debiteurenadministratie in samenwerking met Finance

Team & cultuur

• Bijdragen aan een positieve sfeer en verbinding op de werkvloer
• Organiseren van borrels, teamuitjes en kleine verrassingen bij mijlpalen
• Meedenken over initiatieven die welzijn, werkplezier en betrokkenheid versterken

Een uitdagende functie als je affiniteit hebt met het welzijn van mensen en het belangrijk vindt dat collega’s zich prettig voelen! Een functie voor 24, 28 of 32 uur per week, waarbij je onderdeel wordt van een hecht en betrokken team van ongeveer 45 collega’s. De sfeer is open, informeel en gericht op samenwerken. Successen worden gevierd, van borrels en strandfeesten tot een jaarlijkse trip naar het buitenland, en er is veel aandacht voor het welzijn en de ontwikkeling van medewerkers.

Kortom: een veelzijdige rol waarin je niet alleen zorgt dat alles op rolletjes loopt, maar waarin je ook écht bijdraagt aan de cultuur en het werkgeluk van je collega’s.

Voor deze veelzijdige rol zoeken we een parttime Office Manager met HR-gevoel die zich thuis voelt in een dynamische werkomgeving. Je bent iemand die overzicht bewaart, maar ook oog heeft voor detail. Je vindt het leuk om te schakelen tussen facilitaire, administratieve en HR-taken en haalt voldoening uit het creëren van een fijne, goed georganiseerde werkplek.

Met jouw warme en positieve persoonlijkheid breng je energie en verbinding in het team, terwijl je ook stevig in je schoenen staat en weet door te pakken wanneer dat nodig is. Je ziet wat er moet gebeuren, neemt initiatief en denkt mee over hoe dingen slimmer of beter kunnen.

• MBO+ werk- en denkniveau
• Minimaal 1 jaar ervaring in een ondersteunende functie (bij voorkeur met ervaring in HR)
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Vlot in het werken met systemen (ervaring met Numbers of Exact is een pre) en een uitstekende beheersing van MS Office
• Beschikbaarheid voor 24 tot 32 uur per week
• Woonachtig in Utrecht of directe omgeving

• Sociaal en toegankelijk, met oog voor het welzijn van collega’s
• Organisatorisch sterk: je houdt overzicht, ook bij veel verschillende taken
• Gestructureerd en nauwkeurig in administratie en planning
• Leergierig, proactief en zelfstandig in je werk
• Flexibel en in staat om snel te schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden

Kortom: jij bent de Office Manager die niet alleen zorgt dat alles op rolletjes loopt, maar ook actief bijdraagt aan de sfeer, het werkplezier en de verdere ontwikkeling van het team.

Ben jij deze sociaal ingestelde en proactieve Office Manager? Dan is dit jouw nieuwe baan!

Bij Yard Digital Agency werk je niet alleen in een professioneel en betrokken team, maar ook in een omgeving waar plezier, vertrouwen en initiatief de toon zetten. Je krijgt alle ruimte om jouw rol als Office Manager met HR-taken naar eigen inzicht vorm te geven, terwijl je profiteert van uitstekende arbeidsvoorwaarden.

Dit kun je verwachten:

• Een dienstverband van 24 tot 32 uur per week, direct op contract bij Yard Digital Agency
• Een salarisindicatie van € 3.000,- tot € 4.000,- bruto per maand (o.b.v. 40 uur), passend bij je kennis en ervaring
• 27 vakantiedagen (bij fulltime dienstverband), 8% vakantiegeld en een solide pensioenregeling
• Een laptop van de zaak, gratis parkeergelegenheid en fietsenstalling bij kantoor in Utrecht
• Dinsdag als vaste kantoordag (maandag werken is een pre), overige dagen in overleg
• Na de inwerkperiode de mogelijkheid om hybride te werken
• Een creatieve, open en energieke werkomgeving met korte lijnen en veel vertrouwen
• Ruimte voor eigen initiatief: als het werkt, dan werkt het
• Gezamenlijke lunches, tafelvoetbal en -tennis, en altijd ruimte voor een goed gesprek
• Leuke teamuitjes, borrels, attenties en een warme bedrijfscultuur waar successen samen gevierd worden

Kortom: een afwisselende rol met veel verantwoordelijkheid én een werkomgeving waar jij je meteen thuis zult voelen.

Naast hard werken maken ze bij Yard Digital Agency vooral ook veel plezier: samen organiseren ze regelmatig leuke uitjes, borrels en activiteiten. Dat maakt het werken bij Yard Digital Agency niet alleen leerzaam, maar vooral ook gezellig, wie wil daar nou geen deel van uitmaken?

De werving voor deze functie is uitbesteed aan Pienk | Office Professionals. Wil je in aanmerking komen voor deze positie dan kun je via Pienk solliciteren. Ook bij vragen verzoeken wij je om contact op te nemen met Pienk | Office Professionals. Je kunt ons bereiken op 030 - 276 71 87

Yard Digital Agency is een digitaal bureau dat zich richt op organisaties met een maatschappelijke missie. Yard Digital Agency werkt voor een diverse groep klanten, van apotheken en huisartsenpraktijken tot scholen, gemeenten en de KNVB. Daarbij gaan zij verder dan alleen het leveren van digitale oplossingen: zij zijn een strategische partner die meedenkt in ontwerp, ontwikkeling en groei.

Met zo’n 45 collega’s vormen zij een hecht en toegankelijk team. De cultuur voelt als een warm bad: open, betrokken en gericht op samenwerken. Succes wordt gezamenlijk gevierd, met bijvoorbeeld een strandfeest of een jaarlijkse trip naar het buitenland. Het welzijn van de medewerkers staat bij Yard Digital Agency hoog in het vaandel.