Baliemedewerker - Administratief projectsecretariaat Rotterdam • U-Boss Flex Services

In deze afwisselende functie combineert je twee takenpakketten:

Als PROJECTSECRETARESSE (werkdag maandag of woensdag) ondersteun je diverse afdelingen, zoals het Bedrijfsbureau, Projectleiding en Klant & Markt, met administratieve werkzaamheden die bijdragen aan het succesvol uitvoeren van projecten.

Daarnaast vervul je de rol van RECEPTIEMEDEWERKER (werkdag donderdag), waarbij je verantwoordelijk bent voor een gastvrije ontvangst en een representatieve balie.

Deze combinatie vraagt om iemand die gestructureerd, flexibel én servicegericht is.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

1. Projectsecretaresse (op maandag of woensdag)

• Administratieve ondersteuning voor Bedrijfsbureau, Projectleiding en Klant & Markt.
• Registreren, verwerken en opvolgen van offertes, tenders, opdrachten en contracten.
• Opstellen, registreren en opvolgen van contracten met onderaannemers.
• Bijhouden en archiveren van keuringen.

Signaleren en verwerken van wijzigingen in projectplanningen; snel en accuraat herplannen bij ziekte/afwezigheid.
Let op: dit vraagt om flexibiliteit, stressbestendigheid en overzicht in een dynamische omgeving.

2. Receptie- en baliewerkzaamheden (op donderdag)

• Gastvrij ontvangen van bezoekers en afhandelen van telefoongesprekken.
• Zorgen voor een representatieve ontvangstruimte en balie.
• Verwerken van inkomende/uitgaande post en lichte administratieve/facilitaire taken.

• MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring in zowel administratieve als receptie-/ondersteunende functies.
• Kennis van administratieve processen en systemen.
• Bekendheid met MS Office (Word, Excel, Outlook); ervaring met planningssystemen is een pré.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Representatief, nauwkeurig en servicegericht.

• Een veelzijdige functie met afwisseling tussen projectondersteuning en receptiewerk.
• Een dynamische werkomgeving met ruimte voor eigen initiatief.
• De kans om bij te dragen aan de voortgang en organisatie van uiteenlopende projecten.
• Een betrokken team en prettige werksfeer.

Heb jij zin om deel uit te maken van een organisatie met een geweldige werksfeer? Wacht dan niet langer en solliciteer meteen via de solliciteerbutton! Heb je eerst nog een vraag of wil je gewoon even sparren? Bel ons gerust op 010-7200867 – we staan je met plezier te woord.