Administratief Medewerker -Secratarieel Eindhoven • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Functieomschrijving

Als Administratief secretarieel medewerker binnen de sector Economie en Cultuur (EC) ben jij de steun en toeverlaat voor de afdelingshoofden. Je ontzorgt hen door overzicht te houden in hun dagelijkse werkzaamheden, zowel secretarieel als administratief. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's en externe relaties.

Verantwoordelijkheden

• Beheren en bewaken van de agenda van de afdelingshoofden.
• Nauwkeurige planning en voorbereiding van agenda’s, met flexibiliteit voor wijzigingen.
• Organiseren van vergaderingen en overleggen, inclusief logistiek, compleet maken van vergaderstukken, verslaglegging van actiepunten en bewaken van voortgang en follow-up.
• Ondersteunen bij personeelsinformatie, digitaal registreren en archiveren van documenten.
• Zorgen dat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen op de afdeling.
• Administratieve afhandeling van brieven en werken met het digitale postregistratiesysteem (eDocs).
• Afspraken maken met diverse partijen.
• Secretariële ondersteuning voor de hele sector EC, zoals telefoon beantwoorden, brieven verzenden, plannen van vergaderingen en bijeenkomsten, archiefbeheer, agenda- en mailboxbeheer, bezoekers ontvangen en inspelen op vragen van collega’s.

Samenwerking

Je werkt binnen het team van secretaresses van de sector Economie en Cultuur en bent de vraagbaak voor het afdelingshoofd en collega’s binnen de sector.

Functie-eisen

• Aantoonbare werkervaring als administratief secretarieel medewerker of in een vergelijkbare rol.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Accuraat, met een talent voor overzicht houden en deadlines bewaken.
• Ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams).
• Een actieve werkhouding en het nemen van initiatief.
• Passend binnen de kernwaarden: eigenaarschap, samenwerken en vertrouwen.

Gevraagd

• Je hebt aantoonbaar werkervaring als administratief secretarieel medewerker of een vergelijkbare rol
• Je bent goed in de Nederlandse taal in zowel woord als geschrift
• Je hebt ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams)
• Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven. (tussenperiode van twee jaar)
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.