Project support medewerker Utrecht • Recruit a Student

Ben jij een echte regelaar die energie haalt uit het ondersteunen van collega’s, oplossen van problemen en zorgen dat alles achter de schermen op rolletjes loopt? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als Support Medewerker ben jij een belangrijke spil binnen ons team. Jij zorgt ervoor dat alle operationele en administratieve processen soepel verlopen. Van het verwerken van gegevens in het systeem tot het ondersteunen van klanten en partners – jij houdt het overzicht én de rust.

Concreet gaat het om de volgende werkzaamheden:

•  Hotelkamers: In samenwerking met collega's hotelkamers toewijzen en hotelboekingsbevestigingen verstrekken voor visumdoeleinden.
• Visumondersteuningsbrieven: Er komen langzaam verzoeken binnen van verschillende partners. Tegen de tijd dat ik vertrek, zouden alle ontvangen verzoeken moeten zijn afgehandeld, maar er kunnen er nog meer binnenkomen.
• Visumondersteuning: iemand moet de status van visumaanvragen dichter bij ICFP volgen.
•  Logistieke opmerking: We kunnen misschien één document voor partners opstellen met daarin logistieke informatie (locaties, data, tijden enz.) over RHRN-nevenevenementen, veiligheidsaanbevelingen, contactpersonen voor noodgevallen.
• Ondersteuning bij de reis van onze opdrachtgever naar en evenementen op de ICFP-conferentie in november, waaronder Contact onderhouden met hotels om boekingen af te ronden
• Ondersteuning van personeel en partners bij reizen (bijv. visa, verzekeringen, reisboekingen)
• Ondersteuning van de logistiek van evenementen
• Logistieke ondersteuning voor een evenement in Nederland in december
• Ondersteuning van team- en programmavergaderingen, waaronder notuleren, zaalreserveringen, regelen van vertalingen, technische ondersteuning
• Ondersteuning bij contracten, bijvoorbeeld contacten leggen voor handtekeningen

Onze opdrachtgever verzameld  informatie en kennis en ontwikkelen materialen en trainingen over seksuele en reproductieve gezondheid. Deze kennis verzamelen we met grootschalige monitors en aanvullend thematisch onderzoek, waarmee we de seksuele gezondheid van jongeren en volwassenen monitoren, problemen en risicogroepen tijdig signaleren.

• Minimaal MBO werk- en denkniveau heeft;
• Ervaring heeft in een administratieve of klantgerichte rol (pré);
• Handig is met systemen (zoals Microsoft Office en CRM-tools);
• Communicatief sterk is – zowel mondeling als schriftelijk;
• Proactief, nauwkeurig en stressbestendig is.

• Een afwisselende functie binnen een enthousiast en hecht team
• Uurloon van €15,66 bruto met opbouw van vakantiedagen- en geld
• Wekelijkse of 4-weklijkse betaling;
• Een fijne werkomgeving met korte lijnen en een informele sfeer;
• Reiskostenvergoeding en pensioenregeling.

Heb jij nog vragen na het lezen van de vacature? schroom dan niet om contact met ons op te nemen via 088-5220060 of via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.