Team coaching Opdrachtteam Huisvesting Nieuwkomers Rotterdam • OverheidZZP

In het kort: Je gaat werken aan de teamontwikkeling binnen een nieuw en groeiend team, waarbij je de samenwerking, communicatie en rolverdeling verbetert om zo de onderlinge interactie en prestaties te optimaliseren.

Context en Team
Het opdrachtteam waarvoor het team ontwikkeltraject wordt gevraagd, is ambtelijk verantwoordelijk voor een opdracht die zowel landelijk als provinciaal op behoorlijk wat aandacht in het maatschappelijk debat kan rekenen. Actualiteiten op rijksniveau jagen de acties in de provincie weer aan. Dat zorgt voor een dynamische sfeer, complexe vraagstukken en hoge werkdruk waar de medewerkers zich meestal op een positieve manier door voelen uitgedaagd maar wat ook lastig kan zijn.
Het is een vrij nieuw team (8 personen) dat erg snel is gegroeid. Er werken momenteel 2 senior beleidsmedewerkers (plus 1 vacature maakt 3), 1 beleidsmedewerker, 2 junior beleidsmedewerkers. Het team wordt ondersteund door 2 ondersteuners op cijfers en organisatie van overleggen. Het team wordt aangestuurd door een coördinator. Qua werkzaamheden valt het team uiteen in twee subteams.
De organisatie werkt opgavegericht. Dit betekent voor het team dat zij qua personele zaken worden aangestuurd door een p-manager en voor wat de opdracht betreft worden aangestuurd door de ambtelijk opdrachtgever en de ambtelijk opdrachtnemer. Dit is voor de organisatie een vrij nieuwe constructie waardoor het soms ook nog zoeken is tussen de verschillende rollen. Wat doet de ambtelijk opdrachtgever, wat doet de coördinator, wat doet de ambtelijk opdrachtnemer, hoe werken we met elkaar samen als collega’s? Voor dit team worden de rol van p-manager en de rol van ambtelijk opdrachtgever overigens vervuld door dezelfde persoon. De samenwerking met en de sturing vanuit hem wordt als goed, duidelijk en prettig omschreven.

Samenwerking in de praktijk
In het team ligt een enorme variatie aan werkervaring en achtergrond. De samenwerking onder de hoge werkdruk is meestal goed. Er is met regelmaat teamoverleg. In een van de sub teams vullen de collega’s elkaar goed aan. Er is sprake van een open, positieve houding, men spreekt zaken makkelijk naar elkaar uit en men heeft veel lol. Het andere sub team werkt functioneel goed samen. Er is wekelijks overleg en veel afstemming. De collegiale samenwerking tussen de teams is goed maar kent ook wat onderlinge spanning over de onderlinge taakverdeling.
Er ligt een redelijk goede taakverdeling maar deze wordt niet door iedereen altijd als prettig of optimaal ervaren. Met regelmaat zijn er ad hoc persvragen en staten vragen die niet altijd als “leuke klus” worden ervaren gezien de tijdsdruk maar wel gedaan moeten worden. Soms is er ook een persoonlijke wens of ambitie die niet goed aansluit bij de huidige taakverdeling.

Omschrijving van de opdracht
Het opdrachtteam wil de komende tijd stilstaan bij de samenwerking om hierin een verbeterslag te maken en een (h)echt team te worden. De beleidsopdracht is een dossier waarop veel tegenwind en politieke druk zit. Niet alle scenario’s kennen een prettige oplossing. Dit zal naar verwachting steeds meer gaan vragen van de collega’s, hun onderlinge samenwerking en de hulp en steun die ze elkaar kunnen bieden. Men is gezien de snelle groei van het team en de werkdruk nog onvoldoende toegekomen aan het investeren in teamontwikkeling als basis voor goede resultaten en een prettige samenwerking.
Als volgende stap in de teamontwikkeling gaat het dan om met elkaar verwachtingen over de samenwerking uit te spreken en te delen en komen tot een passende rolverdeling waarin lusten en lasten eerlijk verdeeld zijn met oog voor ieders expertise en kwaliteiten. Ook het werken vanuit heldere afspraken en duidelijke structuren is een wens. Gezien de toenemende werkdruk en de spanning die dit zou kunnen zetten op onderlinge relaties en de veerkracht van de collega’s is het ook van belang aandacht te besteden aan het leren uitspreken van lichte irritaties, het verdragen van elkaars (on)hebbelijkheden en het verbeteren van de kwaliteit van de onderlinge interactie.

Het betreft een team van 8 medewerkers waarbij het teamtraject zich idealiter richt op:
– De verkenning van de onderlinge samenwerking, interactie en communicatie binnen het team (langs de lijn van de inhoud)
– Naar aanleiding van deze verkenning inzetten op de vanuit het team gekomen punten voor teamontwikkeling
– Inzicht in eigen rol en handelen van de teamleden en het effect daarvan op anderen.
– (H)erkennen van elkaars kracht en hoe dit effectief in te zetten in het dagelijkse werk.

Door middel van teambijeenkomsten (mogelijk dagdelen met een paar hele dagen) en eventueel aanvullende coaching van deelnemers en betrokken leidinggevende rollen.

Terugkoppeling van (deel) resultaten/ producten
Evaluatie met adviseur(s)/teamleden/leidinggevende(n)

Smart
(S)pecifiek: verbetering van communicatie en onderlinge interactie tussen de teamleden. Er wordt gewerkt met concrete verbeterstappen voor de samenwerking.
(M)eetbaar: plan van aanpak, eindevaluatie met coördinator en p-manager
(A)cceptabel: Het team gaat aan de slag met haalbare en motiverende doelen onder leiding van de teamcoach.
(R)ealistisch: Is het traject uitgevoerd binnen de beschikbare tijd en middelen.
(T)ijdgebonden: zie hierboven.

Planning (start en einde)
Dient in hoofdlijnen opgenomen te worden in het plan van aanpak. Feitelijke planning komt in samenwerking met het team tot stand.

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.