Managementassistente Hengelo (GE) • JPM Jansen Personeelsmanagement

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Kiem Select is per direct op zoek naar een managementassistente ter ondersteuning van de bestuurssecretaris van een duurzaam internationaal bedrijf gevestigd in Gelderland. Dit familiebedrijf, dat al meer dan 100 jaar bestaat, zoekt een support professional met een hands-on en pragmatische werkhouding waarmee de organisatie een langdurige werkrelatie wil aangaan. Werken met een open en eerlijke communicatie in de aanwezige platte organisatiestructuur.
De organisatie houdt zich bezig met het leveren van primaire en circulaire grondstoffen, recycling en inzameling van afval van bedrijven en particulieren. Een organisatie die altijd in ontwikkeling is en groeit.

Als rechterhand van de bestuurssecretaris en als meewerkend voorvrouw van het secretariaat, coördineer je samen met jouw collega de werkzaamheden voor de directie. Het secretariaat vormt een belangrijk centraal punt binnen de organisatie.
In jouw werk neem je een proactieve werkhouding aan en ben je alert op werksituaties waardoor je de bestuurssecretaris kunt ontlasten. Jouw doel is om haar effectief en efficiënt haar werk te kunnen laten doen. Het betreft een functie waarin je verder kunt groeien en ontwikkelen met als extra uitdaging werkzaamheden van de bestuurssecretaris overnemen, zodat voor haar tijd vrijkomt om haar kwaliteiten en tijd op andere plekken binnen de organisatie in te zetten.

Het is essentieel dat de directie en medewerkers meegroeien met de ontwikkeling van de organisatie, maar ook dichtbij elkaar blijven om kwaliteit en dienstverlening te kunnen blijven garanderen aan hun klanten. Ook leren van én met elkaar als collega’s om verder te ontwikkelen binnen de organisatie.
De directie bestaat uit de algemeen directeur, directeur Nederland, directeur Recycling en Inzameling, bestuurssecretaris + directeur Duitsland.
Het secretariaat vormt een belangrijk centraal punt binnen de organisatie. Binnen het secretariaatsteam wordt hecht samengewerkt, maar je bent zelfstandig in jouw functioneren. Elkaar bij afwezigheid vervangen of bijspringen als de werkdruk hierom vraagt (binnen het kantoorteam), is een vanzelfsprekendheid.
Kwalitatief hoogwaardige ondersteuning verlenen is voor jou vanzelfsprekend. Organiseren, plannen en structureren van werkzaamheden verricht je met de nodige souplesse zodat alles op rolletjes loopt, waarbij effectiviteit de rode draad vormt. Daarnaast is het evident voor jou dat je integer en discreet werkt en handelt. Organisatiesensitief ben je de ogen en oren van de bestuurssecretaris, waarbij je jouw integriteit bewaakt.

Waar houd jij je dagelijks mee bezig?

• Je ondersteunt en ontzorgt primair de bestuurssecretaris en daarnaast de overige directieleden i.s.m. met jouw collega en werkt zelfstandig op hoog niveau.
• Je hebt kennis van de agenda van de directieleden en maakt op verzoek afspraken.
• Wekelijks overleg met de bestuurssecretaris om agenda en mailbox door te nemen, anticiperen op e-mail van de bestuurssecretaris en acties plannen en nemen. Fungeren als haar sparringpartner met je eigen inbreng.
• Je verzorgt de fysieke en digitale ontvangen en te verzenden poststukken. I.v.m. de kwaliteitsnormering, is correcte verwerking van deze gegevens een must.
• Je beheert de actiepunten voortvloeiend uit agenda’s, fysieke en digitale correspondentie, alsook de actielijsten uit de voorkomende vergaderingen (je hoeft niet zelf te notuleren).
• Je beheert samen met jouw collega het centrale archief en houdt dit up-to-date.
• Je ondersteunt de bestuurssecretaris bij het uitvoeren van het Personeelsbeleid.
• Je coördineert en ondersteunt bij diverse KAM-zaken (bewaking: signaleren, verwerken en registreren).
• Je ondersteunt m.b.t. het promotiebeleid (bijv. actueel houden van de website).
• Je coördineert de facilitaire zaken in en rondom het kantoor.
• Een positieve bijdrage leveren aan het tweewekelijks secretariaatsoverleg o.l.v. de bestuurssecretaris.
• Je doet suggesties in het verbeteren van de werkprocessen op het secretariaat/secretariaatshandboek.
• Je vervult een gastvrouwrol bij het ontvangen van bezoekers en behandelt samen met jouw collega binnenkomende telefoongesprekken (ca. 20 per dag)

Gevraagd

Welke talenten breng je hiervoor mee?

• Zelfstandig denken, werken en handelen, punctueel.
• Proactief met een gezonde helicopterview om het overzicht te behouden en te bewaken.
• Teamplayer, die het fijn vindt om fysiek op kantoor aanwezig te zijn.
• Integer, discreet en organisatiesensitief.
• Het is geen uitdaging voor je om onder werkdruk de complexiteit van jouw taken uit te voeren en te beheersen.
• Flexibiliteit in denken en doen binnen de samenwerkingen die je aangaat m.b.t. het werken voor en met de bestuurssecretaris.
• Een goed gevoel voor humor.
• Open en eerlijk kunnen samenwerken met daarbij het talent om goed (direct) te kunnen communiceren.

Wat is er nodig aan gewenste kennis en werkervaring?

• Een (bij voorkeur secretariële) mbo-vakopleiding.
• Up-to-date kennis van Office365; Word, Outlook, Excel, PowerPoint, etc.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk. Een pré is goede kennis van de Duitse taal,
• Minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.

Aanbod

Wat biedt het financiële plaatje en arbeidsvoorwaarden?

• Salaris is marktconform.
• Vakantie: 25 vakantiedagen fulltime basis.
• Pensioenregeling
• Functie volledig op kantoor in een professionele werkomgeving.
• Ontwikkelings- en doorgroeimogelijkheden. Toegang tot een breed scala aan opleidingen en cursussen. De werkgever biedt ruime doorgroeimogelijkheden waarbij graag invulling wordt gegeven aan persoonlijke ambities.

NB:

• Voor aanname door de opdrachtgever vindt een strenge screening plaats.
• De opdrachtgever heeft deze werving- en selectieprocedure uitbesteed aan Kiem Select. Mocht je zelf willen solliciteren, dan wordt jouw cv direct naar Kiem Select doorgestuurd.
• Stuur daarom jouw cv maar ook jouw motivatie via de button "Solliciteer nu" op deze pagina. als je mee wilt doen aan de werving- en selectieprocedure.
• Tijdens het fysieke intakegesprek bij Kiem Select worden de originele door jouw behaalde diploma’s en certificaten gecontroleerd.
• Een lijst van referenten van 5 jaar terug in jouw werkverleden moet kunnen worden overlegd

Uren

32 - 40 uur
32-40 uur per weeek