Medewerker Bedrijfsbureau A Papendrecht • HLS

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Referentie: HLS-V10788

Onze opdrachtgever levert dieselmotoren, gasmotoren en generatorsets voor hoofdvermogen, hulpvermogen, noodstroomvoorziening en warmte/krachttoepassingen. Ze voorziet ondernemers in sectoren zoals scheepvaart, tuinbouw, transport, aannemerij, energiebedrijven, openbare instellingen, scheepswerven, oliemaatschappijen, bouwers van baggermaterieel en andere professionele gebruikers.

De serviceorganisatie bestaat uit ruim 350 medewerkers, verdeeld over zes vestigingen in het land. Zij staan klaar om klanten te voorzien van advies, special engineering, installatie en (preventief) onderhoud van dieselmotoren, gasmotoren en generatorsets.

Het Service Support Center (SSC) is het centrale coördinatiepunt. Vanuit SSC staat een team van deskundigen 24 uur per dag en zeven dagen per week klaar om klanten snel te helpen met het oplossen van storingen en om te zorgen voor een optimale beschikbaarheid van de installatie. Ook hebben zij een eigen onderhoudsdienst.

Deze medewerker draagt zorg voor tijdige en volledige verwerking van uren, onderdelen en overige kosten in de administratie. Ten behoeve van facturatie aan de klant of claim van de opdrachtgever. Tevens verzorgt deze persoon rapportages t.b.v. de organisatie over deze processen en initieert en/of implementeert procesverbeteringen op basis van deze rapportages.

Draagt zorg voor onderhoud van de parameters in DBS, de opleiding van medewerkers op het gebied van het juiste gebruik van DBS en coördineert DBS projecten (procesverbeteringsprojecten).

Draagt zorg voor een correct gebruik van de kostenplaatsen goodwill, redo en osk en handelt verzoeken af voor afwikkeling van werkorders t.l.v. deze kostenplaatsen.

Taken worden als hoofdzaak uitgevoerd of als bijtaak (back-up functie). Medewerker beheerst minimaal twee kernactiviteiten.

BELANGRIJKSTE EINDRESULTATEN

1. Uitsturen facturen, waardoor product support omzet wordt gegenereerd

Draagt zorg voor tijdige en volledige verwerking van uren, kosten, km, onderdelen en overige kosten in de administratie waarna externe en/of interne facturatie mogelijk is.

Kernactiviteiten:
- het controleren van de administratieve gegevens in de DBS werkorder;
- het berekenen met behulp van DBS van servicewerkorders en/of reparatieorders;
- het opmaken van facturen conform offerte S&O;
- het behandelen van vragen van klanten over ontvangen rekeningen. Deze vragen
worden zowel telefonisch als schriftelijk of per fax afgehandeld;
- het in opdracht crediteren van facturen;
- verzorgt rapportages t.b.v. de organisatie over deze processen en initieert en/of
implementeert procesverbeteringen op basis van deze rapportages;
- controle op correct gebruik van de kostenplaatsen goodwill, redo en osk en handelt
verzoeken af voor afwikkeling van werkorders t.l.v. deze kostenplaatsen.

2. Claimen van garantie/onkosten, waardoor kosten van projecten worden gereduceerd.

Draagt zorg voor tijdige en volledige verwerking van uren, kosten, km, onderdelen en overige kosten in de administratie waarna het claimen hiervan mogelijk is.

Kernactiviteiten:
- het verdiepen in de technische details van een incident en het verifiëren of de informatie juist is;
- het controleren van de administratieve gegevens (na controle gemaakte kosten);
- het opstellen van de claim met de uitsplitsing van de kosten/omschrijving. Dit betreft
met name claims waarbij overleg/onderhandelingen noodzakelijk zijn met de organisatie
over financiële afwikkeling van de claim;
- het adviseren van de organisatie op basis van claimrapportages over hoe kosten kunnen worden voorkomen of worden verminderd;
- het adviseren van de te reserveren bedragen t.b.v. nog te realiseren projecten voor
onvoorziene kosten tijdens de garantie.

3. Beheer DBS, opleiden medewerkers op gebied van gebruik van DBS en
optimalisatie van werkprocessen door DBS systeemoptimalisatie.

Draagt zorg voor onderhoud van de parameters in DBS, de opleiding van medewerkers op het gebied van het juiste gebruik van DBS en coördineert DBS projecten (procesverbeteringsprojecten).

Kernactiviteiten:
- het opleiden van nieuwe medewerkers op het gebied van het juiste gebruik van DBS;
- het coördineren van de implementatie van optimalisatie van werkprocessen bij
wijzigingen in de DBS-programmatuur;
- het coördineren van projectgroepen bij implementatie van DBS modules;
- onderhoud van systeemparameters in DBS;
- analyse van fouten in de programmatuur en aandragen oplossingen hiervoor.

4. Beheer wagenpark.

Draagt zorg voor het administratief beheer van de lease-auto's.

Kernactiviteiten:
- contactpersoon voor Geveke Motoren met de lease-maatschappij;
- vraagbaak voor medewerkers m.b.t. lease-auto's;
- draagt zorg voor de administratieve uitvoering van zaken m.b.t. lease-auto's.

Voor de meest geschikte kandidaat ligt er een uitdagende baan klaar bij een dynamisch bedrijf. Met een uitstekende secundair arbeidsvoorwaarden pakket.

Interesse in deze functie? Neem dan contact op met de HLS Groep op 010-4140282. U kunt vragen naar Enrico de Werk.

Salaris