Office Manager | KGM Techniek | 24-32 uur Utrecht • Pienk | Office Professionals

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij een energieke regelaar die overzicht houdt, structuur brengt en collega’s motiveert? Word jij blij van een kantoor waar alles soepel loopt, waar ruimte is voor humor en gezelligheid én waar jij de spil van de organisatie bent? Dan is deze parttime functie van Office Manager bij KGM Techniek in Utrecht echt iets voor jou! 

Als Office Manager bij KGM Techniek ben jij het kloppend hart van de organisatie. Jij zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken op kantoor perfect verloopt, zodat je collega’s zich volledig kunnen richten op hun werk. Je hebt een breed en uitdagend takenpakket: je verwerkt declaraties, regelt na- en bijscholing, houdt kwaliteitsregistraties nauwkeurig bij en biedt je collega’s actieve ondersteuning waar nodig. Of het nu gaat om administratieve processen, het organiseren van een bedrijfsuitje of het strak houden van de planning: jij regelt het. 

Daarnaast neem je een centrale rol in binnen de organisatie. Je bent aanspreekpunt, zorgt voor structuur en hebt de energie en directheid om collega’s te motiveren of waar nodig even een “duwtje in de rug” te geven. Zo draag je niet alleen bij aan een goed georganiseerde backoffice, maar ook aan een fijne en verbindende werksfeer.

Office & faciliteiten

• Op orde houden van het kantoor en voorbereiden van maandelijkse audits
• Bestellen van werkkleding en beheren van leaseauto’s
• Organiseren van bedrijfsfeesten, borrels en teamuitjes
• Regelen en aanmelden van inleenpersoneel voor projecten

HR & administratie

• Behandelen van verzuim- en ziekmeldingen
• Aanleveren van salarismutaties en coördineren van verlofaanvragen
• Beheren van de VCA-administratie en organiseren van scholing
• Bijhouden van project- en bedrijfsadministratie
• Notuleren tijdens het maandoverleg

Team & cultuur

• Bewaken van structuur en overzicht in de organisatie
• Collega’s aanspreken en motiveren waar nodig
• Bijdragen aan de positieve, informele en gezellige werksfeer
• Meedenken over initiatieven die samenwerking en plezier versterken

Een uitdagende functie voor 24, 28 of 32 uur met veel verantwoordelijkheid en afwisseling in een warme en informele werkomgeving. Je komt terecht in een klein, hecht team op kantoor (5 mannen en 1 vrouw) en maakt onderdeel uit van een organisatie met in totaal zo’n 50 collega’s.

Bij KGM Techniek is de cultuur open, sociaal en betrokken. Er wordt hard gewerkt, maar er is ook altijd ruimte voor humor en gezelligheid. Om de week sluit je de week samen af met een borrel aan de bar op kantoor en vier keer per jaar is er een leuk bedrijfsuitje. Daarnaast denkt KGM flexibel met je mee: zo is werken onder schooltijden geen probleem.

Kortom: een veelzijdige rol waarin jij de verbindende factor bent én echt het verschil maakt voor de organisatie en je collega’s.

Voor deze rol zoeken we een ondernemende Office Manager die stevig in zijn of haar schoenen staat en het leuk vindt om overzicht en structuur te brengen. Je hebt pit, neemt initiatief en weet collega’s te motiveren om hun werk met energie en plezier te doen.

Dit neem je mee:

• MBO+ werk- en denkniveau
• Minimaal 1 jaar ervaring in een ondersteunende of coördinerende rol als bijvoorbeeld Office Manager, Secretaresse of HR medewerker
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Ervaring met administratieve systemen en goede kennis van MS Office
• Beschikbaarheid (parttime) voor 24 tot 32 uur per week

Eigenschappen die jou typeren:

• Organisatorisch sterk: je houdt overzicht en werkt gestructureerd
• Sociaal en toegankelijk, met een directe maar verbindende communicatiestijl
• Nauwkeurig en scherp op details
• Proactief, ondernemend en niet bang om door te pakken

Ben jij flexibel krijg je energie van deze uitdagende functie? Reageer dan direct!

Bij KGM Techniek krijg je niet alleen een veelzijdige office functie met veel vrijheid, maar ook een werkomgeving waar je je snel thuis voelt.

Dit kun je verwachten:

• Een dienstverband van 28 tot 32 uur per week, direct op contract bij KGM Techniek
• Een salaris tussen € 3.000,- en € 3.800, - euro bruto per maand (o.b.v. 40 uur), afhankelijk van ervaring en achtergrond
• 25 vakantiedagen (o.b.v. fulltime), 8% vakantiegeld en een goede pensioenregeling
• Flexibele werktijden, afgestemd op jouw situatie
• Een informele en sociale cultuur, met korte lijnen en veel humor
• Leuke bedrijfsuitjes en gezamenlijke activiteiten

Kom werken in een kantoor mét bar, waar werk en gezelligheid hand in hand gaan!

De werving voor deze rol verloopt via Pienk | Office Professionals. Wil je solliciteren of meer weten? Bezoek dan Pienk of neem contact met ons via 030 - 276 71 87. We helpen je graag verder!

KGM Techniek is een open en sfeervolle organisatie gespecialiseerd in installatietechniek. Het bedrijf voert uiteenlopende projecten uit, onder andere voor opdrachtgevers zoals ABN Amro. De organisatie bestaat uit twee onderdelen: KGM Techniek (kantoor en projectcoördinatie) en Offside (werkplaats). Samen werken er zo’n 50 medewerkers, waarvan 6 op kantoor.

De cultuur is betrokken, informeel en flexibel. Er wordt veel waarde gehecht aan samenwerken, plezier en onderlinge verbondenheid. Succes wordt gevierd en er is volop ruimte voor gezelligheid, maar ook voor persoonlijke ontwikkeling en balans tussen werk en privé.

Bij KGM Techniek werk je dus niet alleen in een professionele organisatie, maar ook in een warme en collegiale omgeving waar je écht onderdeel bent van het team.