Directiesecretaris Den Haag • ItaQ Interim Professionals

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Algemene Informatie
Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) is verantwoordelijk voor de opvang en begeleiding van asielzoekers en bereidt hen voor op een verblijf in Nederland of terugkeer naar het land van herkomst. Het COA is als zelfstandig bestuursorgaan met de IND en de Dienst terugkeer & vertrek onderdeel van de vreemdelingenketen. Op dit moment heeft het COA circa 67.000 asielzoekers gehuisvest in meer dan 300 locaties in het land. Het COA is een snelgroeiende organisatie in een politiek klimaat, waardoor we altijd blijven anticiperen op de komende ontwikkelingen.

Het werk bij het COA is uitdagend en divers. Onder meer door de variërende instroom van asielzoekers en het voortdurend zoeken naar een goede balans tussen gevraagd en beschikbare capaciteit. Van medewerkers bij het COA wordt professionaliteit verwacht en om te handelen met inachtneming van de vier kernwaarden binnen het COA: menswaardig, open, samen en resultaatgericht.

Wat ga je doen?
Als directiesecretaris heb je de opdracht om in de rol van adviseur de sparringpartner van de directeur Bedrijfsvoering en de manager BV ontwikkeling uit te voeren. Je werkt hierbij samen met 2 collega directiesecretarissen binnen de directie Bedrijfsvoering, maar daarnaast ook met de directiesecretarissen van de beide andere directies V&O (Vakontwikkeling & Ondersteuning) en O&B (Opvang & Begeleiding). Je bent hierbij een belangrijke spil om de ambitieuze doelen van het COA te realiseren, zowel van de directie Bedrijfsvoering als brede organisatie projecten. Je bewaakt het werken volgens de sturingsfilosofie van de organisatie, treed je op als adviseur en bevorder je oplossingen bij vastgelopen processen. In jouw werk draag je bij aan de zichtbaarheid van de directeur en de manager BV ontwikkeling. Je valt als adviseur onder manager BV ontwikkeling en werkt samen in een team met collega directiesecretarissen, directie assistent, secretaris, senior business controller, communicatieadviseur en hr adviseur.

Geeft waar nodig vorm aan de operationele uitwerking van besluiten dan wel adviseert hierover.

• Bewaakt de uitvoering van besluiten en afspraken. Onderhoudt daartoe een netwerk van interne contacten;
• Onderhoudt interne en externe contacten met relevante afdelingen en organisaties ten behoeve van afstemming en informatie-uitwisseling over opvang en begeleiding.
• Adviseert de directeur over de aanpak van onderwerpen, rekening houdend met bestuurlijke verhoudingen en ontwikkelingen.
• Voert op verzoek van de directeur bijzondere opdrachten uit. In voorkomende gevallen betreft dit de leiding van organisatie brede projecten dan wel deelname namens de organisatie aan ketenprojecten.
• Levert een bijdrage aan adviezen op het terrein van beleid en organisatie-inrichting.

• Je bent de schakel tussen de directie en de andere directies;

• Je verbindt en vertaalt de wensen en opdrachten van de directie Bedrijfsvoering in concrete acties voor de directie en stelt prioriteiten daarbinnen. Ditzelfde doe je voor de vragen en wensen vanuit de andere directies aan de directie Bedrijfsvoering (en de afdelingen die vallen onder de directie), zonder daarbij de rol of taken van de directeur of manager BV ontwikkeling of van de inhoudelijke collega’s over te nemen;
• Je optimaliseert de kwaliteit van de advisering, onder meer door het bewaken van het integrale karakter van soms tegenstrijdige adviezen. Dit gebeurt in samenwerking met de collega directiesecretarissen van de directie Bedrijfsvoering, o.a. door het organiseren van feedback gedurende het proces en achteraf;
• Je bereidt voor de directeur de directie en bestuursvergaderingen voor en bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van en de ondersteuning bij gesprekken van de directeur indien nodig.
• En je draagt zorg voor communicatie van de besluiten en bewaakt de gemaakte afspraken.
• Je bent in staat om op verschillende niveaus te schakelen en samen te werken binnen en buiten de organisatie.

• Je hebt een wo-opleiding afgerond in de richting van Bestuurskunde of Politicologie.
• Je beschikt over werkervaring binnen een vergelijkbare rollen.
• Je hebt kennis van (bestuurlijke) procedures/werkwijzen met name bij uitvoeringsorganisaties.
• Je bent bekend met werken binnen een uitvoeringsorganisatie en je bent politiek- bestuurlijk sensitief.
• Je beschikt over zeer sterk ontwikkelde communicatieve vaardigheden, zowel in woord als in geschrift.

• Je bent een sterke sparringpartner, kan goed omgaan met druk, het politieke krachtenveld, belangentegenstellingen, emotie en weerstand.
• Je beschikt over de competenties: communicatief sterk, verbinder en flexibel.

• Je hebt inzicht in (bestuurlijke) processen en weet bij te dragen aan een goede governance en juiste besluitvorming binnen de organisatie. Je werkt daarbij nauw samen met je collega’s van het ondersteuningsteam van de directie Bedrijfsvoering en je collega directiesecretarissen van de andere directies.
• Je kan besluiten vertalen en uitdragen naar opdrachtnemers. Je bent op de hoogte van externe ontwikkelingen en in de asielketen, en anticipeert daarop, kijkend welke invloed of effect dit heeft voor de directie bedrijfsvoering.
• Je beschikt over een integrale en ook naar buiten gerichte blik, kan dwarsverbanden duiden en hebt uitstekende schrijfvaardigheden. Hiervoor is het noodzakelijk om inhoudelijke kennis te hebben en dossiers te kunnen opstellen.

Aanbod

ZZP'ers: Ja
Locatie: Den Haag
Hybride werken: Bespreekbaar
Uren: 32-36 uur
Startdatum: 13 oktober 2025
Einddatum: 13 oktober 2026
Inhuurtermijn: 12 maanden
Verlenging: Niet bekend
Recruiter voor deze rol: Alexander Bull, , via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.