Project Management Ondersteuner (PMO) Den Haag • PlusIT

Plaats: Den Haag
Uren per week: 38
Startdatum: 01-10-2025
Einddatum: 30-09-2027
Optie op verlenging: Ja, 2 x 12 maanden

Opdrachtomschrijving:

Als PMO-er bij de MIVD is geen dag hetzelfde. In deze uitdagende functie biedt jij ondersteuning aan de projectorganisatie door middel van diverse organisatorische werkzaamheden. Zo ga jij aan de slag met: het opstellen, bewaken en evalueren van de project- en programmaplanning. Je houdt de voortgang bij, legt acties vast en zorgt ervoor dat deze worden opgevolgd. Hierbij ondersteun je de projectleider bij het opzetten en onderhouden van de documentatie, resources (zoals contracten), agendabeheer, notulen en e-mailbeheer. Ook signaleer je waar zaken vastlopen, rapporteert afwijkingen en draagt zo actief bij aan de PDCA-cyclus, waaronder het evalueren en continu verbeteren van de projecten.

Je dagelijks werk bestaat o.a. verder uit de volgende onderdelen:

• Ondersteunen van de projectmanagers en signaleren en adviseren bij project issues;
• Monitoren van voortgang en afspraken; het ‘najagen’ van actiehouders;
• Het organiseren van bijeenkomsten en workshops;
• Opstellen en beheren van communicatiemiddelen;
• Vaststellen, structureren, inrichten, onderhouden en monitoren van de leveranciersrelaties en contractbeheer;
• Beheren van het inkoop- en facturatieproces;
• Secretariële- en administratieve ondersteuning van het team

Je komt te werken bij het programma Informatie Gestuurd Optreden (IGO) dat valt onder de afdeling Bestuursondersteuning. Programma IGO houdt zich bezig met het verbeteren van de informatiepositie van de Krijgsmacht in samenwerking met de MIVD. Dit doet het programma in samenwerking met diverse stakeholders intern Defensie.

Als Algemeen Projectmanager Officer heeft u een goed ontwikkeld omgevingsbewustzijn en kan schakelen tussen het management van de MIVD, de programmastuurgroep IGO, verantwoordelijke en leverende afdelingen van MIVD en/of JIVC en stuurt op resultaten. U bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van de programmamanager, het bewaken van de voortgang, het implementeren van standaarden, ondersteuning bij resource management en communicatie

Taken:

• Organiseer, coördineer en leid het projectteam
• Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden
• Houd toezicht op de projectvoortgang
• Coördineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit
• Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar
• Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen
• Voldoen aan budgetten en levertijden
• Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden

Eisen, waar 100% aan moet worden voldaan:

• Werkervaring in een vergelijkbare functie zoals Projectcoördinator & adviseur of Facilitair coördinator
• Relevante (rakend aan de IT, Facilitair, Inkoop of bedrijfsprocessen) en recente (in de afgelopen 6 jaar) ervaring en met het adviseren van multidisciplinaire teams (IT/Inkoop of Faciltaire afdelingen ) in omgevingen met een groot aantal stakeholders (>10)
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het werken in een organisatie van minimaal 500 medewerkers binnen de publieke sector
• Certificering Prince 2 Projectmanagement
• Een afgeronde opleiding HBO, met daarbij aantoonbare affiniteit en ervaring op het gebied van Facility Management

Wensen:

• Ervaring als PMO’er van It, Faciltair of Inkoop – of (primaire) bedrijfsproces projecten binnen de ketens van de Rijksoverheid of de Veiligheidsketen
• Minimaal 3 jaar ervaring binnen een publieke organisatie
• Een afgeronde Nevi I Inkoopopleiding
• Minimaal 1 jaar ervaring met het werken in Topdesk en Planon
• Een certificering op het gebied van Contractmanagement