Directiesecretaris Rotterdam • Masters in Public

Opdrachtomschrijving – Interim Directiesecretaris 
Het COA zoekt een zelfstandig interim-directiesecretaris die op projectbasis adviseert en ondersteunt bij bestuurlijke besluitvorming en organisatieontwikkeling. De professional werkt als onafhankelijk sparringpartner voor de directie Bedrijfsvoering en levert een bijdrage aan het versterken van besluitvorming, communicatie en samenwerking binnen en tussen directies.

Wat ga je doen?

Als directiesecretaris heb je de opdracht om in de rol van adviseur de sparringpartner van de directeur Bedrijfsvoering en de manager BV ontwikkeling uit te voeren. Je werkt hierbij samen met 2 collega directiesecretarissen binnen de directie Bedrijfsvoering, maar daarnaast ook met de directiesecretarissen van de beide andere directies V&O (Vakontwikkeling & Ondersteuning) en O&B (Opvang & Begeleiding). Je bent hierbij een belangrijke spil om de ambitieuze doelen van het COA te realiseren, zowel van de directie Bedrijfsvoering als brede organisatie projecten. Je bewaakt het werken volgens de sturingsfilosofie van de organisatie, treed je op als adviseur en bevorder je oplossingen bij vastgelopen processen. In jouw werk draag je bij aan de zichtbaarheid van de directeur en de manager BV ontwikkeling. Je valt als adviseur onder manager BV ontwikkeling en werkt samen in een team met collega directiesecretarissen, directieassistent, secretaris, senior business controller, communicatieadviseur en hr adviseur.

Geeft waar nodig vorm aan de operationele uitwerking van besluiten dan wel adviseert hierover.

• Bewaakt de uitvoering van besluiten en afspraken. Onderhoudt daartoe een netwerk van interne contacten;
• Onderhoudt interne en externe contacten met relevante afdelingen en organisaties ten behoeve van afstemming en informatie-uitwisseling over opvang en begeleiding.
• Adviseert de directeur over de aanpak van onderwerpen, rekening houdend met bestuurlijke verhoudingen en ontwikkelingen.
• Voert op verzoek van de directeur bijzondere opdrachten uit. In voorkomende gevallen betreft dit de leiding van organisatie brede projecten dan wel deelname namens de organisatie aan ketenprojecten.
• Levert een bijdrage aan adviezen op het terrein van beleid en organisatie-inrichting.

• Je bent de schakel tussen de directie en de andere directies;

• Je verbindt en vertaalt de wensen en opdrachten van de directie Bedrijfsvoering in concrete acties voor de directie en stelt prioriteiten daarbinnen. Ditzelfde doe je voor de vragen en wensen vanuit de andere directies aan de directie Bedrijfsvoering (en de afdelingen die vallen onder de directie), zonder daarbij de rol of taken van de directeur of manager BV ontwikkeling of van de inhoudelijke collega’s over te nemen;
• Je optimaliseert de kwaliteit van de advisering, onder meer door het bewaken van het integrale karakter van soms tegenstrijdige adviezen. Dit gebeurt in samenwerking met de collega directiesecretarissen van de directie Bedrijfsvoering, o.a. door het organiseren van feedback gedurende het proces en achteraf;
• Je bereidt voor de directeur de directie en bestuursvergaderingen voor en bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van en de ondersteuning bij gesprekken van de directeur indien nodig.
• En je draagt zorg voor communicatie van de besluiten en bewaakt de gemaakte afspraken.

Je bent in staat om op verschillende niveaus te schakelen en samen te werken binnen en buiten de organisatie.