Medewerker Secretariaat Examencommissies Leiden • Hoofdgebouw Hogeschool Leiden

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Wij zijn op zoek naar een medewerker voor het secretariaat van een van onze examencommissies.

Wat ga je doen als Medewerker Secretariaat Examencommissies
Wij zijn op zoek naar een medewerker voor het secretariaat van een van onze examencommissies. In je werkzaamheden ligt het accent op de administratieve ondersteuning van de examencommissie.

De belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Administratieve- en organisatorische voorbereiding van vergaderingen examencommissie;
• Verslaglegging van vergaderingen
• Opstellen van besluiten op verzoeken van studenten;
• Uitvoeren van acties naar aanleiding van vergaderingen;
• Administratieve ondersteuning van het uitbrengen van het bindend studieadvies;
• Beheer van inkomende- en uitgaande mail en post;
• Administratieve ondersteuning van het proces rond uitgifte getuigschriften.

Je draagt zorg voor de consistentie en samenhang in de uitvoering van de werkzaamheden binnen de complexe processen van de examencommissies. Daarbij voer je kwaliteitscontroles uit, draag je alternatieven aan en doe je verbetersuggesties.

Jouw werkplek
In deze functie werk je in het team met 9 collega’s. Daarnaast werk je nauw samen met de leden van de examencommissie en met collega’s uit de dienst Onderwijs, Onderzoek & Studentzaken.

Wat we jou bieden als Medewerker Secretariaat Examencommissies
Dit is een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. We bieden je een afwisselende functie in een enthousiast en ambitieus team.

De cao-hbo is van toepassing. Het betreft een dienstverband voor 25-28 uur per week (maximaal 0,7 FTE). De functie is van structurele aard, waarbij in eerste instantie een arbeidsovereenkomst wordt geboden voor een jaar.

Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring, minimaal € 3.311,92 en maximaal € 4.376,46 (schaal 8) bij een fulltime dienstverband, conform cao-hbo.

Daarnaast is er een gunstige pensioenregeling via het ABP, een collectieve ziektekostenverzekering, (betaald) ouderschapsverlof en een ruim aantal vakantiedagen.

Er zijn volop mogelijkheden voor professionele ontwikkeling. Verder kent de cao-hbo een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3 %. De hogeschool is dichtbij station Leiden gelegen.

Over Hogeschool Leiden
Wat voor onze studenten geldt, geldt ook voor onze medewerkers: we zien wie je bent. En we gaan met je in gesprek over wat jij nodig hebt om prettig te werken en je te blijven ontwikkelen als professional. We geloven dat een persoonlijke benadering het verschil maakt. Hier kennen en helpen we elkaar als dat nodig is. Of je nu docent bent, onderzoeker of medewerker bij een van onze diensten. Samen met onze studenten en partners in het werkveld zijn we één groot netwerk. Met praktijkgericht onderzoek en onderwijs dragen we allemaal bij aan de ontwikkeling van onze studenten, onze organisatie en de maatschappij. We willen een leergemeenschap zijn waar diversiteit wordt gezien als kracht en waar we met elkaar inclusie bevorderen.

De dienst
De Dienst Onderwijs, Onderzoek en Studentzaken bestaat uit zeven teams: het team Onderwijs en Onderzoek en de teams Studentinschrijving, Studievoortgangsadministratie, Toetsorganisatie, Secretariaat Examencommissies, Student Support en het Mediacentrum. Hiermee zijn beleid en uitvoering gebundeld in één dienst. Als gekende en erkende partner van de faculteiten, de (overige) diensten en het college van bestuur, dragen we op deskundige en transparante wijze bij aan een goed functionerende hogeschool. De betrouwbaarheid van onze dienstverlening leidt ertoe dat de goede kwaliteit van de geboden ondersteuning als vanzelfsprekend wordt ervaren. Een dienstverlening waarbij onze medewerkers bovendien met plezier leren en tot hun recht komen in het werk dat zij doen.

Wat je meebrengt als Medewerker Secretariaat Examencommissies
Je beschikt over HBO werk- en denkniveau en hebt ervaring met het zelfstandig organiseren van administratieve ondersteuning. Je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en daarbij behoud je het overzicht.
Je bent ICT-vaardig en beschikt over sterke schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden. Je bent in staat aan de hand van richtlijnen van de examencommissie antwoorden op vragen en verzoeken te formuleren. Daarbij kun je je taalgebruik aanpassen aan de, vaak formele, context van het bericht.
Je bent analytisch ingesteld en klantgericht. Je werkt discreet, secuur, resultaatgericht en je werkt graag samen met collega’s aan een gezamenlijk doel.
Bij voorkeur heb je kennis van processen in het hoger onderwijs en/of ervaring met ondersteuning binnen het hoger onderwijs.

Is je interesse gewekt?
Solliciteer dan via de sollicitatieknop op uiterlijk 10 oktobera.s. Zet daarbij voor de zekerheid alvast 15 oktober in je agenda, want dan is het eerste kennismakingsgesprek gepland.

Vragen over de vacature? Neem dan contact op met Vera Valentijn, Manager Onderwijsondersteuning & Studentinschrijving, via , of per e-mail: via de button "Solliciteer nu" op deze pagina..

Goed om te weten:

• de interne/externe sollicitatieprocedure loopt tegelijk; bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang;
• een referentiecheck kan deel uitmaken van het sollicitatieproces;
• voordat je bij ons in dienst komt, lever je een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan;
• werk je bij een bureau en wil je een kandidaat voorstellen voor deze vacature bij Hogeschool Leiden? Bedankt, maar hier gaan we niet op in. We werven onze nieuwe collega graag zelf.