Programmasecretaris Vlootvernieuwing en Rijksrederij VNR Rijswijk (ZH) • Bright Professionals

Voor een uitdagende rol als Programmasecretaris Vlootvernieuwing en Rijksrederij bij een toonaangevende organisatie in de publieke sector, zoeken we een professional met sterke organisatorische en coördinerende vaardigheden. In deze functie ben je de rechterhand van het MT, waarbij je zorgt voor een soepele gang van zaken en optimale ondersteuning biedt. Je werkt nauw samen met collega's en draagt bij aan de vernieuwing en verduurzaming van de vloot. Klaar om te stralen in deze rol? Lees verder!

Functieomschrijving
Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Programmasecretaris Vlootvernieuwing en Rijksrederij VNR 75886). Ben jij wendbaar, sterk in organiseren en coördineren, kun je inhoudelijk adviseren en heb je klantwaarde hoog in het vaandel staan? Werk je proactief en wil je bijdragen aan het vernieuwen en verduurzamen van de vloot van de Rijksrederij? Dan biedt deze rol jou een mooie kans.

Als programmasecretaris ben jij de steun en toeverlaat van de Programmadirecteur en het Management Team (MT) bestaande uit zeven leden. Jouw belangrijkste verantwoordelijkheid is het ontzorgen van de Programmadirecteur en het soepel laten verlopen van de activiteiten op het niveau van het MT. Daarnaast lever je ondersteuning aan het gehele programmateam.

Je werkt nauw samen binnen het secretariaat met twee collega Senior Projectondersteuners. Hoewel je geen formele aansturende rol hebt, draag je bij aan een goede coördinatie. Je zorgt voor soepele werkrelaties en samenwerking binnen het team.

Je wilt je voor langere tijd inzetten voor dit programma. Deze functie vraagt qua werk- en denkniveau meer dan de gebruikelijke rol van projectondersteuner. Naast het uitvoeren van reguliere taken denk je actief mee over hoe werkzaamheden makkelijker, sneller en efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Wanneer de basis op orde is, kun je je takenpakket verder uitbreiden.

Daarnaast vervul je de rol van secretaris bij het wekelijkse MT van de Rijksrederij, een apart organisatieonderdeel met een eigen MT. Beide onderdelen werken nauw samen. In deze dubbelrol verbind je beide teams door jouw kennis en betrokkenheid. Je handelt altijd discreet en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Je houdt je bezig met agendavoorbereiding, het verzorgen van de stukkenstroom en notuleren.

Jij haalt voldoening uit het ontzorgen van anderen. Dankzij jouw inzet kunnen mensen met wie je samenwerkt op het juiste moment met de juiste personen in gesprek gaan. Je werkt graag zelfstandig, maar zoekt ook actief contact met collega’s.

Het puzzelen met agenda’s en het voorbereiden van overleggen, waarbij je rekening houdt met de verschillende belangen van deelnemers, geeft jou energie. Je beheert de agenda van de Programmadirecteur en zorgt dat zij zich optimaal kan richten op haar werkzaamheden. Ook denk je mee over uiteenlopende vraagstukken en adviseer je collega’s waar nodig.

Door je positie ben je een centrale spil binnen de MT’s. Teamleden weten jou te vinden voor informatie, advies en ondersteuning.

• Managen van informatie en het beheer van functionele mailboxen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van mails
• Managen van documenten en informatiestromen
• (Inhoudelijk) bijdragen aan opdrachtbrieven en nota’s
• Bijhouden van overzicht van opdrachtbrieven en nota’s
• Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties
• Coördinatie van de tweewekelijkse MT-vergaderingen Vlootvernieuwing: verspreiden van agenda en stukken, bewaken van acties en deadlines
• Coördinatie van de wekelijkse MT-vergaderingen Rijksrederij: verspreiden van agenda en stukken, bewaken van acties en deadlines
• Notuleren van (complexe) overleggen, regelen van vergaderruimtes, hulpmiddelen en eventueel catering
• Agendabeheer en algemene ondersteuning Programmadirecteur Vlootvernieuwing
• (Inhoudelijke) bijdrage aan voortgangsrapportages
• Archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint (Connect)

Dit waarderen zij in jou

• Nauwkeurigheid
• Proactieve en oplossingsgerichte houding
• Klantgerichtheid
• Communicatieve en verbindende vaardigheden
• Inzicht in bestuurlijke verhoudingen

In deze functie wordt van jou verwacht dat je zelfstandig optreedt, maar tegelijkertijd intensief samenwerkt met je collega’s. Je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen en stelt je flexibel op. Je bent klantvriendelijk en weet een goede balans te vinden tussen dienstverlenend en assertief handelen.

Organisatie

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar draagt deze organisatie dagelijks bij aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Zij beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen zorgen zij voor bescherming tegen overstromingen, voldoende groen en schoon water, en goed bereikbare infrastructuur. Zo werkt Rijkswaterstaat samen aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Jouw profiel

Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden, kunt snel schakelen, bent communicatief vaardig en houdt ervan om zaken te coördineren en te verbeteren. Discretie, zelfstandigheid en een servicegerichte instelling zijn essentieel voor deze functie.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.