Programmasecretaris Vlootvernieuwing en Rijksrederij VNR Rijswijk (ZH) • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij een enthousiaste programmasecretaris die wendbaar is, sterk in organiseren en coördineren, inhoudelijk kan adviseren én klantwaarde hoog in het vaandel heeft staan? Werk je proactief en wil je bijdragen aan het vernieuwen en verduurzamen van de vloot van de Rijksrederij? Dan is deze functie iets voor jou.

Jouw rol

Programmasecretaris Vlootvernieuwing (ca. 75%)

• Je bent de steun en toeverlaat van de Programmadirecteur en het Management Team (7 leden).
• Je ontzorgt de Programmadirecteur en zorgt voor een soepel verloop van de activiteiten op MT-niveau.
• Je ondersteunt het gehele programmateam en werkt nauw samen met twee Senior Projectondersteuners binnen het secretariaat.
• Je draagt bij aan een goede coördinatie en een soepele samenwerking binnen het secretariaat.
• Je denkt mee over het efficiënter en effectiever uitvoeren van werkzaamheden en bouwt je rol verder uit zodra de basis op orde is.

Secretaris MT Rijksrederij (ca. 25%)

• Je vervult de rol van secretaris bij het wekelijkse MT (5 leden) van de Rijksrederij, een apart organisatieonderdeel.
• Je bereidt agenda’s voor, verzorgt de stukkenstroom en notuleert de vergaderingen.
• Je bent een natuurlijke verbinder tussen beide MT’s en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

Wat ga je doen?

• Managen van informatie en beheer van functionele mailboxen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van mails.
• Managen van documenten en informatiestromen.
• Inhoudelijk bijdragen aan opdrachtbrieven en nota’s en het bijhouden van een overzicht hiervan.
• Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties.
• Coördineren van tweewekelijkse MT-vergaderingen Vlootvernieuwing en wekelijkse MT-vergaderingen Rijksrederij: verspreiden agenda en stukken, bewaken acties en deadlines.
• Notuleren van (complexe) overleggen, regelen van vergaderruimtes, hulpmiddelen en eventueel catering.
• Agendabeheer en algemene ondersteuning van de Programmadirecteur Vlootvernieuwing.
• Inhoudelijke bijdrage aan voortgangsrapportages.
• Archiveren van correspondentie, producten en verslagen in SharePoint (Connect).

Werkomgeving

Je standplaats is het RWS kantoor in Rijswijk. Je werkt hoofdzakelijk drie dagen op kantoor (maandag, dinsdag en donderdag) en één dag thuis of elders. Over werktijden worden in overleg afspraken gemaakt. Incidenteel kan het voorkomen dat je op andere dagen of locaties aanwezig moet zijn voor overleggen.

Gevraagd

• Je beschikt aantoonbaar over minimaal een HBO-opleiding of een gelijkwaardige opleiding
• Je bent fysiek aanwezig op locatie op de projectdagen
• Je hebt aantoonbaar minimaal 3 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris of projectcoördinator
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift
• Je hebt ervaring met Windows-gestuurde programma’s van MS Office voor secretariële werkzaamheden
• Je bent nauwkeurig en hebt een proactieve, oplossingsgerichte houding
• Je bent klantgericht en beschikt over communicatieve, verbindende vaardigheden
• Je hebt inzicht in bestuurlijke verhoudingen
• Je kunt zelfstandig werken en hebt het vermogen om nauw samen te werken en verbinding te zoeken met collega’s
• Je bent flexibel en kunt snel schakelen tussen diverse onderwerpen
• Je hebt een goede balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.