Directiesecretaris Rotterdam • OverheidZZP

In het kort: Je gaat als directiesecretaris de directeur BV en manager BV ontwikkeling adviseren en ondersteunen. Je bewaakt de uitvoering van besluiten, onderhoudt contacten en biedt oplossingen bij vastgelopen processen om ambitieuze doelen te realiseren.

Algemene Informatie
Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) is verantwoordelijk voor de
opvang en begeleiding van asielzoekers en bereidt hen voor op een verblijf in
Nederland of terugkeer naar het land van herkomst. Het COA is als zelfstandig
bestuursorgaan met de IND en de Dienst terugkeer & vertrek onderdeel van de
vreemdelingenketen. Op dit moment heeft het COA circa 67.000 asielzoekers
gehuisvest in meer dan 300 locaties in het land. Het COA is een snelgroeiende
organisatie in een politiek klimaat, waardoor we altijd blijven anticiperen op de
komende ontwikkelingen.
Het werk bij het COA is uitdagend en divers. Onder meer door de variërende
instroom van asielzoekers en het voortdurend zoeken naar een goede balans
tussen gevraagd en beschikbare capaciteit. Van medewerkers bij het COA wordt
professionaliteit verwacht en om te handelen met inachtneming van de vier
kernwaarden binnen het COA: menswaardig, open, samen en resultaatgericht.
Wat ga je doen?
Als directiesecretaris heb je de opdracht om in de rol van adviseur de
sparringpartner van de directeur Bedrijfsvoering en de manager BV ontwikkeling
uit te voeren. Je werkt hierbij samen met 2 collega directiesecretarissen binnen
de directie Bedrijfsvoering, maar daarnaast ook met de directiesecretarissen van
de beide andere directies V&O (Vakontwikkeling & Ondersteuning) en O&B
(Opvang & Begeleiding). Je bent hierbij een belangrijke spil om de ambitieuze
doelen van het COA te realiseren, zowel van de directie Bedrijfsvoering als brede
organisatie projecten. Je bewaakt het werken volgens de sturingsfilosofie van de
organisatie, treed je op als adviseur en bevorder je oplossingen bij vastgelopen
processen. In jouw werk draag je bij aan de zichtbaarheid van de directeur en de
manager BV ontwikkeling. Je valt als adviseur onder manager BV ontwikkeling en
werkt samen in een team met collega directiesecretarissen, directieassistent,
secretaris, senior business controller, communicatieadviseur en hr adviseur.
Geeft waar nodig vorm aan de operationele uitwerking van besluiten dan wel
adviseert hierover.
• Bewaakt de uitvoering van besluiten en afspraken. Onderhoudt daartoe
een netwerk van interne contacten;
• Onderhoudt interne en externe contacten met relevante afdelingen en
organisaties ten behoeve van afstemming en informatie-uitwisseling
over opvang en begeleiding.
• Adviseert de directeur over de aanpak van onderwerpen, rekening
houdend met bestuurlijke verhoudingen en ontwikkelingen.
• Voert op verzoek van de directeur bijzondere opdrachten uit. In
voorkomende gevallen betreft dit de leiding van organisatie brede
projecten dan wel deelname namens de organisatie aan ketenprojecten.
• Levert een bijdrage aan adviezen op het terrein van beleid en
organisatie-inrichting.
• Je bent de schakel tussen de directie en de andere directies;
– Je verbindt en vertaalt de wensen en opdrachten van de directie
Bedrijfsvoering in concrete acties voor de directie en stelt
prioriteiten daarbinnen. Ditzelfde doe je voor de vragen en wensen
vanuit de andere directies aan de directie Bedrijfsvoering (en de
afdelingen die vallen onder de directie), zonder daarbij de rol of
taken van de directeur of manager BV ontwikkeling of van de
inhoudelijke collega’s over te nemen;
– Je optimaliseert de kwaliteit van de advisering, onder meer door het
bewaken van het integrale karakter van soms tegenstrijdige
adviezen. Dit gebeurt in samenwerking met de collega
directiesecretarissen van de directie Bedrijfsvoering, o.a. door het
organiseren van feedback gedurende het proces en achteraf;
– Je bereidt voor de directeur de directie en bestuursvergaderingen
voor en bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van en de
ondersteuning bij gesprekken van de directeur indien nodig.
– En je draagt zorg voor communicatie van de besluiten en bewaakt
de gemaakte afspraken.
– Je bent in staat om op verschillende niveaus te schakelen en samen
te werken binnen en buiten de organisatie.

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.