Projectadviseur Informatiehuishouding M365 Rotterdam • OverheidZZP

In het kort: Je gaat EUR-medewerkers ondersteunen bij efficiënt beheren van informatie in M365, specifiek Teams en SharePoint. Analyseren, adviseren, training geven, richtlijnen opstellen, (her)inrichten, rapporteren. Communicatief sterk, teamspeler, ondernemend, flexibel en zelfstandige werkhouding vereist.

Erasmus Universiteit Rotterdam en de dienst IT
De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. De primaire taak van de EUR is het genereren en overdragen van hoogwaardige kennis. De EUR gaat samen met haar community complexe maatschappelijke uitdagingen aan, we formuleren oplossingen voor de maatschappij van de toekomst. Onze missie luidt dan ook: een positieve maatschappelijke impact creëren. We doen dat ’the Erasmian way’. Meer informatie hierover vind je op .
De dienst Informatie Technologie (IT) is dé ondernemende en gewaardeerde IT-partner voor de EUR die betrouwbare, 24/7 informatiediensten en communicatietechnologie levert en, samen met interne en externe partners, zorgt voor continue vernieuwing/verbetering van diensten met een zo kort mogelijke time-to-market en binnen het budgettair kader. Je komt te werken bij de afdeling Business Operations (EDIS). Vanuit Business Operations wordt het functioneel- en technisch beheer gedaan van het grootste gedeelte van de bedrijfsvoering applicaties van de EUR, waaronder ook Microsoft 365.

Achtergrond bij de inhuurbehoefte
Voor het Fase 2 Project Adoptie SharePoint en Teams binnen de Erasmus Universiteit Rotterdam, worden medewerkers van het domein bedrijfsvoering binnen de Faculteiten, Diensten en BV’s van de EUR meegenomen om efficiënter en productiever met M365 te gaan werken, voor zowel de interne- als externe samenwerkingen. Een belangrijk onderdeel hiervan is het op orde krijgen van de informatiehuishouding.
Als Projectadviseur Informatiehuishouding M365 ga je de EUR-medewerkers binnen deze Faculteiten, Diensten en BV’s meenemen en ondersteunen in de beweging en bewustwording van informatie eigenaarschap en archivering.
Werkzaamheden bestaan uit, naast het analyseren van de behoefte, ook het opzetten van een awareness campagne en training geven over relevante werkprocedures voor digitale archivering. Daarnaast moeten, afgeleid van het bestaande Documentair Informatiehuishoudingsbeleid, richtlijnen opgesteld worden. Denk hierbij aan orderingsstructuren, naamconventie, metadatering en labelling voor bewaartermijnen. Dit doe je in samenwerking met het Expertiseteam Documentair Informatiemanagement (DIM) en de awarenessofficer binnen het CIO Office. Je fungeert als vraagbaak voor medewerkers en contactpersonen. Hiervoor beschik je over sterke vaardigheden in probleem-, en voortgangsanalyse, kwaliteitsgericht werken, en het plannen en organiseren.

Deze opdracht betreft de inhuur van een Projectadviseur Informatiehuishouding M365, primair voor het ondersteunen van medewerkers die gaan werken met M365 en specifiek met Teams en SharePoint, maar ook de informatiehuishouding opschonen in Azure.
Analyseren van de informatie op Teams en SharePoint;
Adviseren over orderingstructuur en bewaartermijnen;
Bewustwording informatiebeheer door informatie eigenaren vergroten; Opstellen van richtlijnen;
Ondersteunen bij de (her)inrichting van Teams-groepen en SharePoint-sites; Verzorgen van ondersteuning op de werkvloer
Geven van trainingen aan specifieke doelgroepen
Administreren van werkzaamheden en uitkomsten;
Afstemmen met diverse betrokken stakeholders en gebruikers;
Periodiek rapporteren aan projectleider/product owner over voortgang.
Deze werkzaamheden zijn niet uitputtend en kunnen in overleg en binnen de kaders van de functie- /opdrachtomschrijving worden uitgebreid/aangepast.

Als Projectadviseur Informatiehuishouding M365 ben je verantwoordelijk voor het vergroten van de bewustwording bij informatie eigenaren over hun rol bij het op orde brengen van de informatiehuishouding. Je inventariseert en analyseert eventuele knelpunten die zij ervaren. Je verdiept je in de informatiestromen en bijbehorende processen en informatieobjecten. Je stelt diverse richtlijnen op, zoals naamgevingsconventie, ordening en inrichting van Teams-groepen en SharePoint sites, etc. Je adviseert over bewaartermijnen en andere aspecten van digitale archivering. Je verzorgt trainingen hierover.
Je gaat de EUR-medewerkers binnen de Faculteiten, Diensten en Bv’s ondersteunen om hun informatie door middel van de door jou opgestelde richtlijnen efficiënter te ordenen en te beheren binnen M365 en dan met name in Teams en SharePoint.
Werkzaamheden bestaan uit het proactief geven van adviezen met betrekking tot informatiebeheer en bewaartermijnen in relatie tot de informatie die in Teams en SharePoint staat. Samen met de adoptiemedewerkers M365 help je bij het (her)inrichten van de Teams-groepen en SharePoint-sites omgevingen.

Verantwoordelijkheden:
Zorgdragen dat medewerkers handreikingen tot zich nemen om binnen M365 bewuster hun informatie te beheren in de dagelijkse werkzaamheden en hiermee bijdragen om de informatiehuishouding op orde te krijgen;
Zorgdragen voor richtlijnen informatiehuishouding;
Ondersteunen bij de (her)inrichting van Teams-groepen en SharePoint-sites;
Ophalen van feedback van medewerkers;
Geven van workshops, (online)trainingen en lunchsessies; Rapporteren.
Wij verwachten dat de Projectadviseur Informatiehuishouding M365 de volgende activiteiten zal verrichten:
Geven van trainingen aan specifieke doelgroepen;
Analyseren en adviseren van informatie, orderingstructuren en bewaartermijnen;
Administreren van werkzaamheden en uitkomsten;
Opstellen en opmaken van adoptiematerialen;
Helpt bij de (her)inrichting van Teams-groepen en SharePoint-sites;
Afstemmen met diverse betrokken stakeholders en gebruikers;
Periodiek rapporteren over voortgang.

De kandidaat is een gemotiveerde, ondernemende en flexibele teamspeler met goede schriftelijke en communicatieve vaardigheden. De kandidaat kan uitstekend zelfstandig zijn/haar werkzaamheden uitvoeren. Hanteert hoge kwaliteitsnormen bij de uitvoering van het werk, bewaakt en verbetert deze waar mogelijk. Heeft plichtbesef en voelt zich er verantwoordelijk voor dat het afgeleverde werk of een beslissing aan bepaalde eisen voldoet. Is aanspreekbaar op resultaten van afgesproken acties. Onderzoekt, herkent en begrijpt de belangrijkste elementen van vraagstukken en hun onderlinge samenhang. Verwoordt gedachten helder en vlot, brengt mondeling en schriftelijk een boodschap begrijpelijk over aan anderen en weet hierbij hun aandacht vast te houden. Handelt vanuit organisatiebelang en levert samen met anderen een bijdrage aan het gemeenschappelijke resultaat en aan de relaties. Is communicatief sterk.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.