Ambtelijk Secretaris bij de Examencommissie Utrecht • Hogeschool Utrecht

Wat ga je doen als Ambtelijk Secretaris?

Als Ambtelijk Secretaris ben jij het eerste aanspreekpunt voor studenten en docenten bij vragen over o.a. tentamens, vrijstellingen en examenprogramma’s. Je ondersteunt de examencommissies en zorgt voor een soepele afhandeling van alle zaken. Jouw (juridische) advies, organisatorische vaardigheden en schriftelijke communicatie zijn cruciaal voor het succes van de examencommissies.

Taken:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor studenten en docenten bij de examencommissie.;
• Je ondersteunt de examencommissie en verzorgt de voorbereiding en afhandeling van de wekelijkse vergaderingen en verzoeken;
• Je bent sparringpartner voor de examencommissie en je geeft (on)gevraagd (juridisch) advies;
• Je kwalificeert en categoriseert binnenkomende vragen en verzoeken, geeft een eerste reactie en bereidt besluiten voor volgens relevante wetgeving en HU-regelgeving;
• Je communiceert besluiten, archiveert documenten en bewaakt de voortgang van processen.

Wij bieden jou:

• Twee tijdelijke posities vanwege uitval van collega’s (drie examencommissies), totaal 1,5 fte. Inzet is gewenst voor enkele maanden (ca. 3–6). De laatste maanden kan de inzet afgebouwd worden. Inzet is minimaal 16 uur;
• Afhankelijk van je kennis en vaardigheden zullen je verantwoordelijkheden en takenpakket worden bepaald. Op basis hiervan vindt inschaling plaats in schaal 9, met een minimum van €3.609,94  en een maximum van €4.909,21 bij een voltijd-aanstelling;
• Daarboven ontvang je een vakantietoeslag van 8% en bovendien een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%;
• Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van € 300,00 bruto per jaar en een internetvergoeding van €37,50 netto per maand bij een voltijd-aanstelling. Uiteraard behoort het tot de mogelijkheden om een deel van je dienstverband thuis te werken, daarvoor krijg je een thuiswerkvergoeding €2,35 netto per dag;
• Een NS Business Card zodat al je OV-reizen (voor werk en privé) kosteloos zijn. Kom je toch liever met de auto of de fiets? Dan krijg je een uitstekende kilometervergoeding;
• Bij een fulltime dienstverband van 40 uur heb je ca 53 dagen verlof, waaronder de feestdagen en verplichte vrije dagen. Daarnaast krijg je ieder jaar 45 duurzame inzetbaarheidsuren;
  
  Een uitdagende, zelfstandige en verantwoordelijke functie waarin je samenwerkt met de examencommissie en je (on)gewenst advies geeft;
• Deskundige begeleiding vanuit de senior ambtelijk secretarissen.

Jouw profiel:

• Een afgeronde hbo- of wo-bachelorsdiploma, of werkervaring in een vergelijkbare rol;
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk;
• Kennis van relevante wet- en regelgeving; bekendheid met het Onderwijs- en Examenreglement is een pre;
• Ervaring met automatiseringssystemen.

Daarnaast ben je iemand die:

• Goed kan plannen en organiseren;
• Gestructureerd en zelfstandig werkt, maar ook goed samenwerkt;
• Initiatief durft te nemen;
• Nieuwe informatie snel oppakt en nieuwe taken snel eigen maakt.

Over de werkplek

Je komt te werken in het team Certificering 2, onderdeel van de dienst Onderwijs, Onderzoek en Studentzaken (OO&S), gevestigd in Science Park Utrecht. Dit is een dynamische omgeving waarin samenwerking met andere ambtelijk secretarissen en examencommissies belangrijk is. Deels thuiswerken is mogelijk.

Solliciteren

Hogeschool Utrecht waardeert diversiteit in gender, kleuren en culturen. Iedereen die zich herkent in het profiel en deze rol wil vervullen, is van harte welkom om te reageren. Solliciteren graag zo snel mogelijk en kan uitsluitend online.

Vragen?

Neem voor meer info contact op met Monique Kuper (Teamleider) via de button "Solliciteer nu" op deze pagina. of . Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Jacqueline de Moor (corporate recruiter) via de button "Solliciteer nu" op deze pagina..

Eerste gesprekken zijn in overleg. Een tweede gesprek kan onderdeel zijn van de procedure. Startdatum bepalen we samen.

De sollicitatieprocedure is te vinden in de sollicitatiecode op onze site: HU Arbeidsvoorwaarden. Een referentie, digitale check op diploma en identiteitsbewijs en de aanvraag van een VOG maken deel uit van de sollicitatieprocedure.

HU-collega's dienen via de interne vacaturebank op mijnTalent te solliciteren.

Direct solliciteren

Reageer vóór 3 oktober 2025