Programmasecretaris Vlootvernieuwing Utrecht • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris Vlootvernieuwing. 

Als Programmasecretaris Vlootvernieuwing ben je de steun en toeverlaat van de Programmadirecteur en het Management Team (7 leden). Je ontzorgt de Programmadirecteur en zorgt voor een soepel verloop van de activiteiten op MT-niveau. Daarnaast ondersteun je het gehele programmateam en werk je nauw samen met collega’s binnen het secretariaat. Je draagt bij aan een goede coördinatie en een prettige samenwerking, zonder formele aansturing. In aanvulling hierop vervul je ook de rol van secretaris bij het wekelijkse MT (5 leden) van de Rijksrederij. Je bereidt agenda’s voor, verzorgt de stukkenstroom en notuleert. Door je kennis van beide onderdelen ben je een natuurlijke verbinder en handel je discreet met vertrouwelijke informatie.

Belangrijkste werkzaamheden

• Managen van informatie en beheer van functionele mailboxen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van mails
• Managen van documenten en informatiestromen
• Inhoudelijk bijdragen aan opdrachtbrieven en nota’s
• Bijhouden van overzicht van opdrachtbrieven en nota’s
• Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties
• Coördinatie van tweewekelijkse MT-vergaderingen Vlootvernieuwing: verspreiden agenda en stukken, bewaken acties en deadlines
• Coördinatie van wekelijkse MT-vergaderingen Rijksrederij: verspreiden agenda en stukken, bewaken acties en deadlines
• Notuleren van (complexe) overleggen, regelen van vergaderruimtes, hulpmiddelen en eventueel catering
• Agendabeheer en algemene ondersteuning Programmadirecteur Vlootvernieuwing
• Inhoudelijke bijdrage aan voortgangsrapportages
• Archivering van correspondentie, producten en verslagen in SharePoint (Connect)

Wie ben jij?

Je haalt voldoening uit het ontzorgen van anderen en zorgt ervoor dat zij op het juiste moment met de juiste mensen kunnen overleggen. Je werkt graag zelfstandig, maar onderhoudt ook goede contacten met collega’s. Je bent sterk in het plannen en organiseren van complexe overleggen met meerdere stakeholders, zowel binnen als buiten de organisatie, op hoog directie- en bestuursniveau. Je bent nauwkeurig, proactief, klantgericht, communicatief vaardig en verbindend. Je hebt inzicht in bestuurlijke verhoudingen en weet snel te schakelen tussen diverse onderwerpen. Je bent flexibel en combineert een dienstverlenende met een assertieve houding.

Werkomgeving

Je werkt vanuit het Rijkswaterstaat kantoor in Rijswijk. De standaard werkweek bestaat uit drie dagen op kantoor (maandag, dinsdag en donderdag) en één dag thuis of elders. Over werktijden worden afspraken in overleg gemaakt. Incidenteel kan aanwezigheid op andere dagen of locaties vereist zijn.

Overige informatie

De functie vraagt een langdurige inzet binnen het programma. Je werkt op een werk- en denkniveau dat hoger ligt dan de gebruikelijke rol van projectondersteuner binnen Rijkswaterstaat. Je draagt bij aan het verbeteren van werkprocessen en het efficiënter uitvoeren van werkzaamheden. Discretie en het zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie zijn essentieel.

Gevraagd

• Minimaal HBO-opleiding of gelijkwaardig
• Minimaal 3 jaar aantoonbare praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Ervaring met Windows-gestuurde MS Office programma’s voor secretariële werkzaamheden
• Fysieke aanwezigheid op locatie op projectdagen

Wensen

• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail)
• Minimaal 2 jaar ervaring in een projectteam van minimaal 25 medewerkers
• Aantoonbare affiniteit met de maritieme sector (werkomgeving, opleiding, cursus of training)
• Vaardigheden en ervaring in het plannen, organiseren en notuleren van complexe overleggen met meerdere stakeholders op hoog niveau
• Competenties zoals nauwkeurigheid, proactiviteit, klantgerichtheid en bestuurlijke sensitiviteit, aantoonbaar met concrete voorbeelden

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.