Administratief Medewerker -Secretarieel Eindhoven • OverheidZZP

In het kort: Je gaat de afdelingshoofden van de sector Economie en Cultuur ondersteunen door agenda’s te beheren, vergaderingen te organiseren en administratieve taken uit te voeren, terwijl je ook fungeert als aanspreekpunt voor collega’s en relaties.

De gemeente Eindhoven is op zoek naar een Administratief secretarieel medewerker

De sector Economie en Cultuur (EC) van de gemeente Eindhoven draagt bij aan een aantrekkelijk vestigings- en verblijfsklimaat in de stad en de regio Zuidoost-Brabant. De sector bestaat uit de afdelingen Arbeidsmarkt, Economische Zaken/Kunst, Cultuur, Design en Evenementen en het Holland Expat Center.

Jouw rol:
Je taak is om de afdelingshoofden te ontzorgen en overzicht te houden in hun dagelijkse werkzaamheden. Dit doe je vooral op secretarieel, maar ook administratief vlak. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en relaties.

Jouw werkzaamheden bestaan uit:
– Je beheert en bewaakt de agenda;
– Je zorgt voor de nauwkeurige planning en voorbereiding van de agenda’s van de afdelingshoofden. En brengt daar structuur in aan en schrikt er niet voor terug dat de agenda regelmatig aan verandering onderhevig is;
– Je organiseert in logistieke zin vergaderingen/overleggen, completeert vergaderstukken, verzorgt de verslaglegging (actiepunten) en bewaakt de voortgang en follow-up van afspraken en besluiten;
– Je ondersteunt de afdelingshoofden door het bijhouden van personeelsinformatie, het (digitaal) registreren en archiveren van stukken en zorgt ervoor dat (nieuwe) medewerkers hun plek snel weten te vinden en zich thuis voelen op de afdeling;
– Administratieve afhandeling van brieven en het werken met het digitale postregistratiesysteem (eDocs);
– Afspraken maken met diverse partijen;
– Secretariële ondersteuning voor de hele sector EC, zoals het beantwoorden van de telefoon, het verzenden van brieven, vergaderingen en bijeenkomsten plannen, archiefbeheer, agenda- en mailboxbeheer, bezoekers ontvangen en inspelen op vragen van collega’s.

Met wie werk je samen?
Je draait mee in het team van secretaresses van de sector Economie en Cultuur. En je bent de vraagbaak voor het afdelingshoofd en de collega’s van de sector EC.

LET OP:
De kandidaat wordt via een uitzendcontract gecontracteerd.

Bij het aanbieden van kandidaten moet er aan de volgende omrekeningsfactoren worden voldaan:
– Fase A Oproep 1,9732
– Fase A Vaste Uren 1,9813
– Fase B 1,9910

Graag bij elke aanbieding in motivatie vermelden in motivatie vermelden in welke fase de kandidaat zit en welke schaal en trede bij de kandidaat wordt toegepast.

Aanvullende informatie:
– Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao. Deze inzet valt in schaal 5 (midden) van de Gemeenten cao.
– Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
– Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven. (tussenperiode van twee jaar).
– Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe via de Portal. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.
– De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
– Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van de gemeente Eindhoven. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u deze opvragen bij .

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.