Programmasecretaris -Vlootvernieuwing & MT Rijksrederij Utrecht • Masters in Public

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

PPO Programmadirectie Vlootvernieuwing en ZD Rijksrederij
De Rijksrederij beheert, bemant en onderhoudt ruim 100 specialistische schepen die beschikbaar worden gesteld aan de Douane, Kustwacht, Ministerie van LNV en Rijkswaterstaat.
De Programmadirectie Vlootvernieuwing heeft de opdracht om stapsgewijs deze vloot te vernieuwen (bouwen van nieuwe vaartuigen) en te verduurzamen. Binnen de programmadirectie worden individuele projecten uitgevoerd. Op dit moment werken we aan vier projecten.

De functie van Programmasecretaris valt onder de verantwoordelijkheid van de Manager Programmabeheersing.

Opdrachtomschrijving
Hoe jij bijdraagt in jouw rol: de programmasecretaris Vlootvernieuwing (ca. 75%)
Als programmasecretaris ben je de steun en toeverlaat van de Programmadirecteur en het Management Team (7 leden).

Jouw eerste focus ligt op het ontzorgen van de Programmadirecteur en het soepel laten verlopen van de activiteiten op het niveau van het MT. Daarnaast zet je je in voor het gehele programmateam in brede zin.

Je werkt nauw samen binnen het secretariaat met de twee collega Senior Projectondersteuners. Je hebt geen formele aansturende rol binnen het secretariaat, maar draagt wel bij aan een goede coördinatie, waarbij de onderlinge werkrelaties de bouwstenen vormen voor een soepele samenwerking.

Je wilt voor langere tijd (meerdere jaren) bij ons programma blijven werken. Het betreft een rol die qua werk- en denkniveau meer vraagt dan de binnen RWS gebruikelijke rol van projectondersteuner. Naast de uitvoering van reguliere taken denk je mee over de manier waarop je werkzaamheden makkelijker, sneller, efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Als de basis op orde is kan je je werkzaamheden verder uitbouwen.

..en jouw aanvullende rol als secretaris van het MT van de Rijksrederij (ca. 25%)
In aanvulling op bovenstaande vervul je ook de rol van secretaris bij het wekelijkse MT (5 leden) van de Rijksrederij. Dat is een apart organisatieonderdeel, met andere MT-leden. Beide onderdelen werken nauw samen en zijn gezamenlijk gehuisvest. In deze dubbelrol profiteer je van je kennis van beide onderdelen en ben je op natuurlijke wijze een verbinder. Vanzelfsprekend handel je hierin discreet en houdt je vertrouwelijke informatie binnenskamers. Inhoudelijk gaat het om agenda voorbereiding, stukkenstroom verzorgen en notuleren.

Dit is waar jij voldoening uit haalt
Jij straalt wanneer je anderen kunt ontzorgen en dat merken de mensen met wie je werkt! Dankzij jou kunnen zij op het juiste moment met de juiste mensen in gesprek. Je houdt ervan om zelfstandig aan het werk te zijn, maar staat ook graag in contact met je collega’s.
Je haalt voldoening uit de dagelijkse agenda-puzzel: het inplannen en voorbereiden van overleggen (rekening houdend met de verschillende belangen van verschillende deelnemers). Je beheert de agenda van de Programmadirecteur en zorgt ervoor dat zij zich zo optimaal mogelijk kan richten op haar werkzaamheden. Daarnaast kun je meedenken over verschillende vraagstukken en je collega’s van advies voorzien.

Door je positie ben je een centrale spil binnen de MT’s waar teamleden vanzelfsprekend aankloppen voor informatie, advies en ondersteuning.

Dit zijn een aantal van de werkzaamheden waarmee jij meewerkt aan onze opgave:
-managen van informatie en het beheer van de functionele mailboxen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van mails;
-managen van documenten en informatiestromen
-(inhoudelijk) bijdragen aan opdrachtbrieven en nota’s
-bijhouden van overzicht van opdrachtbrieven en nota’s
-voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties;
-coördinatie van de tweewekelijkse MT-vergaderingen Vlootvernieuwing: verspreiding agenda en bijbehorende stukken, bewaken acties en deadlines;
-coördinatie van de wekelijkse MT-vergaderingen Rijksrederij: verspreiding agenda en bijbehorende stukken, bewaken acties en deadlines;
-notuleren van (complexe) overleggen, het regelen van vergaderruimtes, hulpmiddelen en eventueel catering;
-agendabeheer en algemene ondersteuning Programmadirecteur Vlootvernieuwing
-(inhoudelijk) bijdrage aan voortgangsrapportages
-archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint (Connect).

Wat wij aan jou waarderen Je herkent jezelf in de eigenschappen:
• Nauwkeurig
• Proactief en oplossingsgericht
• Klantgericht
• Communicatief en verbindend
• Inzicht in bestuurlijke verhoudingen