Administratief Medewerker -Secretarieel Eindhoven • Masters in Public

De sector Economie en Cultuur (EC) van de gemeente Eindhoven draagt bij aan een aantrekkelijk vestigings- en verblijfsklimaat in de stad en de regio Zuidoost-Brabant. De sector bestaat uit de afdelingen Arbeidsmarkt, Economische Zaken/Kunst, Cultuur, Design en Evenementen en het Holland Expat Center.

Jouw rol:
Je taak is om de afdelingshoofden te ontzorgen en overzicht te houden in hun dagelijkse werkzaamheden. Dit doe je vooral op secretarieel, maar ook administratief vlak. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en relaties.

Jouw werkzaamheden bestaan uit:
• Je beheert en bewaakt de agenda;
• Je zorgt voor de nauwkeurige planning en voorbereiding van de agenda’s van de afdelingshoofden. En brengt daar structuur in aan en schrikt er niet voor terug dat de agenda regelmatig aan verandering onderhevig is;
• Je organiseert in logistieke zin vergaderingen/overleggen, completeert vergaderstukken, verzorgt de verslaglegging (actiepunten) en bewaakt de voortgang en follow-up van afspraken en besluiten;
• Je ondersteunt de afdelingshoofden door het bijhouden van personeelsinformatie, het (digitaal) registreren en archiveren van stukken en zorgt ervoor dat (nieuwe) medewerkers hun plek snel weten te vinden en zich thuis voelen op de afdeling;
• Administratieve afhandeling van brieven en het werken met het digitale postregistratiesysteem (eDocs);
• Afspraken maken met diverse partijen;
• Secretariële ondersteuning voor de hele sector EC, zoals het beantwoorden van de telefoon, het verzenden van brieven, vergaderingen en

bijeenkomsten plannen, archiefbeheer, agenda- en mailboxbeheer, bezoekers ontvangen en inspelen op vragen van collega’s.
Met wie werk je samen?
Je draait mee in het team van secretaresses van de sector Economie en Cultuur. En je bent de vraagbaak voor het afdelingshoofd en de collega’s van de sector EC.

Dit breng je mee:
• Je hebt aantoonbaar werkervaring als administratief secretarieel medewerker of een vergelijkbare rol.
• Je bent goed in de Nederlandse taal in zowel woord als geschrift.
• Je bent accuraat en vindt het leuk om overzicht te houden en deadlines te bewaken.
• Je hebt ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams).
• Je hebt een actieve werkhouding en neemt graag initiatief.
• Je past binnen onze organisatie met de kernwaarden eigenaarschap, samenwerken en vertrouwen