Projectleider en procesbegeleider inrichting Youforce Nieuwegein • FlexIntens Werving, Selectie & Detachering

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als team Personeel & Organisatie willen we maximaal bijdragen aan de Nieuwegeinse samenleving. Dat doen we door met onze processen en systemen de organisatie zo goed mogelijk te faciliteren. Kernbegrippen in onze ambitie zijn: up-to-date en betrouwbare personeels- en salarisadministratie, processen die medewerkers en leidinggevenden in onze organisatie optimaal digitaal ondersteunen, actuele rapportages. Wij willen onze HR-applicatie Youforce zo herinrichten dat de applicatie ons maximaal kan ondersteunen in deze ambitie.

Opdracht
Voor de herinrichting van Youforce zoeken wij een projectleider en een procesbegeleider. Binnen Nieuwegein wordt al gewerkt met Youforce. De huidige inrichting bevat veel maatwerkprocessen en niet alle standaardmogelijkheden van het pakket worden benut. We willen toe naar een optimaal gebruik van digitale workflows, waarbij we de best practice en standaardinrichting als uitgangspunt nemen. In dit project wordt daarvoor de basis gelegd. Daarbij willen we gebruikmaken van de scrum-methodiek, waarbij we in werkgroepen per proces tijdens fysieke bijeenkomsten aan de slag gaan. Dit zal op de maandagen plaatsvinden.

Ook zal er een basis gelegd worden zodat onze medewerkers de verdere continue doorontwikkeling grotendeels zelf kunnen oppakken.

Ons doel is om per 1 januari 2028 deze basis te hebben gelegd.

Projectleider
We zoeken een expert die dit project begeleidt. Je pakt onder meer de volgende taken op:

• Opstellen van een gedetailleerd projectplan, inclusief afstemming in de diverse gremia (projectteam, stuurgroep, Financiën, ICT);
• Opstellen van een plan van aanpak;
• Afstemmen plan van aanpak met de leverancier;
• Monitoren van de (voortgang van de) uitwerking en implementatie van de processen, testen en opleiden van gebruikers;
• Begeleiden van ingebruikname van de nieuwe processen, en nazorg.
• Zorgen dat de medewerkers van Nieuwegein goed worden meegenomen in het project, en zich kunnen ontwikkelen in het procesmatig denken;
• Je bent op de maandagen fysiek aanwezig in het gemeentehuis van Nieuwegein.

In dit alles vervul je de rol van projectleider. Je coördineert daarmee ook de inzet vanuit de organisatie en bewaakt de samenhang met andere projecten. Je geeft leiding aan het projectteam en zit vergaderingen van de stuurgroep voor. Je stuurt werkgroepen aan en adviseert/rapporteert gevraagd en ongevraagd vanuit je expertise aan je opdrachtgever en de stuurgroep. In overleg met jou zorgen we voor een projectondersteuner die je administratieve taken (notuleren van vergaderingen, agendabeheer etc) uit handen kan nemen. We horen graag hoe je zelf denkt je rol als expert/projectleider het beste te kunnen invullen.

Wat neem je mee?

Je bent:

• Een ervaren projectleider met ruime ervaring in het realiseren van soortgelijke opgaven bij gemeenten;
• Deskundig op zowel het vakgebied van ICT als P&O processen;
• Gericht op samenwerking met oog voor zowel het projectdoel als de medewerkers;
• Pragmatisch en oplossingsgericht;
• In staat te schakelen op verschillende niveaus, van administratief medewerkers tot bestuur;
• Flexibel inzetbaar gedurende de looptijd van het project;
• Je bent op de maandagen fysiek aanwezig op het gemeentehuis van Nieuwegein.

Procesbegeleider
We zoeken een procesbegeleider die de werkgroepen begeleidt. Tijdens de werkgroepen, die op de maandagen plaatsvinden, zal volgens de scrum-methodiek de procesverbetering uitgewerkt worden. Jouw rol is om te ondersteunen in de voorbereiding, door samen met een medewerker van Nieuwegein de huidige processen in beeld te brengen, en de bijeenkomsten te begeleiden. Ook zorg je voor de coördinatie van acties die voortkomen uit de bijeenkomsten. Je zult hiervoor op de maandagen op het gemeentehuis van Nieuwegein aanwezig zijn.

Ook zal je, afhankelijk van de behoefte, betrokken zijn bij het realiseren van acties die uit de bijeenkomsten voortvloeien.

Het is belangrijk dat je de kennis die je hebt deelt met de eigen medewerkers van Nieuwegein.

Ook ben je betrokken bij de instructies voor de overige medewerkers van de gemeente wanneer zij op de nieuwe manier gaan werken.

Wat neem je mee?

Je bent:

• Ervaren in het opstellen van procesbeschrijvingen en processchemas;
• Ervaren in werken volgens de scrum-systematiek en het bijhouden van een planbord;
• Je werkt gestructureerd en planmatig;
• Je bent ervaren in het modelleren en vastleggen van processen;
• Je bent goed thuis in applicaties en weet wat er op dit vlak nodig is;
• Je bent communicatief vaardig, kan goed afstemmen met zowel collegas van de eigen afdeling als anderen binnen de organisatie;
• Je helpt anderen graag en goed op weg.

Procedure
Wij verwachten gecombineerde inschrijvingen van zowel een projectleider als een procesbegeleider.

Op basis van de inschrijvingen zullen wij maximaal 3 sets van 2 kandidaten uitnodigen voor een persoonlijk gesprek. Aan hen vragen we om een compact plan van aanpak (maximaal 3 A4) aan te leveren en te presenteren, waarin wordt beschreven:

• Jouw aanpak en wat jou kenmerkt in je rol als projectleider en procesbegeleider;
• De verwachte inzet in uren en het verloop daarvan tijdens het project van jou als projectleider en procesbegeleider;
• Minimaal 2 referenties van soortgelijke opdrachten;
• De wijze waarin is voorzien in vervanging wanneer de professional wegens onvoorziene omstandigheden (tijdelijk) niet beschikbaar is.

Gevraagd

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Een afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in het werkgebied van ICT/processen/projectleiding
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een decentrale overheid

Wensen:

1. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider/procesbegeleider met het verbeteren/implementeren van digitale processen
2. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider/procesbegeleider met het verbeteren/implementeren van digitale processen bij decentrale overheden
3. Beschikbaar per uiterlijk 1 december 2025
4. Beschikbaarheid voor de totale projectduur, tot en met 1e kwartaal 2028
5. Aantoonbare vervanging wanneer de professional wegens onvoorziene omstandigheden (tijdelijk) niet beschikbaar is

Aanbod

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

Waar je gaat werken