Functioneel beheerder e-Depot Zwolle • Provincie Overijssel

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Inschrijving op Noordtalent mogelijk tot 13-10-2025

Je gaat aan de slag als Functioneel Beheerder e-Depot en wordt verantwoordelijk voor het optimaal functioneren van het e-Depot-systeem, het ondersteunen van gebruikers en het waarborgen van compliance met archiefwetgeving en digitale informatieopslag.

Werken bij Overijssel

Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Samen met verschillende partijen, waaronder gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties, zetten we ons in voor een leefbaardere, mooiere, veiligere en beter bereikbare provincie.

Bedrijfsvoering

Je komt te werken bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV) van de provincie Overijssel. Bedrijfsvoering adviseert, controleert en faciliteert om ervoor te zorgen dat bestuurlijke en uitvoerende processen efficiënt verlopen, zodat collega’s zich volledig kunnen richten op de provinciale doelstellingen. De afdeling bestaat uit verschillende teams, waaronder Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken en HR. Indien het project e-Depot resulteert in de overdracht van het digitaal archief aan de provinciearchivaris, word je toegevoegd aan zijn team voor dit specifieke onderdeel.

Het project e-Depot is gericht op de implementatie van e-Depot voor de provincie Overijssel, om te voldoen aan de nieuwe Archiefwet die naar verwachting medio 2026 van kracht wordt. Als Functioneel Beheerder e-Depot werk je in een projectteam van 10 personen, waarbij het uiteindelijke resultaat wordt overgedragen aan de beheerorganisatie. Jouw verantwoordelijkheden omvatten het optimaal laten functioneren en doorontwikkelen van het e-Depot-systeem voor duurzame digitale archivering, waarbij je gebruikers ondersteunt en zorgt dat het voldoet aan wettelijke eisen voor digitale informatieopslag, toegankelijkheid en duurzaamheid (DUTO).

• Beheren van de functionele werking van het e-Depot, zoals import/export van digitale dossiers, metadatering en zoekfuncties.
• Inrichten en beheren van het zoekportaal.
• Optreden als eerste aanspreekpunt voor gebruikers bij vragen of incidenten.
• Analyseren en oplossen van verstoringen en bugs in samenwerking met leveranciers of technische beheerders.
• Opstellen en beheren van gebruikershandleidingen, instructies en documentatie.
• Signaleren van verbetermogelijkheden en coördineren van wijzigingen in het systeem (change management).
• Testen van updates en nieuwe releases van het e-Depot en de export- en importtooling.
• Bewaken van de informatiekwaliteit, metadatering en compliance met archiefwet- en regelgeving.
• Deelnemen aan projectgroepen rondom digitalisering, informatiebeheer, archivering en de landelijke gebruikersgroep van het e-Depot (Preservica).
• Ondersteunen bij audits, DPIA’s en (informatie)beveiligingsvraagstukken.
• Begeleiden van gebruikers bij het gebruik van het systeem, verzorgen van trainingen voor nieuwe functionaliteiten en optimaliseren van het werken met het systeem.

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde dat er geen arbeidsrelatie/dienstbetrekking mag ontstaan tussen de inschrijver en de Provincie Overijssel bij het verkrijgen van de opdracht en het in aanmerking komen voor gunning; de inschrijver moet dit waarborgen. De werkzaamheden dienen uitgevoerd te worden onder direct toezicht en leiding van de Provincie Overijssel, wat betekent dat niet voldaan wordt aan de criteria voor zelfstandigheid volgens de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De Provincie wijst erop dat deze voorwaarde niet geldt voor ZZP'ers.
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau in Informatiemanagement, Archiefbeheer of ICT.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als functioneel beheerder of technisch beheerder.
• Aantoonbare werkervaring met Archiefwetgeving, AVG en Informatiebeheer in een digitale context.
• CV mag maximaal 5 pagina’s bevatten, opgesteld in het Nederlands, en moet minimaal 2 referenties bevatten.
• De opdrachtgever zal een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) opvragen.
• De opdrachtgever zal een Geheimhoudingsverklaring verlangen.

• Aantoonbare werkervaring met DMS systemen
• Aantoonbare werkervaring met e-Depot oplossing, in het bijzonder met Preservica (pré)
• Aantoonbare werkervaring met functioneel beheer volgens BiSL of vergelijkbare methodieken
• Aantoonbare werkervaring met metadata-standaarden zoals TMLO of vergelijkbare standaarden
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als Functioneel Beheerder bij een overheidsinstelling
• Aantoonbare werkervaring met DMS systemen bij een overheidsinstelling
• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties
• Analytisch sterk
• Omgevingsbewust
• Projectervaring
• Beheer ervaring
• Stressbestendig
• Werken in een organisatie die in herinrichting is

10-11-2025 t/m 10-05-2026

Waar je gaat werken