Senior Managementassistent (vaste functie) Amersfoort • Vlotte Tantes

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Wil jij je tanden zetten in een veelzijdige rol binnen een grote, maatschappelijk betrokken organisatie? Waar jouw organisatietalent ervoor zorgt dat projecten soepeler lopen, collega’s rust in hun hoofd hebben en het MT op jou kan bouwen? Dan is dit een rol waar jij blij van wordt.

Voor een advies- en ingenieursbureau in Amersfoort zoeken wij een zelfstandige, ervaren managementassistent die floreert in een dynamische omgeving waar veel tegelijk gebeurt. Iemand die rust en structuur brengt, vooruitdenkt en energie krijgt van schakelen met verschillende mensen.

Wat ga je doen?

Als ervaren managementassistent ben jij het vertrouwde gezicht en het centrale aanspreekpunt voor het managementteam en de collega’s binnen de afdeling. Je houdt moeiteloos meerdere ballen in de lucht, weet precies wat prioriteit heeft, neemt initiatief en handelt altijd met discretie en overzicht. In een team waar samenwerken vanzelfsprekend is, ben jij de stabiele factor die structuur en rust brengt.

Je bent de rechterhand van het afdelingshoofd die je ontzorgt in complex agendabeheer, vaak in samenwerking met interne én externe stakeholders. Jij neemt de regie over de dagelijkse gang van zaken op de afdeling. Van planning en goede communicatie tot het soepel laten verlopen en voorbereiden van overleggen en events (zoals salestrajecten en project- en teammeetings). Hiervoor werk je nauw samen met een secretaresse (die o.a. de agenda’s van de andere MT-leden beheert) en die je coaching en begeleiding biedt in haar ontwikkeling.

Samen zorgen jullie ervoor dat het managementteam en zo’n 75 collega’s zich volledig kunnen richten op de inhoud. Dankzij jullie zijn agenda’s helder, deadlines bewaakt en voelt elke (nieuwe) collega zich welkom. Als senior sparringpartner denk je bovendien actief mee over hoe processen (digitaal) slimmer, en efficiënter kunnen.

Kortom: met jouw zelfstandigheid, organisatietalent en proactieve houding breng je structuur, overzicht en energie – voor het management, je collega’s én je teamgenoot.

Wat neem je mee?

Je maakt makkelijk contact met collega’s, zowel binnen als buiten je team, en spreekt anderen aan als dat nodig is. Jij voelt je thuis in een omgeving waar hard gewerkt wordt aan grote, technische projecten die bijdragen aan een duurzame leefomgeving. Je denkt graag vooruit, ziet waar het beter kan en pakt zelfstandig door en neemt het initiatief– problemen ga je niet uit de weg, maar los je op.

Verder:

• Je bent sterk in organiseren en weet dankzij je ervaring binnen grotere organisaties structuur aan te brengen in (jaar)planningen en dagelijkse werkzaamheden op het secretariaat.
• Je werkt vlot met systemen zoals Outlook, Teams, Excel, Word, en PowerPoint. Ervaring met  SharePoint, CRM of AI-tools in je werk? Dat is mooi meegenomen.
• Je bent 32 uur per week beschikbaar en minimaal drie dagen per week op kantoor aanwezig. Flexibele werktijden en deels thuiswerken zijn mogelijk, maar jouw zichtbaarheid op de werkvloer is in deze functie belangrijk.
• Je vindt het leuk om mee te denken over presentaties of interne communicatie en weet hierin ook iets extra’s toe te voegen qua vorm of beleving.
• Je werkt nauwkeurig, hebt oog voor detail en levert graag werk van goede kwaliteit.
• Je communiceert makkelijk in zowel Nederlands als Engels, mondeling én schriftelijk.
• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau, passend bij de veelzijdigheid en verantwoordelijkheid van deze functie.

Wat krijg je hiervoor terug?

Je komt te werken in een open en collegiaal team waar onderlinge betrokkenheid en samenwerking vanzelfsprekend zijn. Verder kun je oa. rekenen op:

• Een goed salaris, passend bij wat je meebrengt;
• 28 vakantiedagen (bij fulltime) en een goed pensioen;
• Een mooie werkplek, makkelijk te bereiken met het OV en gratis parkeren als je met eigen vervoer komt;
• NS-Business Card of kilometervergoeding;
• Flexibele werktijden en deels thuiswerken mogelijk;
• Laptop en telefoon van de zaak;
• Persoonlijk keuzebudget (o.a. voor extra vakantiedagen, een fiets of elke maand extra geld op je rekening);
• Een winstuitkering, aanvullende inkomensverzekeringen en aandelenregeling;
• Ruimte voor groei, opleiding en ontwikkeling;
• Een team waarin echt wordt samengewerkt en successen samen gevierd worden.

Klinkt dit als jouw nieuwe baan?

Ik vertel je graag meer over de organisatie, het team en de sfeer. Reageer via Vlotte Tantes met je cv (en een korte motivatie mag, maar hoeft niet).