Secretaresse/ Project Ondersteuner NPRZ - cluster BCO Rotterdam • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als secretaresse/projectondersteuner ben jij een representatieve en servicegerichte collega met een praktische inslag en hands-on mentaliteit. Je zorgt voor een goed lopend secretariaat en draagt bij aan een prettige werksfeer binnen een klein, hecht en dynamisch team dat werkt aan een complexe grootstedelijke opgave.

• Plannen en beheren van de agendas van de directeur en adviseurs van het programmabureau.
• Gastheer/gastvrouw zijn van het programmabureau en mede verantwoordelijk voor de gastvrije ontvangst van (buitenlandse) gasten.
• Beheren van de telefoon van het programmabureau.
• Maken van reserveringen en regelen van ontvangsten.
• Zorgen voor de dagelijkse gang van zaken zoals voorraadbeheer, facilitaire zaken en het bestellen van kantoorartikelen.
• Mede onderhouden van contacten met de financiële administratie van de gemeente Rotterdam.
• Maken van notulen en actielijsten van vergaderingen indien nodig.
• Onderhouden van functionele contacten met interne en externe partners en beheren van het relatiebestand van het programmabureau.
• Ondersteunen van het team van adviseurs bij werkbezoeken, verzorgen van presentaties en ondersteunen van onderliggende programmas en projecten.
• Beheren van de algemene inbox van het programmabureau en verzorgen van de dagelijkse correspondentie.

Je bent een klant- en servicegerichte collega die weet van aanpakken en structuur en overzicht bewaakt, ook in drukke agendas. Met jouw organisatietalent behaal je zowel zelfstandig als in teamverband sterke resultaten. Je handelt proactief, neemt zelfstandig beslissingen en zorgt ervoor dat werkzaamheden soepel verlopen en deadlines gehaald worden. Je bent je bewust van de complexe omgeving waarin de partners op Zuid werken en gaat hier zorgvuldig en effectief mee om. Nauwkeurigheid en netheid kenmerken jouw manier van werken, waardoor je betrouwbare ondersteuning biedt en een stevige basis legt voor het succes van projecten en samenwerkingen.

Gevraagd

Eisen:

1. Je beschikt over een mbo-4 werk en denkniveau. Dit is aantoonbaar uit eerdere werkervaring
2. Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als secretaresse/projectondersteuner opgedaan in de afgelopen 7 jaar
3. Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift
4. Je hebt aantoonbare ervaring met ICT en bent vaardig in Microsoft Office, met name Word, PowerPoint en Excel

Wensen:

• Je beheerst de Engelse taal in woord en geschrift
• Je hebt werkervaring met het systeem Oracle
• Je hebt werkervaring als secretaresse/projectondersteuner bij een gemeente met minimaal 150.000 inwoners

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.