Secretaresse/ Project Ondersteuner NPRZ Rotterdam • Bright Professionals

Voor een dynamisch team dat zich inzet voor een van de meest complexe grootstedelijke opgaven zoeken wij een Secretaresse/ Project Ondersteuner. Het biedt je de kans om bij te dragen aan een maatschappelijk relevant programma met een voorbeeldfunctie. Je wordt het middelpunt voor alles van agendabeheer tot gastvrijheid. Jouw praktische instelling en servicegerichte houding zijn hierbij cruciaal. Je werkt in een hecht team en ondersteunt bij het realiseren van concrete impact. Lees verder om te ontdekken waarom deze vacature perfect bij jou zou kunnen passen.

Functieomschrijving
Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Secretaresse/ Project Ondersteuner NPRZ. Je werkt in een klein, hecht en dynamisch team dat zich bezighoudt met een van de meest complexe grootstedelijke opgaven van deze tijd, met een voorbeeldfunctie voor de rest van het land.

Als secretaresse/projectondersteuner bij het programmabureau Nationaal Programma Rotterdam Zuid (NPRZ) ben jij een representatieve en servicegerichte collega met een praktische inslag en hands-on mentaliteit. Je zorgt graag voor een soepel lopend secretariaat en draagt bij aan een prettige werksfeer.

• Je plant en beheert de agenda’s van de directeur en adviseurs van het programmabureau.
• Je fungeert als gastvrouw/gastheer van het programmabureau en zorgt voor een gastvrije ontvangst van (buitenlandse) gasten.
• Je beheert de telefoon van het programmabureau.
• Je bent verantwoordelijk voor het maken van reserveringen en het regelen van ontvangsten.
• Je regelt dagelijkse zaken zoals voorraadbeheer, facilitaire taken, het bestellen van kantoorartikelen en onderhoudt mede het contact met de financiële administratie van de gemeente Rotterdam.
• Je maakt waar nodig notulen en actielijsten van vergaderingen.
• Je onderhoudt functionele contacten met interne en externe partners en beheert het relatiebestand van het programmabureau.
• Je ondersteunt het team van adviseurs bij werkbezoeken, presentaties en verleent ondersteuning aan onderliggende programma’s en projecten.
• Je beheert de algemene inbox van het programmabureau en verzorgt de dagelijkse correspondentie.

Jouw profiel

Als secretaresse/projectondersteuner ben je klant- en servicegericht, heb je een aanpakmentaliteit en weet je structuur en overzicht te bewaren, ook bij drukke agenda’s. Dankzij jouw organisatietalent behaal je zelfstandig én in teamverband sterke resultaten. Je handelt proactief, neemt zelfstandig beslissingen en zorgt dat werkzaamheden soepel verlopen en deadlines gehaald worden. Je bent je goed bewust van de complexe omgeving waarin de partners op Zuid werken en weet hier zorgvuldig en effectief mee om te gaan. Nauwkeurigheid en netheid kenmerken jouw manier van werken; zo bied je betrouwbare ondersteuning en leg je een stevige basis voor het succes van projecten en samenwerkingen.

Organisatie

Binnen het Nationaal Programma Rotterdam Zuid (NPRZ) werken de gemeente, het rijk, corporaties, onderwijsinstellingen, zorginstellingen, veiligheidspartners en het bedrijfsleven samen aan een nieuw perspectief voor Rotterdam-Zuid. De partners in dit programma richten zich op de pijlers School, Werk en Wonen, Veilig en Thuisbasis op Orde. Gezamenlijk zorgen zij ervoor dat meer jongeren met een diploma van school gaan, meer bewoners aan het werk komen en het woningaanbod aantrekkelijker wordt op Zuid. Het programma omvat een groot aantal activiteiten, projecten en programma's, uitgevoerd door deze partners, en bestrijkt alle 16 wijken van Charlois, Feijenoord en IJsselmonde. Met circa 215.000 inwoners is Rotterdam Zuid qua omvang vergelijkbaar met steden als Eindhoven.

De coördinatie van de plannen en de uitvoering van de NPRZ-activiteiten ligt bij een klein programmabureau. Dit bureau ondersteunt alle betrokken partijen bij het NPRZ. Het bestaat uit de programmadirecteur van het NPRZ, een klein team van 10 adviseurs en twee medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse (project) en secretariële ondersteuning.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.