Secretaresse/projectondersteuner Rotterdam • HLS

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Referentie: HLS-V19703

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Op het programmabureau Nationaal Programma Rotterdam Zuid (NPRZ), is een tijdelijke opdracht ontstaan voor een secretaresse/projectondersteuner. Voor deze ben jij een representatieve en servicegerichte collega met een praktische inslag en hands-on mentaliteit, die plezier heeft in het zorgdragen voor een goed lopend secretariaat en bijdraagt aan een prettige werksfeer.

Dit ga je doen:
•Ben je verantwoordelijk voor het plannen en beheren van de agenda’s van de directeur en van de adviseurs van het programmabureau;
•Ben je gastheer/gastvrouw van het programmabureau en ben je medeverantwoordelijk voor de gastvrije ontvangst van de (buitenlandse) gasten;
•Beheer je de telefoon van het programmabureau;
•Ben je verantwoordelijk voor het maken van reserveringen en het regelen van ontvangsten;
•Ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken zoals voorraadbeheer, facilitaire zaken en het bestellen van kantoorartikelen en het mede onderhouden van contacten met de financiële administratie van de gemeente Rotterdam;
•Maak je in voorkomende gevallen notulen en actielijsten van vergaderingen;
•Onderhoud je functionele contacten met interne en externe partners en ben je verantwoordelijk voor beheer van het relatiebestand van het programmabureau;
•Ondersteun je het team van adviseurs met werkzaamheden rond werkbezoeken en verzorgen van presentaties en ondersteun je waar nodig onderliggende programma’s en projecten;
•Ben je verantwoordelijk voor het beheren van de algemene inbox van het programmabureau en verzorg je de dagelijkse correspondentie.

Jouw profiel
Als Secretaresse/project ondersteuner ben je een klant- en servicegerichte collega die weet van aanpakken en die structuur en overzicht weet te bewaken, ook in drukke agenda’s. Met jouw organisatietalent behaal je zowel zelfstandig als in teamverband sterke resultaten. Je handelt proactief, neemt zelfstandig beslissingen en zorgt ervoor dat werkzaamheden soepel verlopen en deadlines gehaald worden. Daarbij ben je je goed bewust van de complexe omgeving waarin de partners op Zuid werken en weet je hier zorgvuldig en effectief mee om te gaan. Nauwkeurigheid en netheid kenmerken jouw manier van werken, waardoor je betrouwbare ondersteuning biedt en een stevige basis legt voor het succes van projecten en samenwerkingen.

Eisen
•Je beschikt over een mbo-4 werk en denkniveau. Dit is aantoonbaar uit eerdere werkervaring;
•minimaal 5 jaar werkervaring als secretaresse/projectondersteuner opgedaan in de afgelopen 7 jaar;
•Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift;
•aantoonbare ervaring met ICT en bent vaardig in Microsoft Office, met name Word, PowerPoint en Excel.

Wensen
•Je beheerst de Engelse taal in woord en geschrift;
•Je hebt werkervaring met het systeem Oracle;
•werkervaring als secretaresse/projectondersteuner bij een gemeente met minimaal 150.000 inwoners.

Onze organisatie
In het Nationaal Programma Rotterdam Zuid (NPRZ), werken gemeente, rijk, corporaties, onderwijs, zorginstellingen, veiligheidspartners en bedrijfsleven aan een nieuw perspectief voor Rotterdam-Zuid. De partners in het programma werken aan de pijlers School, Werk en Wonen, Veilig, Thuisbasis op Orde. Samen zorgen ze er voor dat meer jongeren de school verlaten met een diploma, meer bewoners aan het werk gaan en dat er meer aantrekkelijke woningen bij komen op Zuid. Het gaat om een grote hoeveelheid aan activiteiten, projecten en programma’s, waarvan de uitvoering wordt gedaan door de partners. Het programma duurt twintig jaar en richt zich op alle 16 wijken van Charlois, Feijenoord en IJsselmonde. Met haar ca. 215.000 inwoners is Rotterdam Zuid qua grootte te vergelijken met een stad als Eindhoven.

Salaris