Interim secretaresse - Multinationals - Design & Engineering en Plant Engineering Eindhoven • Haskoning

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als secretaresse ben je een belangrijke schakel binnen de adviesgroepen Design & Engineering en Plant Engineering én daarbuiten. Je ondersteunt deze groepen proactief in de opvolging en uitvoering van secretariële en administratieve taken. Door je professionele ondersteuning zorg je dat je collega’s hun werkzaamheden optimaal kunnen uitvoeren.

Je belangrijkste taken zijn:

• Gastvrije ontvangst: Je zorgt voor een professionele en vriendelijke ontvangst van collega’s, klanten en andere externe partijen;
• Effectieve communicatie: Je handelt interne en externe correspondentie zelfstandig en zorgvuldig af, beoordeelt op relevantie en prioriteit;
• Informatie & acties: je verwerkt binnenkomende informatie, legt snel verbanden, stelt gerichte vragen en handelt zaken proactief af of bereidt acties voor;
• Kwalitatieve documenten: je bewaakt de huisstijl, redigeert teksten (NL/ EN) en levert consistente, hoogwaardige documenten;
• Organisatie & support: je regelt reizen, visa, bijeenkomsten en events, maakt collega’s wegwijs in onze standaard systemen voor IT support, HR etc., ondersteunt bij veelvoorkomende vragen over standaard software/ applicaties en begeleidt in- en uitdiensttreding van collega’s.

De rol biedt vrijheid om eigen initiatieven te ontplooien.

Bij Haskoning kom je te werken bij een onafhankelijk adviesbureau dat ingenieurs-, ontwerp- en adviesdiensten combineert met software en technologie. Onze missie, “Enhancing Society Together" drijft ons om een positieve impact op de wereld te creëren.

Wij bieden uitdagend werk in uiteenlopende nationale en internationale projecten, waarbij we gebruik maken van onze 140+ jaar aan expertise. Met meer dan 6.800 medewerkers in meer dan 25 landen zetten we samen uitdagingen om in kansen om zo een positieve impact op de samenleving te maken. We werken samen met toonaangevende klanten in markten zoals infrastructuur, klimaatbestendigheid, hernieuwbare energie, decarbonisatie van de industrie en duurzame mobiliteit.

Je gaat aan de slag als secretaresse voor zowel de adviesgroep Design & Engineering als de adviesgroep Plant Engineering, beide onderdeel van de Business Unit Multinationals. De adviesgroepen richten zich in hoofdzaak op het leveren van ontwerp- en engineeringservices voor gebouwen aan industriële klanten in binnen- en buitenland. Design & Engineering richt zich daarbij op projecten voor een breed scala aan klanten in de High-Tech, farmaceutische industrie en R&D, terwijl de nadruk bij Plant Engineering ligt op projecten in de voedingsmiddelenindustrie met een belangrijke focus op procestechnologie.

Je werkt onder de directe aansturing van de adviesgroepdirecteuren van Design & Engineering en Plant Engineering. In samenspraak met hen verdeel je je werktijd over de twee adviesgroepen. Jouw werkzaamheden verricht je vanuit ons kantoor in Eindhoven (Donna, Strijp-S). Je werkt nauw samen met je directe collega’s in de secretariële ondersteuning van deze en andere adviesgroepen. Samen met alle collega’s draag je bij aan het succesvol realiseren van multidisciplinaire projecten in binnen- en buitenland.

Je bent accuraat, proactief, stressbestendig en flexibel. Je neemt verantwoordelijkheid, werkt zelfstandig en levert graag een waardevolle bijdrage in teamverband. Je haalt voldoening uit het ontzorgen van je collega’s. Je bent representatief in het vertegenwoordigen van Haskoning in de communicatie met klanten en overige externe partijen.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende profiel:

• Je hebt een secretariële of administratieve opleiding op MBO+/Hbo-niveau;
• Je bent op tijdelijke basis zo snel mogelijk inzetbaar;
• Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring;
• Je communiceert uitstekend in Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk;
• Je beheerst Microsoft Office (o.a. Outlook, Word, Excel, Powerpoint), navigeert moeiteloos door Microsoft Teams en Sharepoint, hebt ervaring met CRM systemen, en bent behendig met uiteenlopende relevante software en applicaties.

Praktisch:
Je bent beschikbaar voor 24–32 uur per week. Je start bij voorkeur per direct; de duur is in overleg.

Bij Haskoning geloven we dat het welzijn van onze medewerkers cruciaal is voor ons gezamenlijke succes. Daarom bieden we een uitgebreid pakket aan arbeidsvoorwaarden die zijn ontworpen om jouw professionele en persoonlijke groei te ondersteunen.

Wat wij bieden:

• Een goede basis: Een goed primair salaris (€ 2.808 - € 4.011 o.b.v. 40 uur) dat jaarlijks groeit;
• Aantrekkelijk secundaire voorwaarden: Goede pensioenopbouw met een werkgeversbijdrage van 18,3%. Daarnaast ontvang je een persoonlijk budget van 2,15% van je jaarsalaris en jaarlijkse winstdeling. Ook kun je certificaten kopen van onze organisatie en zo meedelen in ons gezamenlijke succes;
• Werk-privébalans: 28 vakantiedagen (op basis van fulltime) met de mogelijkheid om 16,5 dag per jaar bij te kopen en drie feestdagen in te ruilen voor een dag die voor jou belangrijk is. We werken hybride met flexibele werktijden, een thuiswerkvergoeding en een volledige ingerichte thuiswerkplek;
• Ontwikkelingsmogelijkheden: Diverse opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s zoals leer- en ontwikkelpaden afgestemd op jouw expertise, learning weeks en verschillende kennisgroepen;
• Bereikbaarheid en reiskostenvergoeding: Een goed bereikbare werkplek op ons kantoor in Eindhoven, reiskostenvergoeding en NS-Business Card. Kom je lopend of met de fiets naar kantoor? Dan ontvang je een hogere reiskostenvergoeding – zo stimuleren we duurzaam reizen;
• Informele en inclusieve cultuur: een informele en open cultuur waar iedereen zich welkom voelt met vrijblijvende sociale en sportieve activiteiten en diverse netwerken zoals Pride, Young Haskoning.

Meer over onze arbeidsvoorwaarden vind je hier.

Dan ontmoeten we je graag! Klik op de sollicitatieknop en upload je cv en motivatiebrief. Na ontvangst van je sollicitatie nemen we zo snel mogelijk contact met je op.

Heb je vragen over de functie of het proces? Je kunt altijd contact opnemen met Christian de Visser, Recruiter Multinationals, via de button "Solliciteer nu" op deze pagina..

Wij zetten we ons in voor een diverse en inclusieve werkplek waar iedereen zich gewaardeerd, gerespecteerd en empowered voelt. Ongeacht je ervaring, afkomst, leeftijd, gender, of andere persoonlijke kenmerken—bij ons ben je welkom. Lees meer over onze ED&I-initiatieven op onze webpagina.

Vanwege de privacywetgeving verzoeken we je om je sollicitatie via de sollicitatieknop in te dienen en niet via e-mail.

Ongevraagde acquisitie voor deze vacature door bureaus wordt niet op prijs gesteld en aangeboden kandidaten worden niet in overweging genomen.