Secretaresse Utrecht • Vlotte Tantes

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij degene die het overzicht bewaart, terwijl de rest nog koffie aan het halen is? Vind je het leuk om de boel te regelen én te verbeteren? Lees vooral verder!

Voor deze opdrachtgever zoek ik een secretaresse van de toekomst. Eentje die het traditionele secretariële werk niet schuwt (agendabeheer, notuleren, documenten redigeren – je kent het wel), maar daar een moderne twist aan geeft. Bij dit bedrijf krijg je de ruimte om te pionieren met slimme tools en software, AI-ontwikkelingen op de voet te volgen en jezelf te blijven ontwikkelen. Ondernemend? Graag! Dit is een organisatie waar initiatieven worden gewaardeerd én uitgevoerd.

Wat ga je doen?

Jij wordt de rots in de branding van een team van adviseurs en projectmanagers bij dit advies- en ingenieursbureau in Utrecht. Je werkt middenin dit team en je pakt alles op wat zorgt voor rust en overzicht. Hieronder een greep uit de werkzaamheden:

• Je werkt nauw samen met de teams en ontzorgt de teamleider en projectmanagers;
• Je zorgt dat documenten er gelikt uitzien, volledig volgens de huisstijl;
• Je regelt de agenda’s, schrijft projectreferenties en werkt voortgangsrapportages uit;
• Je denkt mee over hoe dingen beter, slimmer of sneller kunnen – en pakt het ook meteen aan;
• Je durft collega’s vriendelijk maar doeltreffend een duwtje te geven als dat nodig is ("Zou je dit nú willen aanleveren in plaats van straks?");
• En als jij het leuk vindt, kun je nog meer oppakken, bijvoorbeeld projectcoördinatie. Dan werk je actief mee in langlopende projecten waarbij je als rechterhand van de projectmanagers logistiek, planning en inkoop faciliteert;
• Je werkt nauw samen met twee collega-secretaresses;
• Receptiewerk is onderdeel van je werkzaamheden.

Kortom: je bent de onmisbare schakel, met oog voor mensen én processen.

Wat krijg je hiervoor terug?

• Een salaris in de range van €3.000,- en €4.500,-, o.b.v. een fulltime dienstverband, afhankelijk van leeftijd, relevante werkervaring en de kennis en vaardigheden die je met je meebrengt;
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
• Volledige vergoeding van je reiskosten;
• Flexibele werktijden – of je nou een vroege vogel bent of liever sport vóór je werkdag begint;
• Ruimte om af en toe thuis te werken;
• 27 vakantiedagen, met de optie om extra verlof bij te kopen;
• Een uitstekende pensioenregeling;
• Ruime opleidingsmogelijkheden, passend bij jouw ambities;
• Werken in een platte organisatie met een open cultuur (korte lijnen en geen gedoe);
• Zit je midden in het team? Ja. Maar zijn er ook rustige werkplekken? Zeker. Zoek je eigen flow;
• Een goed verzorgde lunch, gezellige uitjes, etentjes, een weekend weg en een spetterend eindejaarsfeest.

Wat jij meebrengt?

• Een relevante afgeronde mbo4/hbo-opleiding;
• Een paar jaar relevante werkervaring;
• Je bent scherp op details en schrijft foutloos Nederlands;
• MS Office kent geen geheimen voor je (must have);
• Je bent proactief, houdt van aanpakken en denkt verder dan ‘hoe het altijd al ging’;
• Interesse in de nieuwste digitale en AI-ontwikkelingen? Helemaal jouw ding? Mooi!
• Je bent beschikbaar voor 32 – 40 uur, graag in ieder geval op de vrijdag;
• Je woont in de nabije omgeving van Utrecht.

Wat doet het bedrijf?

Onze opdrachtgever is een advies- en ingenieursbureau in Utrecht met ca. 180 collega’s op deze locatie.

Zie jij jezelf al zitten?
Reageer dan snel. We maken graag kennis met de secretaresse die vandaag al denkt aan morgen.