Kwartiermaker Payroll Utrecht • OverheidZZP

In het kort: Je gaat de payroll-administratie insourcen en inrichten, coördineren van aanbestedingen en bijdragen aan de digitale transformatie van HR-systemen, terwijl je continuïteit en beveiliging waarborgt binnen de organisatie.

Startdatum: 03-11-2025
Einddatum: 02-07-2026
Locatie: Utrecht/Thuiswerkplek.
Uiterlijk aanbieden: Maandag 13-10-2025 om 09:00 uur.
Selectiegesprekken: Donderdag 16 oktober van 12:00 tot 13:00 uur en vrijdag 17 oktober van 09:00 tot 10:00 uur, 13:00 tot 17:00 uur.

Dit ga je doen
Momenteel is een groot deel van de afdeling People Services ondergebracht bij een externe Business Process Organisatie (BPO)-partij. Met het oog op kosten en kwaliteit is ervoor gekozen een groot deel van deze werkzaamheden/activiteiten te gaan insourcen en daarmee onderdeel te laten zijn van de afdeling People Services. Ook een groot deel van de Payroll-administratie zal worden geinsourced, waarbij continuïteit van de dienstverlening cruciaal is. Tegelijkertijd loopt er een digitale transformatie waarbij we ons huidige SAP HCM payrollsysteem migreren naar SuccessFactors ECP en wordt het HR-applicatielandschap gemigreerd naar de cloud (PACE-programma). Daarnaast wordt een deel van de Payroll Services uitbesteed via een aanbesteding. We zoeken een ervaren kwartiermaker Payroll, die de verantwoordelijkheid neemt voor het insourcen en inrichten van de payroll-administratie en het coördineren van de aanbesteding op de overige payrolldienstverlening. Je bent de drijvende kracht achter de transitie, weet interne processen te stroomlijnen en bent bedreven in het opzetten en begeleiden van aanbestedingen. Je draagt bij aan weloverwogen besluiten op payroll-gebied, verstrekt proactief deskundig advies en draagt daarmee bij aan de duurzame ontwikkeling van de payrollfunctie binnen NS. Je fungeert als een daadkrachtige en betrouwbare gesprekspartner voor zowel interne stakeholders als externe partijen en initieert op eigen initiatief verbeteringen. Daarnaast waarborg je de hoogste niveaus van beveiliging en privacy in alle HR-diensten. Je houdt je bezig met:
– Insourcen en inrichting interne payroll-organisatie;
– Kwartiermaken van nieuwe payroll organisatie;
– In ontvangst nemen nieuw payrollsysteem SF ECP;
– Coördinatie op uitbesteden payroll services via aanbesteding;
– Gedelegeerd opdrachtnemer voor projectteam van expert;
– Implementatieplan opstellen (inclusief change management, risicomanagement, financiën);
– Change Management: Ontwikkelen van een changemanagementstrategie om de implementatie van de nieuwe werkwijze te bevorderen bij medewerkers, HR en stakeholders;
– Risicobeheersing gericht op continuïteit van de salarisbetaling; het risicomanagement en QA zo inrichten dat stakeholders (o.a. RvB NS) zich comfortabel voelen bij de aanpak, en risico’s geminimaliseerd zijn. Ten einde de salarisbetalingen van onze medewerkers net zo vlekkeloos te laten verlopen als de afgelopen jaren gebeurd is.

Je zorgt ervoor dat je de volgende resultaten aan het einde van de opdracht hebt opgeleverd:
– De succesvolle migratie van het payrollsysteem;
– De soepele overdracht van payrollwerkzaamheden van onze externe partner naar NS;
– Het inrichten van het Administratie en Payroll team;
– Het afronden van het aanbestedingstraject voor aanvullende payrolldienstverlening.

Hier ga je werken
Ter ondersteuning van een doelmatige en effectieve HR-organisatie levert de afdeling People Services een structurele bijdrage aan de realisatie van de bedrijfsdoelen door een efficiënte en effectieve inrichting van de HR-informatie, HR-systemen en processen. In deze rol kom je te werken in een projectorganisatie waarin met name tijdelijke collega’s werkzaam zijn. Het team werkt hybride in Utrecht en vanuit huis.

Dit zijn de eisen
– Minimaal HBO/WO niveau;
– Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in de rol als manager op het gebied van Payroll;
– Je beschikt over ervaring in de richting van cloud implementaties, insourcing en verandermanagement, risk en compliance is een pre;
– Kennis van SAP HCM, SuccessFactors ECP en ServiceNow;
– Kennis van en ervaring met aanbestedingstrajecten is een sterke pre;
– Sterk in project- en verandermanagement en besluitvaardigheid;
– Competenties: Resultaatgericht, Geordend, Communicatief.

Op NS kun je rekenen
Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de wereld van duurzame mobiliteit. Jij helpt mee om Nederland bereikbaar te houden, voor iedereen. Bij NS krijg je veel vrijheid. We beloven je dat geen dag hetzelfde is. De kernwaarden van NS zijn open en betrouwbaar. Wij gaan voor resultaat en willen vooruit.

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.